“База знань формується від потреб користувача” – Вікторія Олешко про управління знаннями
Sorry, this entry is only available in UA and RU.
Ідея рубрики «Корпоративний e-learning в обличчях» у тому, щоб розповісти про шлях наших менторів у «світ» e-learning, про те, чому вибір припав саме на цю сферу, про секрети, інсайти, підказки та багато іншого. Сьогодні ми публікуємо матеріал про Вікторію Олешко — одну з топових фахівчинь у сфері управління знаннями в Україні. Вікторія – консультантка, фасилітаторка, авторка книги «Управління знаннями: коротко про головне», організаторка та лідерка професійної онлайн-спільноти «Управління знаннями в Україні». Окрім цього, Вікторія регулярно проводить навчання з управління знаннями в межах корпоративних тренінгів, відкритих майстер-класів та інтенсивів, допомагає командам проєктів узагальнити та формалізувати свій досвід у межах ретроспектив та розборів польотів, консультує компанії з питань створення баз знань. Має досвід роботи з командою над створенням інноваційного продукту.
В інтерв’ю ми запитали Вікторію про те, що підштовхнуло розвиватися в маловідомій для України галузі, про світових експертів цієї сфери та про зв’язок управління знаннями і корпоративного електронного навчання.
Про це та багато іншого читайте далі.
— Вікторія Олешко – фахівчиня з бази знань і одна з найкращих експерток зі структурування знань у нас в Україні. Розкажи, з чого почалося це захоплення? Цього ж ніде не вчать.
— Почалося з історії одного проєкту.
— Що це за проєкт?
— 14 років тому я працювала в дуже великій вертикально-інтегрованій компанії у складі команди бізнес-аналітиків. До наших завдань входило опис та оптимізація бізнес-процесів. І в нас була одна непроста історія, коли нас викликали в центральний офіс на якусь нараду (працювали віддалено). Того ж вечора нас відправили в інше місто – на завод. Сказали, що на кілька днів, максимум – до кінця тижня, а вийшло, що на місяць. Завдання нам поставили таке: «Ось молочний завод, є певна вартість переробки – умовно 10 гривень. Завдання – знизити цю вартість переробки втричі інструментами ощадливого виробництва або довести, що це неможливо». Дали на це тиждень. За тиждень ми, звісно, не впоралися, але впоралися за місяць. Ми зробили в excel модель поопераційного обліку (abc-костинг), пронормували всі процеси, зробили хронологію. Це був унікальний проєкт, у якому ми на ходу вчилися, тому що досвіду в області ощадливого виробництва в нас не було, і моделі abc-костингу ми до цього ніколи не робили. Ми склали експертизу дуже різних людей різного досвіду. Наприклад, я в команді була представницею економістів. Був хлопець, який дуже добре працював з макросами в excel, було кілька людей, які були фахівцями саме в бізнес-процесах. Складаючи по шматочках цей пазл експертних знань групи людей, ми отримали той продукт, який був унікальним.
— Ви повністю розібралися в усіх бізнес-процесах: як працює, куди витрачаються фінанси?
— Так, і прорахували, скільки коштує кожна операція. І коли ми повернулися з цього проєкту, у мене були три думки. Перша – «Вау, ми це зробили». Це був реальний челендж, який дуже надихав. Друга думка: «Як я хочу спати». Ми працювали без вихідних і часто до 12 ночі. Третя думка: «Хоч би нічого не забути». Думка, з якої почалося управління знаннями в Україні. Я розуміла, що зараз, у черзі наступних проєктів, цей досвід може загубитися. Я почала формувати архів проєкту, попросила своїх колег, щоб вони скинули мені файли зі своїми напрацюваннями, зібрала в єдиному місці всі версії цієї моделі, яку ми створювали, зробила у ворді опис цього проєкту із записом ключових думок, щоб не забути і пізніше зуміти повторити цей проєкт за необхідності. Десь через пару місяців після цього в цій компанії поставили проєктний менеджмент. Після того, як ми пройшли навчання, у нас з’явилося поняття архів проєкту, звіт по проєкту, вилучені уроки, база звітів. З’явилися системні речі. А ще через рік мені в руки потрапила книга Кріса Коллісона і Джеффа Парселла «Вчіться літати». І коли я прочитала цю книгу, я зрозуміла, що це те, що шукала, і це те, що можна робити системно. І з тих пір, продовжуючи займатися ощадливим виробництвом, описом бізнес-процесів, їх моделюванням, я весь час тримала це в голові. Яким чином цей досвід пакується, зберігається, передається і поширюється. І коли кілька років тому в мене постало питання, куди рухатися далі, я зрозуміла, що хочу розвиватися в цій темі. Вона жила зі мною протягом 15 років (на той момент трохи менше). Цього бракує в Україні, і я вирішила, що хочу розвивати це.
— Менеджмент управління знаннями – це основа для e-learning чи це логічна еволюція e-learning у базу знань?
— І так, і так. Якщо ми говоримо про бази знань, я б сказала, що база знань може бути дуже ефективною частиною e-learning. Але якщо ми говоримо про менеджмент знань, про систему управління знаннями, тоді e-learning – це частина системи управління знаннями. Тому що управління знаннями включає багато всього і в тому числі e-learning. Але може й не включати, у різних компаніях – по-різному. Важливий контекст. В управлінні знаннями немає єдиної моделі. Я на навчаннях завжди кажу: «Ніхто не може сказати, що ви робите щось неправильно». Якщо обрані вами інструменти працюють, значить ви все робите правильно. Тому що під «парасолькою» системи управління знаннями можуть бути зібрані дуже різні інструменти.
— Я прагну навчити людей користуватися системою навчання так, щоб всередині виникали комунікації, і люди починали ділитися досвідом.
— Соціальне навчання.
— Так. Соціальне навчання, щоб люди ділилися досвідом, щоб ми (ред.: команда розробників СДН Collaborator) могли зрозуміти, хто в чому розбирається, і вже цих людей брати як основу джерела інформації. Ти працюєш з експертами, у тебе є розуміння, як отримати інформацію. Є якась срібна куля, 100% метод, який практично універсальний і дає хороший результат, як змусити людину поділитися своєю інформацією?
— Ні, тому що це психологічний момент. Експерти – різні. Є так звані інформаційні брокери або знаннєві активісти – це люди, які не можуть тримати знання при собі, вони ними охоче діляться. Таких мотивувати не треба. Я завжди намагаюся виявити таких людей у компанії і зробити їх своєю опорою. Їх не треба вмовляти або агітувати. Це одна категорія людей, і з них дуже легко знімати експертизу. Є друга категорія людей – люди, які щось створили «з нуля». Такі люди зазвичай теж згодні ділитися знаннями. Тому що вони дуже бояться, щоб те, що вони створили, не зруйнувалося з їхнім відходом. Навіть якщо вони йдуть з компанії, вони хочуть, щоб це жило. І коли їм пропонують зняти експертизу, вони з радістю приймають таку можливість. Ще одна категорія експертів – це мега-зайняті люди, і до них потрібно підійти з іншого боку: «Дивись, ти витрачаєш дуже багато часу на відповіді на запитання – давай ми один раз з тобою сядемо, опишемо це і запакуємо в інструкції, чек-листи або шаблони. І щоразу, коли до тебе будуть приходити, ти будеш «відправляти» їх у базу знань».
— Хороший варіант.
—У кожної людини своя кнопочка, яку потрібно натиснути, щоб вона погодилася включитися в роботу.
— Яку технологію або метод з управління знаннями тобі хотілося б реалізувати?
— Ти маєш на увазі інструмент, з яким я не працювала, але хочу спробувати?
— Так
— Working out loud. Це фасилітаційний інструмент, створюються кола підтримки – невеликі команди людей, об’єднані спільними цінностями, але різними цілями. Ці цілі – свого роду челендж для кожного з них. Людина розуміє, що в неї є мета, їй може бути складно в процесі, десь не вистачати мотивації, знань або зв’язків, але вона хоче досягти цієї мети. Об’єднуються 4-5 осіб, відбуваються регулярні щотижневі зустрічі, за певним структурованим форматом. У процесі такого спілкування виникає енергія групи, яка підтримує кожного з людей. Ми всі дорослі люди і вміємо знаходити собі відмовки, але коли ти розумієш, що тобі щотижня потрібно звітувати про виконану роботу – ти змушуєш себе зробити це.
— Кожен іде до своєї мети окремо?
— Так, але отримує підтримку групи, тому що знає, що потрібно розповісти групі про результати свого завдання. А люди не люблять червоніти, не люблять бути неуспішними. Також у групи можна запросити підтримку. Це відсилання до соціального навчання: хтось знає хорошу книгу, хтось орієнтується в якісному відеоресурсі, у когось є зв’язки, якими може поділитися. Така кругова підтримка розширює твої ресурси.
— Ти – не один, тебе підштовхнуть і можуть щось підказати.
— Так. Пройде 12 тижнів, ти досягнеш своєї мети, і далі захочеться цей досвід продовжити. Це про відносини довіри, про навичку працювати в команді і про вміння говорити про свою роботу.
— Але обов’язково, щоб це була маленька група?
— Так, у великій групі це не буде працювати. Складніше встановлювати довірчі зв’язки. Мені б дуже хотілося спробувати цей інструмент наживо. Я розумію, де це може в моїй практиці працювати, а от у клієнтів бачу потреби, але запиту ще не було. Це добре працює в корпоративному форматі за досвідом західних компаній (Siemens, Microsoft), але в нас я ще не бачила.
— Є зв’язок між управлінням знаннями та мотивацією вчитися?
— Так, є. Тому що в управлінні знаннями ти створив базу знань – це про джерело, про ресурс. А чи будуть ним користуватися – це про мотивацію вчитися. Проста відповідь, яка лежить на поверхні – дай знання тоді, коли вони потрібні в роботі, тоді не доведеться вчити.
— Виходить, базу знань ми формуємо від потреб того, хто цим користується?
— Так, від потреб.
— Ти часто цитуєш Ніка Мілтона. Розкажи, хто це?
—Нік Мілтон – вихідець із British Petroleum. British Petroleum була однією з перших компаній, яка серйозно зайнялася управлінням знаннями в комерційному секторі. Багато речей як інструменти прийшли саме з цієї компанії. Наприклад, відома рамка «Управління знаннями в проєктах» (навчання до, навчання в процесі, навчання після) винайдена саме в British Petroleum. Нік Мілтон, як і Кріс Коллісон, Джефф Парселл (ред.: автори книги «Вчіться літати») – вихідець з цієї альма-матер. Зараз він власник приватної консалтингової компанії в області управління знаннями «Knoco». Він – один із тих, кого я називаю гуру в управлінні знаннями, це експерт світового рівня. У нього дві найвідоміші роботи, одна з них – це «The Knowledge Manager’s Handbook». Ця книга написана у співавторстві з Патріком Лемом, на жаль, не перекладена українською.
— Яке найбільше розчарування у професійній сфері?
— Я, мабуть, везуча людина, у мене не було великих розчарувань. Дрібні помилки завжди є, на них можна спертися. Особливо у фасилітації, тому що це робота з групою, це завжди складно і непередбачувано.
— А може є якась неправдива гіпотеза?
— Є! Коли я запускала групу (ред.: facebook) з управління знаннями в Україні, я розраховувала, що прийдуть експерти з усієї України, і ми будемо обговорювати їхні проєкти, ділитися знаннями, реальним досвідом, як ми управляємо знаннями у своїх компаніях. А зіткнулася з порожнечею. Виявилося, що в Україні практично немає експертів у цій області. До тих пір, поки я не спробувала це вивести у відкриту площину, у мене була ілюзія, що в Україні цим займаються в різних компаніях, і такі експерти є. Вже після року роботи групи я зрозуміла, що це ілюзія, з якою пора прощатися, експертів – немає. Другий момент, з яким я зіткнулася – ті, хто є, хай не глобальні експерти, а з окремих інструментів, не готові ділитися. Це було для мене розчаруванням. Тому що управління знаннями – це про відкритість і обмін.
— А як зараз?
— Активніше. Це об’єктивна реальність. Нещодавно перекладала статистику, що активність на відкритих платформах – близько 9% людей, які будуть вкладатися, решта – мовчазні глядачі. Тому це нормально, що в мене в групі близько 600 людей, а з них 10 активних.
— Я вже зараз виділяю пару людей, яких можна вважати експертами.
— Там експертів багато, на жаль, не Україна, але багато. А діляться з них – одиниці. Але що я чую останнім часом все частіше – це те, що люди не залишають зворотного зв’язку, але їм корисно, вони регулярно читають. Це для мене цінно.
— Дякую за інтерв’ю
🔸Читайте про менторів El`Lab рубрику: «Корпоративний e-learning в обличчях»
Вікторія Олешко з командою під час менторської сесії на El`Lab#3
Еl`Lab – це найкраща можливість прокачати свій корпоративний e-learning.
22-24 квітня у Вінниці пройде п’ятий E-learning Bootcamp.
Захід унікальний своїм форматом: команда отримає реальну практику, проведе три дні у професійній спільноті, поспілкується з 18 менторами, а з 6 працюватиме персонально.
Подробиці: http://bit.ly/2HHqt2f
