• Назад

    Використання чек-листів для аудиту магазинів. Кейс компанії «Чистенько»

    Дата публікації: 31.05.2023
    Перегляди: 575

    Для мережевих компаній проведення аудиту є одним із найважливіших процесів роботи. Аудит дозволяє перевірити, чи дотримуються магазини необхідних стандартів і вимог. Організувати якісну систему контролю, яка допомагає компанії та її співробітникам ефективно працювати і розвиватись.

    Чек-листи – чудовий інструмент, який дозволяє стандартизувати процес аудиту. Систематично перевіряти всі аспекти, забезпечуючи комплексну оцінку роботи магазинів.

    Як компанія «Чистенько» використовує чек-листи для аудиту своїх магазинів нам розповіла Дзюпин Оксана – Операційний директор компанії «Чистенько».

    Довідка про компанію

    blank

    Чистенько – мережа магазинів товарів для себе, сім’ї та дому. На сьогодні мережа складається з 108 магазинів самообслуговування у 4 регіонах України (Львів, Житомир, Івано-Франківськ, Рівне). Магазини представляють широкий асортимент товарів особистого та дитячого догляду, побутової хімії, товарів для дому тощо.

    Компанія «Чистенько» – це молода та амбітна команда професіоналів, яка налічує понад 250 працівників.

    Впровадження LMS та чек-листів для оцінки

    Оцінка – важливий та необхідний процес в компанії. Вона допомагає виявити сильні та слабкі сторони та на основі отриманих результатів визначити області для покращення. Одним із найзручніших способів оцінки є чек-листи. Вони дозволяють об’єктивно визначити, як співробітники дотримуються процесів, оцінити якість їх роботи, рівень професіоналізму, компетенцій та знань.

    Компанія «Чистенько» впровадила on-line чек-листи на базі LMS Collaborator у серпні 2022 року. До цього процес оцінки чек-листами відбувався «вручну» з використанням Excel формату.

    blank

    Дзюпин Оксана – Операційний директор компанії Чистенько

    «Ми пробували проводити оцінювання через Google диск, але після презентації можливостей формування та адміністрування чек-листів через платформу LMS Collaborator, вирішили саме на ній зупинити свій вибір. Перевагою було надання пробного тестового місяця для оцінки зручності роботи в «полях». Сподобалась можливість самостійно та швидко сформувати структуру чек-листа, легко вносити у нього зміни, комфортність проходження чек-листів через телефон та можливість додавання фото».

    На сьогодні на порталі зареєстровано близько 130 користувачів. Регіональні менеджери та директори використовують платформу для аудиту якості роботи магазинів компанії.

    Використання чек-листів для аудиту магазинів «Чистенько»

    Згідно з затверджених правил мережі «Чистенько» кожен магазин має оцінюватись регіональним менеджером не менше 3-х разів на місяць. Для цього компанія використовує платформу LMS Collaborator та її інструмент «чек-листи».

    «Додатково перевірку чек-листом щотижня здійснює Операційний директор. За бажанням контрольно її може пройти Виконавчий директор. Аудит відбувається безпосередньо у приміщенні магазину з фотофіксацією обов’язкових пунктів, які прописані у поясненні до критерію оцінки.»

    checklists of Chystenko

    Важливим етапом створення чек-листа є розробка його структури. Вона допомагає забезпечити чіткість оцінки та визначити, які конкретні критерії та параметри слід оцінювати, щоб виявити слабкі місця та зони для покращення.

    Структура чек-листів для аудиту магазинів Чистенько поділяється на послідовні блоки, кожен з яких складається з критеріїв індикаторів.
    Перша частина блоків (Зовнішня, Внутрішня вхідні групи, Торговий зал, Підсобка) передбачають контроль за дотриманням стандартів та чистоти у магазинах.
    Наступні блоки (БП роботи, Маркетинг, Ведення документації) контролюють якість виконання правил та розпоряджень працівниками магазинів.

    list of criteria

    list of criteria

    Не менш важливим етапом є визначення шкали оцінки.
    В шкалі оцінки чек-листів мережа «Чистенько» використовує значення: «Ок» або «Виправити». Якщо є хоч невелике зауваження, виставляється оцінка «Виправити», після чого через коментар фіксується, які саме моменти потребують виправлення.

    «Перед впровадження чек-листів важливо протестувати даний інструмент в «полях» та спробувати різні варіанти формування чек-листів (структура блоків, опис критеріїв, різні шкали оцінок) для порівняння варіантів отримання даних та формування звітів/оцінок. Дуже зручно, що при проходженні чек-листів через телефон є змога додавати фото-підтвердження фактів перевірки. Хочу звернути увагу, що у перевіряючого має бути якісний телефон з хорошим акумулятором».

    Використання результатів аудиту

    Після проведення оцінки важливо провести аналіз результатів. Результати аудиту магазинів допомагають виявити відхилення від встановлених стандартів, а також визначити області, які можуть бути покращені.

    Загальний відсоток пройденого чек-листа є індикатором якості дотримання стандартів мережі у конкретному магазині «Чистенько». Аналіз відсотків по різним блокам допомагає виявити системні слабкі місця по мережі в цілому. Окрім того, кількість чек-листів (дотримання встановленого плану) і їх якість (підсумок у %) є КРІ регіональних менеджерів – оцінкою ефективності їх роботи в «полях».

    checklist report

    «Чек-листи LMS Collaborator – зручний інструмент, який дає змогу ефективно робити зріз ситуації у магазині, виявляти слабкі місця та контролювати їх виправлення через фотозвіти, визначати зони покращення. Контролювати ефективність роботи менеджерів магазинів та якість роботи продавців магазину.

    За допомогою оцінки чек-листами ми отримали дієву систему контролю за:
    – якістю дотримання стандартів у магазинах мережі,
    – ефективністю роботи менеджерів магазинів,
    – виявленням проблемних ділянок та організацію системної роботи над ними.

    Наразі в наших планах капіталізація мережі «Чистенько», відкриття нових магазинів у Львові та Житомирі, суттєве збільшення кількості магазинів у Рівному та Івано-Франківську і, звичайно, розвиток персоналу, їх професійних компетенцій та якості обслуговування в магазинах мережі.»

    Висновок

    Кейс компанії «Чистенько» – чудовий приклад того, як можна ефективно використовувати навчальний портал не тільки для навчання та підготовки співробітників.
    За допомогою чек-листів LMS Collaborator компанії вдалось автоматизувати оцінку своїх магазинів та організувати якісний контроль дотримання стандартів та процесів. Забезпечити високу ефективність менеджерів та якісну роботу продавців.

    Маєте схожі запити? Залишайте свою заявку. Ми допоможемо вам підібрати інструменти та організувати якісний та ефективний аудит.
    Спробуйте LMS Collaborator в дії
    Потрібні рекомендації щодо вибору правильних функцій для оцифрування та автоматизації процесів корпоративного навчання? Ми тут, щоб допомогти.
    Замовити демо
    Або телефонуйте нашому менеджеру
    +38(067)217-0440