• Back

    (Русский) База знаний: рецепт Colibrus

    Date published: 20.02.2019
    Views: 1056

    Sorry, this entry is only available in RU.

    Доступные знания в LMS в любое время – основа любого учебного портала. Важно, чтобы сотрудники могли пользоваться необходимой информацией в системе даже когда не проходят курсы или задания.
    Поэтому уже на этапе планирования запуска портала наша команда подумала о формировании электронной библиотеки со всеми учебными материалами компании – Базы Знаний (ред. далее – БЗ).

    blankЗдравствуйте, это Ольга Моторна, администратор платформы “Портал знаний Colibrus”. В пятом выпуске “Истории Colibrus” я расскажу о создании корпоративной Базы Знаний и попробую выделить парочку советов на будущее.


    Почему нужна База Знаний?
    Черновое название БЗ было Библиотека знаний. Она была задумана как текстовая версия помощника Google с ответами на все возможные вопросы. Сотрудники могли бы обращаться в Библиотеку в поисках дополнительных материалов .
    Перед нами была поставлена задача сделать максимально удобную и простую Базу Знаний, чтоб работники компании легко находили нужные сведения и в будущем захотели вернуться сюда еще раз.

    Мы начали со структуры и не прогадали.
    В начале заполнения БЗ в запасе Colibrus было мало материалов (они помещались в двух папках в сервисе Google Диск), но нам все-таки удалось создать предполагаемое дерево её содержимого. Сначала она существовала только схематически на бумаге в моем блокноте.
    blank
    Позже перенесли все в систему. Что удобно – незаполненные категории Базы не отображались для пользователей. В ходе загрузки материалов мы не раз вносили изменения в “костяк” нашей Библиотеки. Так было легче двигаться дальше и поддерживать порядок в постоянно растущем количестве информации.

    Позже База Знаний начала постепенно “обрастать” материалами и данными. Наполнение платформы файлами оказалось лишь третью работы. В LMS Collaborator поиск материалов по БЗ происходит по названию, описанию ресурса, меткам, а также по тексту (для ресурс-страницы, pdf-файла, форматов epub, word и excel). Чем точнее сделано описание, чем точнее указаны ключевые слова, тем проще сотруднику будет найти то, что он ищет и решить свою рабочую задачу. На это мы и сделали упор, потратив довольно много времени и сил.

    blank

    Поиск ресурсов по названию

    Кстати, о метках: назначение ресурсу метки увеличивает шанс пользователя найти необходимую информацию, а также дополнительные материалы, связанные с заданным запросом. 

    blank

    Поиск ресурса по меткам

    И все же наш первый вариант Библиотеки походил на кашу из ресурсов. На портале Colibrus обучается больше 500 человек из разных отделов, городов и магазинов. Понятно, что каждому отделу и направлению нужны профильные материалы из БЗ. Тогда следующим шагом для нас стало разделение материалов по группам доступа.
    blank
    Это также вопрос удобства. Если маркетолог заходит в БЗ, то ему не нужна информация по бухгалтерии, она будет отвлекать при поиске нужного ему документа.

    Команда, обучающая персонал, постоянно обновляет нашу Базу Знаний. Они загружают книги, статьи, видеоматериалы и многое другое. Примечательно, что сотрудники часто заглядывают в “библиотеку”, перечитывая пройденный материал. Об этом свидетельствует количество просмотров:
    blank

    “Разбор полетов”:

    • Грамотно составленная структура – 50% успешной работы Базы Знаний;
    • Важно заполнять все параметры ресурса: название, описание, метки и т.д;
    • Чтобы настроить доступ к материалам между разными отделами и направлениями, воспользуйтесь группами доступа;
    • Не переставайте добавлять ресурсы в БЗ – они будут полезны вашим сотрудникам.

    P.S. Все персонажи вымышленны, любое совпадение с реально живущими или жившими людьми случайно.

    blank
    The LMS Collaborator Team
    Content Manager LMS Collaborator
    Всі записи автора
    Try LMS Collaborator in action
    Need guidance picking the right features for digitizing and automating your enterprise learning processes? We're here to help.
    Get demo
    Or call our manager
    +44 20457 73128