Як Acino автоматизували MBO та побудували систему управління ефективністю в LMS Collaborator
Sorry, this entry is only available in UA.
Управління цілями – складний процес, особливо в міжнародній компанії з тисячами співробітників. Щоб MBO працювало ефективно, потрібна прозорість, контроль і інтеграція з розвитком команди.
Acino знайшли рішення: автоматизували процес MBO за допомогою LMS Collaborator. Тепер постановка цілей, їхнє відстеження та підведення підсумків відбувається швидко, без зайвого паперового клопоту.
Про автоматизацію процесу управління ефективністю та впровадження LMS Collaborator розповідають Костянтин Чернишенко (Data and Systems Administrator) та Надія Колесник (C&B Manager).
Про компанію та запуск е-learning
Acino, part of Arcera входить до трійки лідерів фармацевтичного ринку України. Заснована у Швейцарії, Acino є частиною групи Arcera – глобальної life science компанії зі штаб-квартирою в Абу-Дабі (ОАЕ). Компанія розробляє, виробляє та комерціалізує широкий спектр інноваційних і перевірених лікарських засобів та дієтичних добавок на ключових міжнародних ринках. Операційна діяльність компанії охоплює понад 90 країн на чотирьох континентах, а виробничі потужності розташовані у восьми країнах. Загалом ми пропонуємо понад 2 000 препаратів у різних терапевтичних напрямках по всьому світу. Кількість співробітників перевищує 5000.
Система дистанційного навчання в Acino з’явилась у 2017 році.
Основними критеріями при виборі LMS-платформи були:
– функціональність для різних ролей (керівники, тренери, співробітники),
– можливість кастомізації та інтеграції з внутрішніми системами (CRM, HR),
– підтримка SCORM та персоналізованих курсів,
– аналітика та звітність для HR і L&D,
– локалізація та підтримка українського ринку.
На сьогодні до навчального блоку системи LMS Collaborator підключено близько 1200 співробітників (880+ з них працюють в Україні, решта знаходиться у семи інших країнах). Особливо активно платформою користуються новачки в період адаптації та медичні представники для вивчення і повторення інформації про продукти.
Якщо говорити про завдання бізнесу, то онлайн-навчання в Acino вирішує широкий спектр задач:
- адаптацію нових співробітників,
- розвиток практичних навичок,
- вивчення та ознайомлення з СОП (ред: стандартна операційна процедура) та політиками компанії,
- персоналізація навчання.
LMS Collaborator робить контент доступним з будь-якого пристрою, дозволяє швидко оновлювати матеріали, відстежувати результати та оцінювати ефективність навчання.
«LMS Collaborator ми використовуємо для навчання та розвитку співробітників. Платформа дозволяє створювати онлайн-курси, тести, вебінари, відстежувати прогрес і сертифікацію, а також інтегрувати навчання з цілями MBO та HR-процесами. Вона підтримує персоналізацію контенту під роль і рівень працівника, аналітику результатів, гейміфікацію та мотиваційні програми. Це робить її ефективним інструментом для підвищення компетенцій і залученості команди», – розповідає Костянтин Чернишенко (Data and Systems Administrator).
Управління ефективністю (Performance management) в Acino: шлях від Excel до автоматизації
В далекому 2016 році, до впровадження LMS процес управління ефективністю в Acino виглядав наступним чином: генеральний директор отримував стратегічні задачі на рік, формував власні бізнес-цілі в форматі Excel і передавав їх керівникам функцій, які на їх основі визначали свої пріоритети. Далі процес каскадувався вниз відповідно до структури організації.
Впродовж року цілі коригували вручну: співробітники відкривали свої Excel-файли, готувалися до зустрічей із керівником і під час них вносили необхідні зміни. В кінці року проводились підсумкові зустрічі. Ці Excel-файли роздруковували, підписували та передавали HR-менеджеру, який, в свою чергу, вручну відслідковував здачу форм та вносив інформацію в розрахунок бонусів для кожного співробітника.
Основним тригером для автоматизації стало прагнення підвищити ефективність роботи та автоматизувати процес, який вимагав значних витрат часу на його координацію, ручну обробку документів та розрахунки.
Автоматизація процесів управління ефективністю за допомогою LMS Collaborator: як працює процес зараз
Завдяки LMS Collaborator процес управління ефективністю значно спростився як для користувачів, так і для C&B менеджера. Зараз команда використовує уніфікований шаблон, що передбачає п’ять річних цілей. Якщо співробітнику потрібно менше цілей, він може поставити чотири або три, решта просто не матиме ваги. Вага вимірюється у відсотках і не може перевищувати 100% незалежно від кількості цілей. Важливо, що кількість цілей не може перевищувати 5. Така структура має практичне обґрунтування: цілі з малою вагою не мотивують співробітників і велика кількість цілей (наприклад, вісім) знижує фокус.
Всі цілі є бізнесовими, розбитими на конкретні сфери, наприклад, зростання чи розширення бізнесу. Шаблон дозволяє розкласти кожну ціль на конкретні задачі або критерії досягнення, швидко заповнити всі необхідні поля, визначити вагу та терміни виконання кожної задачі.
«Будь-яка автоматизація підвищує ефективність роботи компанії та співробітників загалом. Тепер люди працюють з однією формою, затверджують цілі у зручний для них спосіб, а я одразу бачу результати. Ми економимо час, папір і не витрачаємо ресурси на ручне підписання документів. В кінці року я просто вивантажую звіт із затвердженими результатами, і ці дані автоматично потрапляють у відомість для розрахунку бонусів», – пояснює Надія Колесник, C&B Manager Acino.
Приклад створення MBO в Acino
Цикл роботи з цілями включає їх встановлення та затвердження на початку року, перегляд та корекція протягом звітного періоду та підведення підсумків за результатами року. Система блокує цілі після затвердження керівника, але дозволяє додавати коментарі та оновлювати статус виконання KPI.
Керівник і співробітники отримують повідомлення від системи про будь-які зміни в цілях. Наприклад, якщо співробітник оновив статус виконання MBO, керівник отримує сповіщення, і навпаки – якщо керівник залишив коментар, сповіщення приходить співробітнику.
Приклад надісланих email з системи LMS Collaborator
Крім автоматизації, LMS Collaborator дозволяє оцінювати прогрес не лише як «виконано/не виконано», а й у відсотках.
«Ця функція важлива, бо співробітник бачить, яку частину річного бонусу отримає і завдяки чому. Проставивши свою самооцінку, він може прогнозувати результат і зрозуміти, як виконання цілей впливає на його дохід», – додає Надія.
Ще однією важливою функцією є збереження історії цілей. Можна подивитися свої цілі за будь-який рік, роздрукувати або експортувати його у Excel. Це також допомагає співробітникам демонструвати свої результати роботи та досягнення під час співбесід на нову посаду в середині компанії або використовувати у CV.
Історія MBO
Інтеграція MBO з розвитком співробітників
LMS Collaborator допомагає компанії органічно поєднувати управління цілями з розвитком співробітників через декілька інструментів:
1. Індивідуальні плани розвитку (ІПР).
Вони не підв’язані безпосередньо до MBO, але можуть бути частиною цілей співробітників. Наприклад, якщо виконання ІПР є однією з цілей, співробітник прописує вагу в MBO, а саму роботу веде в окремому інструменті ІПР.
«Наприклад, співробітник хоче зайняти нову позицію або професійно вирости. Для цього проводиться обов’язкова оцінка 360°, на основі якої співробітник отримує рекомендації щодо розвитку. Разом з керівником або бізнес-тренером він складає ІПР з детальним переліком того, що потрібно вивчити, в яких активностях взяти участь для покращення навичок та досягнення кар’єрної мети», – пояснює Надія.
2. Head to Heart.
Це інструмент для фіксації щомісячних зустрічей між співробітником і керівником у контексті конкретного проєкту. Керівники можуть регулярно фіксувати етапи проєкту, бачити послідовність та прогрес розвитку, а також вивантажувати звіти по цих зустрічах для аналізу динаміки.
3. Опитування.
За допомогою опитувань керівник збирає структурований фідбек про роботу свого підлеглого від інших співробітників. Усі учасники процесу отримують сповіщення з проханням залишити коментар про досвід співпраці з ним в конкретному проєкті.
Опитування для збору зворотного зв’язку
Переваги автоматизації процесів управління ефективністю та подальші плани
Перенесення процесу управління ефективністю в LMS Collaborator зробило управління за цілями більш простим і прозорим.
1. Автоматичний контроль за дотриманням термінів. Система автоматично нагадує про необхідність встановити цілі, що особливо важливо для нових співробітників або тих, хто долучився до компанії протягом року. Раніше цей процес відстежувався вручну, зараз керівник отримує сповіщення і відразу бачить, що потрібно зробити.
«Автоматизація внесення даних значно спрощує роботу. Дані новачків підтягуються в систему автоматично, тобто не потрібно вручну створювати для них окремі бланки або перевіряти, чи все заповнено. Простота звітності також стала великою перевагою. Я можу вивантажити звіт і одразу бачити всіх співробітників, які працювали в системі протягом року – це зручно і економить час», – доповнює Надія Колесник.
2. Прозорість для керівників. На своїй сторінці вони бачать власні цілі та цілі підлеглих, одразу визначають, хто ще в процесі розробки пріоритетів та задач, і можуть контролювати процес без додаткових нагадувань.
3. Гнучке управління статусами. LMS Collaborator дозволяє гнучко управляти статусами цілей. Наприклад, якщо співробітник йде в декрет, його цілі можна заблокувати, а після повернення – відновити.
Наразі компанія майже завершила процес синхронізації LMS Collaborator з CRM-системою, що значно полегшить відслідковування та опрацювання результатів подвійних візитів, а також допоможе у виборі траєкторії навчання медичного представника згідно з результатами його візитів.
Важливо додати, що передовий досвід українських колег було визнано вищим керівництвом компанії та розповсюджено на усі країни, де є співробітники Acino, part of Arcera. Уже чотири роки поспіль LMS Collaborator допомагає компанії в ефективному розвитку як працівників так і бізнесу у 25 країнах світу.
LMS Collaborator допоможе автоматизувати MBO і поєднати його з розвитком та навчанням співробітників.
Ви зможете швидко встановлювати цілі, відстежувати прогрес і підвищувати ефективність команди.
