Система управління за цілями (MBO): навіщо бізнесу і як автоматизувати
Відсутність мотивації у співробітників, чіткої координації та постановки цілей призводить до зменшення ефективності роботи команди та компанії в цілому. Уникнути даних проблем допоможе впровадження системи управління цілями (MBO).
Які задачі вирішує MBO? Як ефективно використовувати цілі у системі управління результатом? Чи потрібна автоматизація управління за цілями? Про це та інше ми поговоримо в цій статті.
Що таке управління за цілями (MBO)?
Управління за цілями (Management by Objectives, MBO) – це підхід в управлінні, коли керівництво та співробітники спільно визначають свої бізнес-цілі, цілі професійного розвитку та планують шляхи їх досягнення.
Застосування MBO включає як мінімум три періоди:
- період формування цілей співробітників та узгодження їх з керівниками;
- період уточнення цілей;
- період оцінки досягнення цілей.
Цілі та завдання формулюються за методикою SMART:
- Specific – чітко та конкретно сформовані. Відповідають на питання: «Чого необхідно досягти?», «Чому ціль є важливою?», «Хто є виконавцем?», «Які ресурси будуть залучені?».
- Measurable – які можна виміряти та відстежувати прогрес виконання;
- Achievable – є досяжними та реалістичними з урахуванням наявних ресурсів та часу;
- Result-oriented – важливі та актуальні. Орієнтовані на результат;
- Time-based – мають визначені терміни для виконання.
Які задачі вирішує система управління за цілями
Система управління за цілями вирішує такі ключові задачі бізнесу:
- Підвищує результативність співробітників, в наслідок чого компанія досягає запланованих результатів.
- Забезпечує систему контролю оцінки результатів роботи співробітників та її покращення;
- Забезпечує високу ефективність персоналу та максимальну віддачу на основі винагород.
Чи потрібна автоматизація MBO
Мирослав Боцула – CEO LMS Collaborator, Founder&Mentor El`Lab
Управління за цілями не є тим процесом в компаніях, який виконується щоденно. Коли в компанії впроваджено MBO, то цей процес є активним декілька разів на рік. Але він є принципово важливим для бізнесу та охоплює весь персонал – від керівного складу до лінійних робітників.
Найскладніший, довгий за часом та відповідальний етап – це формування та узгодження цілей. Кожний керівник має не тільки описати цілі-задачі своїх підлеглих, але й узгодити їх з ними. Найчастіше MBO використовують для цілепокладання на рік.
Чим більше в компанії працює людей, тим довше триває цей етап. Наші клієнти виділяють на нього приблизно місяць. В Україні його починають з середини січня, в Європі – з середини грудня.
Сказати що це головний біль для керівників – нічого не сказати. Але всі усвідомлюють важливість чіткого формування головних цілей для кожного, тому що це є одним з ефективних каталізаторів розвитку бізнесу.
Наша LMS Collaborator на цьому першому етапі дозволяє автоматизувати створення цілей. В результаті такої автоматизації кожний співробітник отримує індивідуальну заготовку набору цілей, які відповідають його діяльності. Цю заготовку залишається уточнити та відкоректувати разом зі своїм керівником.
Коли утворення цілей завершено всі повертаються до звичайної роботи. Але наш світ швидко змінюється, тому є важливим уточнити цілі через певний час. Можливо частина вже втратила свою актуальність, або постановка задачі потребує корегування, або потрібно додати нові цілі. Цей етап уточнення цілей, як правило, запускають через півроку і виділяють на нього теж місяць.
Для того, щоб уникнути неконтрольованих змін в описі цілей-задач функціонал LMS Collaborator переводить цілі в режим «Оцінювання». В ньому закрито можливість змінювати постановку задач і дозволено лише вносити зміни в показники досягнення цілей та їх коментування. З такими налаштуваннями всі цілі існують до кінця останнього етапу – оцінювання.
Етап оцінювання включається наприкінці бізнес-року. Він може тривати до 2х місяців. В результаті кожна ціль отримує самооцінку від співробітника-виконавця та оцінку від його керівника. Далі відповідальний за оцінку HR-менеджер «закриває» всі цілі від будь-яких змін та формує звіти. LMS Collaborator дозволяє формувати складні аналітичні звіти з автоматичним розрахунком бонусів за досягнення цілей.
Тут процес оцінки описано без деталей. Зазначу, що застосування автоматизації, яку ми реалізували в LMS Collaborator, дозволило зменшити в компаніях, де понад 1000 співробітників, кількість залучених до керування та обробки даних HR-менеджерів до одного, та зменшити час обробки даних до 1 робочого тижня з двох-трьох місяців, як це було до впровадження.
Якщо ви зацікавлені в автоматизації MBO за допомогою LMS Collaborator – залишайте свою заявку. Ми будемо раді продемонструвати вам всі можливості.
Переваги MBO
- Підтримує мотивацію персоналу. Допомагає підвищити компетенцію співробітників та створює стимули для подальшого розвитку.
- Забезпечує співробітникам чітке розуміння того, що від них очікується. Якщо у досягненні цілі бере участь декілька людей – немає загрози різної інтерпретації та непорозумінь.
- Покращує зв’язки між керівником і підлеглими.
- Робить процес цілепокладання більш ефективним. Цілі обираються досяжні та вимірні.
- Покращує процес планування. Розробка плану дій та забезпечення ресурсами для досягнення цілей потребують чіткого планування.
- Забезпечує ефективний контроль за виконанням цілей. Завдяки постійному моніторингу можна вчасно виявити та усунути відхилення.
- Створює основу системи стимулювання. Винагороди ґрунтуються на об’єктивній оцінці представлених результатів.
- Робить оцінку співробітників об’єктивною.
- Поліпшує комунікацію. Двосторонні комунікації стимулюють співробітника до вільного спілкування.
Як ефективно використовувати цілі у системі управління результатом
- Для кожного співробітника, який працює в компанії мають бути поставлені цілі. При цьому вони мають відповідати загальній корпоративній меті та стратегії компанії.
- Щоб забезпечити прив’язку цілей до стратегії компанії, їх варто розробляти «згори донизу».
- Не варто встановлювати багато цілей. Оптимально 3-5 важливі цілі для одного співробітника.
- Для оцінки досягнення цілей обов’язково слід визначити ключові показники ефективності (KPI).
- Необхідно залучати співробітника у процес формування його цілей. Це важливо для ефективної роботи системи управління результатом. Обговорення допомагає як керівнику, так і співробітнику глибше розуміти які дії необхідно зробити для досягнення максимального результату у поставлених цілях.
- Виконану роботу потрібно контролювати та надавати зворотний зв’язок.
- Відповідність цілей правилам SMART є критичною. Це дозволяє використовувати їх не лише для досягнення необхідних результатів, а й для розробки та побудови ефективної системи мотивації.
Що потрібно пам’ятати
- Завдяки впровадженню MBO співробітники отримують чітке розуміння своїх ролей і обов’язків, а також зв’язок своєї роботи із загальним успіхом компанії.
- Співробітники працюють краще, якщо знають, що від них очікується, і можуть співвіднести свої особисті цілі з цілями компанії.
- Важливим кроком у підході MBO є моніторинг, оцінка продуктивності та прогресу кожного працівника щодо встановлених цілей. В ідеалі, якщо працівники самі беруть участь у постановці цілей і вирішують напрямок своїх дій.
- Цілі компанії досягаються не шляхом роздачі вказівок та інструкцій, а через співпрацю співробітників та їх залучення до управлінських процесів.
- Перед кожним співробітником необхідно ставити унікальні цілі. Таким чином, кожен працівник відчуває себе незамінним для компанії й розвиває почуття лояльності.
- Цілі MBO повинні включати не лише особисті та професійні цілі окремого співробітника, але й спільні цілі компанії та керівника.
- У підході до управління за цілями найважливішим кроком є безперервний зворотний зв’язок щодо результатів і цілей, оскільки це дозволяє працівникам відстежувати та вносити корективи у свої дії.
