Використання чек-листів для аудиту магазинів. Кейс компанії «Чистенько»
Для мережевих компаній проведення аудиту є одним із найважливіших процесів роботи. Аудит дозволяє перевірити, чи дотримуються магазини необхідних стандартів і вимог. Організувати якісну систему контролю, яка допомагає компанії та її співробітникам ефективно працювати і розвиватись.
Чек-листи – чудовий інструмент, який дозволяє стандартизувати процес аудиту. Систематично перевіряти всі аспекти, забезпечуючи комплексну оцінку роботи магазинів.
Як компанія «Чистенько» використовує чек-листи для аудиту своїх магазинів нам розповіла Дзюпин Оксана – Операційний директор компанії «Чистенько».
Довідка про компанію
Чистенько – мережа магазинів товарів для себе, сім’ї та дому. На сьогодні мережа складається з 108 магазинів самообслуговування у 4 регіонах України (Львів, Житомир, Івано-Франківськ, Рівне). Магазини представляють широкий асортимент товарів особистого та дитячого догляду, побутової хімії, товарів для дому тощо.
Компанія «Чистенько» – це молода та амбітна команда професіоналів, яка налічує понад 250 працівників.
Впровадження LMS та чек-листів для оцінки
Оцінка – важливий та необхідний процес в компанії. Вона допомагає виявити сильні та слабкі сторони та на основі отриманих результатів визначити області для покращення. Одним із найзручніших способів оцінки є чек-листи. Вони дозволяють об’єктивно визначити, як співробітники дотримуються процесів, оцінити якість їх роботи, рівень професіоналізму, компетенцій та знань.
Компанія «Чистенько» впровадила on-line чек-листи на базі LMS Collaborator у серпні 2022 року. До цього процес оцінки чек-листами відбувався «вручну» з використанням Excel формату.
Дзюпин Оксана – Операційний директор компанії Чистенько
«Ми пробували проводити оцінювання через Google диск, але після презентації можливостей формування та адміністрування чек-листів через платформу LMS Collaborator, вирішили саме на ній зупинити свій вибір. Перевагою було надання пробного тестового місяця для оцінки зручності роботи в «полях». Сподобалась можливість самостійно та швидко сформувати структуру чек-листа, легко вносити у нього зміни, комфортність проходження чек-листів через телефон та можливість додавання фото».
На сьогодні на порталі зареєстровано близько 130 користувачів. Регіональні менеджери та директори використовують платформу для аудиту якості роботи магазинів компанії.
Використання чек-листів для аудиту магазинів «Чистенько»
Згідно з затверджених правил мережі «Чистенько» кожен магазин має оцінюватись регіональним менеджером не менше 3-х разів на місяць. Для цього компанія використовує платформу LMS Collaborator та її інструмент «чек-листи».
«Додатково перевірку чек-листом щотижня здійснює Операційний директор. За бажанням контрольно її може пройти Виконавчий директор. Аудит відбувається безпосередньо у приміщенні магазину з фотофіксацією обов’язкових пунктів, які прописані у поясненні до критерію оцінки.»
Важливим етапом створення чек-листа є розробка його структури. Вона допомагає забезпечити чіткість оцінки та визначити, які конкретні критерії та параметри слід оцінювати, щоб виявити слабкі місця та зони для покращення.
Структура чек-листів для аудиту магазинів Чистенько поділяється на послідовні блоки, кожен з яких складається з критеріїв індикаторів.
Перша частина блоків (Зовнішня, Внутрішня вхідні групи, Торговий зал, Підсобка) передбачають контроль за дотриманням стандартів та чистоти у магазинах.
Наступні блоки (БП роботи, Маркетинг, Ведення документації) контролюють якість виконання правил та розпоряджень працівниками магазинів.
Не менш важливим етапом є визначення шкали оцінки.
В шкалі оцінки чек-листів мережа «Чистенько» використовує значення: «Ок» або «Виправити». Якщо є хоч невелике зауваження, виставляється оцінка «Виправити», після чого через коментар фіксується, які саме моменти потребують виправлення.
«Перед впровадження чек-листів важливо протестувати даний інструмент в «полях» та спробувати різні варіанти формування чек-листів (структура блоків, опис критеріїв, різні шкали оцінок) для порівняння варіантів отримання даних та формування звітів/оцінок. Дуже зручно, що при проходженні чек-листів через телефон є змога додавати фото-підтвердження фактів перевірки. Хочу звернути увагу, що у перевіряючого має бути якісний телефон з хорошим акумулятором».
Використання результатів аудиту
Після проведення оцінки важливо провести аналіз результатів. Результати аудиту магазинів допомагають виявити відхилення від встановлених стандартів, а також визначити області, які можуть бути покращені.
Загальний відсоток пройденого чек-листа є індикатором якості дотримання стандартів мережі у конкретному магазині «Чистенько». Аналіз відсотків по різним блокам допомагає виявити системні слабкі місця по мережі в цілому. Окрім того, кількість чек-листів (дотримання встановленого плану) і їх якість (підсумок у %) є КРІ регіональних менеджерів – оцінкою ефективності їх роботи в «полях».
«Чек-листи LMS Collaborator – зручний інструмент, який дає змогу ефективно робити зріз ситуації у магазині, виявляти слабкі місця та контролювати їх виправлення через фотозвіти, визначати зони покращення. Контролювати ефективність роботи менеджерів магазинів та якість роботи продавців магазину.
За допомогою оцінки чек-листами ми отримали дієву систему контролю за:
– якістю дотримання стандартів у магазинах мережі,
– ефективністю роботи менеджерів магазинів,
– виявленням проблемних ділянок та організацію системної роботи над ними.
Наразі в наших планах капіталізація мережі «Чистенько», відкриття нових магазинів у Львові та Житомирі, суттєве збільшення кількості магазинів у Рівному та Івано-Франківську і, звичайно, розвиток персоналу, їх професійних компетенцій та якості обслуговування в магазинах мережі.»
Висновок
Кейс компанії «Чистенько» – чудовий приклад того, як можна ефективно використовувати навчальний портал не тільки для навчання та підготовки співробітників.
За допомогою чек-листів LMS Collaborator компанії вдалось автоматизувати оцінку своїх магазинів та організувати якісний контроль дотримання стандартів та процесів. Забезпечити високу ефективність менеджерів та якісну роботу продавців.
