Інсайти від лідерів: як навчальний портал допомагає оптимізувати процеси в «Pizza Day». Актуальність й оцінка керівників
Як зацікавити співробітників навчатись? Які методи мотивації та стимули використовувати? Ці питання хвилюють кожного спеціаліста з навчання.
Компанія «Pizza Day» створила власний успішний рецепт, за допомогою якого вдалось збільшити ефективність навчання та активність співробітників на навчальному порталі.
Про важливість регулярної перевірки актуальності інформації, особливості проведення оцінки ТОП-менеджменту та розвиток інформаційного центру розповіла Катерина Мартіросова – Керівниця відділу Учбового центру «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people.
«Pizza Day» – мережа піцерій в Україні. Компанія працює на ринку з 2017 року. На сьогодні мережа нараховує 164 закладів у 19 містах України.
Штат компанії складає близько 1000 працівників.
Впровадження онлайн-навчання
«Pizza Day» впровадила LMS Collaborator у 2021 році. Для керівників було важливим швидко та зрозуміло інформувати команду про зміни, нововведення, ділитися досвідом та навчатись. Вирішити це завдання допомогло впровадження системи для дистанційного навчання. Керівниця Учбового центру поділилась, що за допомогою LMS Collaborator вдалось:
– систематизувати процес навчання;
– організувати онбординг новачків;
– створити корпоративну Базу знань;
– автоматизувати оцінку персоналу;
– гейміфікувати навчання.
Регулярна перевірка актуальності навчальної інформації
Найперше, на що варто звернути увагу – актуальність інформації, яка розміщена на навчальному порталі. До процесу перевірки актуальності департамент навчання «Pizza Day» залучили експертів, ТОП-менеджмент та керівників компанії. Аудит тривав 2 тижні та допоміг виявити 24% неактуальної інформації.
Катерина Мартіросова – Керівниця відділу Учбового центру «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Не заходять співробітники на навчальний портал, на якому є неактуальна інформація. Окрім цього неможливо оцінити скільки помилок та, які саме помилки зробили співробітники через те, що прочитали неактуальну інформацію. 24% неактуальної інформації – це дуже багато. Ми актуалізували всю нашу інформацію і долучили до цього процесу ТОПів. Перше, що я дуже рекомендую робити – це зрозуміти, що не відділ навчання повинен бути відповідальний за актуальність інформації, а ті, хто ініціюють розміщення цієї інформації».
Ще одна проблема, з якою мали справу «Pizza Day» – підлеглі постійно відволікали керівників. І це теж наслідок неактуальної інформації. Компанія провела аудит хронофагів (ред. «пожирачі часу») менеджерів, де запитали, що їх найбільше всього відволікає від роботи. І це виявились регулярні дзвінки від підлеглих, які стосувались робочих процесів. Щоб це мінімізувати, було вирішено зібрати всю актуальну інформацію в одному місці – в Базі знань навчального порталу.
Корпоративна База знань «Pizza Day»
Зручні та інтуїтивно зрозумілі категорії в Базі знань з пошуковою системою стали важливим інструментом для пошуку інформації. Це допомогло зменшити кількість звернень до менеджерів та керівників.
Пошукова система Бази знань
Аудит також допоміг визначити, якої інформацію не вистачає співробітникам. На додаток зібрати фідбек від лінійного персоналу, менеджерів та ТОПів. Після цього навчальний відділ почав створювати нові курси та матеріали, які потрібні саме зараз. В результаті все, що є на навчальному порталі «Pizza Day» – актуальне, провалідоване та затверджене ТОПом.
Катерина Мартіросова – Керівниця відділу Учбового центру «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Ми створюємо актуальний контент, який цікаво дивитись. Коли ми актуалізували інформацію, окрім 24%, які були неактуальні, ми також виявили, чого взагалі не вистачає. І додали до нашої Бази знань. Тому я раджу проводити актуалізацію та дивитись не тільки на актуальність, а взагалі на наявність матеріалів».
Проведення оцінки персоналу
Продовжуючи тему «актуальності», компанія «Pizza Day» використовує оцінку персоналу як спосіб збору зворотного зв`язку. Адже дуже важливо мати актуальну інформацію про співробітників: чи відповідають вони посаді, яку займають.
В LMS Collaborator є різні інструменти для проведення оцінки: опитування, методики 360, 180, 90 градусів, чек-листи, тестування тощо.
На навчальному порталі «Pizza Day» організували Оцінку 360 ТОП-менеджменту компанії. В оцінці бере участь сам ТОП, його колеги, підлеглі, співробітники інших підрозділів, а також СЕО.
Оцінка 360 ТОП-менеджменту «Pizza Day»
За допомогою LMS Collaborator «Pizza Day» вдалось автоматизувати процес організації, проведення, збору та аналізу результатів оцінки, що значно зекономило час HR-ам, а також учасникам опитування.
Катерина Мартіросова – Керівниця відділу Учбового центру «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Для нас важливо знати, що думає лінійний персонал про своїх керівників. Тому що одна справа, коли керівник каже, що він робить. Але ще краще, коли ще підлеглі кажуть чи гарний він менеджер. В нас більше 30 менеджерів, і в кожного – близько 30 підлеглих. Як HR може оцінити менеджера та чи відповідає він своїй посаді? Найкращим рішенням – проводити анонімне опитування. Наш лінійний персонал довіряє цьому опитуванню та регулярно його проходить. І на базі цього опитування менеджери звітують щомісяця. Це дає фокус керівникам на роботу з персоналом».
Анонімна оцінка від лінійного персоналу
В «Pizza Day» також є велика програма розвитку менеджерів, в межах якої проходить щоквартальне тестування. Коли менеджери приїжджають до центрального офісу, відділ навчання призначає їм тестування. Воно складається з 50 питань та триває 35 хвилин. В менеджерів є тільки одна спроба проходження. Лінійний персонал компанії теж проходить таке тестування вдома або на торгових точках.
Тестування знань у програмі розвитку менеджерів «Pizza Day
Використання LMS як інформаційного центру компанії
«Pizza Day» використовують навчальний портал ще й для інформування працівників про всі зміни та нововведення в компанії.
Коли з’являється нова інформація, з якою варто ознайомити співробітників, вона узгоджується з керівниками та ТОПами і передається до відділу навчання. Після чого відділ навчання розміщує її на навчальному порталі в щотижневому дайджесті новин.
Щотижневі дайджести для керівників
Катерина Мартіросова – Керівниця відділу Учбового центру «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Не відділ навчання вигадує інформацію та розміщує на порталі, а є певні ініціатори та процедура по якій всі проходять. Тоді коли з’явилась цінність до системи дистанційного навчання не тільки у користувачів, а й у менеджменту, з’явилися й ініціації. Спочатку у нас був тільки дайджест новин для лінійного персоналу по їх процесах в магазинах. Після того, як менеджери побачили, наскільки це корисно та зручно, вони запропонували зробити схожий дайджест для них. У нас з’явилися замовники. І не ми в них питаємо, що змінилось та пропонуємо популяризувати наш портал, а вони самі стають ініціаторами. Так у нас з’явився дайджест для керівників».
Інструменти аналітики навчального порталу дозволяють «Pizza Day» відслідковувати, хто переглянув дайджест та, скільки разів вони це зробили. Це допомагає фактично підтвердити, чи дійсно співробітник ознайомився та прочитав інформацію. Керівники також користуються цими можливостями та перевіряють активність своїх підлеглих.
Катерина Мартіросова – Керівниця відділу Учбового центру «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«У дайджестах ми проставляємо мітки, хто ініціатор поданої інформації. Це дуже важливо, тому що кожен знає хто подає цю інформацію. Наприклад, департамент маркетингу, фінансів, або it».
У Базі знань на навчальному порталі є декілька корисних рубрик, одна із них – рубрика від HRD. Це хороша можливість спілкування з лінійним персоналом та донесення до них важливих сенсів. Також є рубрика «nice to meet you», в якій компанія знайомить співробітників з ТОПами.
Залучення ТОП-менеджмента у дайджести
Для того щоб надсилати оперативні повідомлення з посиланням на LMS, компанія використовує внутрішній чат-бот. Зокрема є анонімна історія через чат-бот, де можна відправити скаргу на будь-що: на процеси, керівника або задати питання будь-якому департаменту.
Оскільки було не зовсім зручно слідкувати за тим, чи отримали співробітники відповіді на свої скарги, «Pizza Day» перенесли цей процес на навчальний портал. Відповіді на питання розміщують в Базі знань компанії в окремій рубриці «Питання-Відповіді». Також відповіді додаються до дайджесту.
FAQ «Pizza Day»
Рецепт компанії «Pizza Day»
- «Pizza Day» регулярно перевіряють актуальність інформації, розміщеної на навчальному порталі. До цього процесу залучені керівництво компанії, ТОП-менеджмент, а також експерти.
- Всю інформацію компанія зберігає в Базі знань на навчальному порталі. Зручна категоризація та пошукові інструменти допомогли зменшити кількість звернень співробітників до менеджерів та керівників.
- «Pizza Day» використовує оцінку як спосіб збору зворотного зв`язку від персоналу. Це допомагає компанії отримати актуальну інформацію про їх співробітників.
- Вся нова інформація, з якою необхідно ознайомити співробітників, публікується в щотижневому дайджесті новин. Інструменти аналітики навчального порталу допомагають фактично підтвердити чи ознайомився співробітник з інформацією та скільки разів він її переглянув.
- Компанія веде окремі рубрики в Базі знань: рубрику від HRD, «nice to meet you», в якій співробітники знайомляться з ТОПами. А також FAQ – відповіді на важливі питання.
