Зміна платформи електронного навчання з Moodle на Collaborator. Досвід компанії мережа аптек “D.S.”
Зміна платформи електронного навчання ‒ це досить кропітка справа. Особливо для великих компаній, які шукають свою ідеальну e-learning систему, що буде відповідати їх особливостям та головним критеріям.
Що для компанії та її працівників означає перейти з однієї навчальної платформи на іншу? Які виникають труднощі при переході? Про це та більше ми запитали в Оксани Городецької ‒ керівника відділу з навчання персоналу компанії Мережа аптек “D.S.”.
Довідка про компанію “D.S.” :
На сьогодні функціонує 248 аптек в 69 містах 11 областях України.
В компанії працює понад 1500 працівників відповідної кваліфікації. Вищу фармацевтичну освіту мають понад 75% працівників наших аптек.
Почали вводити дистанційне навчання у 2015 році. В ролі платформи спершу обрали безкоштовну версію Moodle.
Основна мета впровадження LMS – стрімкий розвиток компанії та потреба донести до всіх працівників єдині стандарти роботи.
Цільова аудиторія порталу електронного навчання ‒ більше 1300 співробітників компанії.
– Оксано, як можна коротко описати вашу компанію?
‒“Мережа аптек “D.S.” ‒ це мережа сучасних аптек з професійним підходом, доступними цінами, гарантією якості, широким асортиментом ліків, косметики, медичних товарів і новітніми онлайн-послугами для клієнтів.
Наша назва “D.S.”(чит. “Де Ес”) ‒ це медичний термін, який ще з часів Гіппократа використовується при виписуванні рецепта, скорочене звернення лікаря до фармацевта видати пацієнту необхідні ліки та вказати спосіб їх вживання. У цьому і криється основний зміст роботи наших аптек: працювати так, щоб у будь-який час кожен відвідувач міг отримати не тільки необхідні йому ліки, а й вичерпну інформацію про правила їх прийому і зберігання.
Систему навчання сформовано з огляду на цінності, які сповідують в мережі “D.S.”, — повага, людиноцентричність, професійність, розвиток і відповідальність. Найважливішою з компетенцій провізора, як кажуть в мережі “D.S.”, є особиста увага, вияв людяності до кожного відвідувача.
Навчання охоплює всі категорії персоналу — початківців, операційний персонал аптек, менеджерів, керівників середнього рівня і топ-менеджмент
‒ Що компанії “D.S.” вдалось зробити ще на першому навчальному порталі?
‒ Ми зареєстрували всіх працівників компанії. Самостійно почали розробляти курси, формувати базу запитань. Надали можливість працівникам навчатися та робити самооцінку знань поза межами свого робочого місця, дистанційно. Почали використовувати платформу для проведення щорічного Опитування на визначення лояльності та задоволеності персоналу.
‒ Чому було прийняте рішення змінити систему електронного навчання?
‒ Це був період, коли наша компанія динамічно почала масштабуватися, відкривати аптечні структурні підрозділи в регіонально віддалених від центрального офісу регіонах. З’явилися і перші франчайзингові партнери, тому більше, ніж удвічі зросла кількість фахівців. В цей час, нагально постало питання максимально автоматизувати процеси. Адміністрування порталу (реєстрація користувачів на порталі, призначення їм навчальних курсів та програм) займали дуже багато часу. Нам необхідно було синхронізувати портал з кадровою базою користувачів в програмі 1с8. На жаль, базова версія платформи Moodle не давала такої можливості. Тому ми почали розглядати варіанти модернізації існуючої платформи або її заміни.
‒ Які були основні критерії при виборі нової системи?
‒ Для нас важливо було:
- спростити формування бази користувачів та її актуалізації;
- адаптувати під різні гаджети (смартфони);
- адаптувати навчальні програми залежно від рівня знань працівників;
- створювати індивідуальні плани навчання та розвитку.
‒ Як ви дізнались про LMS Collaborator?
– Ми розглядали та тестували різні LMS платформ. Саме в цей час у м.Вінниці був організований El’Lab#1, в якому ми взяли участь. Атмосфера і формат заходу, спілкування з менторами та іншими учасниками заходу надихнули нас на подальший розвиток як самої форми дистанційного навчання так і на роботу над удосконаленням інструментів, завдяки яким можна реалізувати свої плани.На заході ментори допомогли визначити наші потреби та проблеми та запропонували шляхи/варіанти їх вирішення.
‒ Що стало вирішальними факторами для переходу?
‒ Ми зробили аналіз ринкових пропозицій LMS-платформ і в липні 2018 р. прийняли рішення про перехід на нову платформу. Платформою вибору стала LMS Collaborator.
Вирішальними факторами переходу стали можливість:
- синхронізації з 1С8;
- технічний супровід;
- створювати та призначити індивідуальні програми навчання та розвитку персоналу;
- адаптації платформи під наші потреби.
‒ Які труднощі виникали при переході з однієї системи на іншу? (з боку адміністратора та користувачів) Що зайняло найбільше часу?
‒ Загалом, підготовчий процес переходу тривав трохи більше 1 місяця: вибір критеріїв, синхронізація систем, налаштування. Розробили персонажів – «помічників», які «допомагають» нам у проведенні навчального процесу на порталі – професор Мілько та Мишка, герої нашого інтерактивного музею «Таємна аптека». Оновлена версія платформи дозволяє робити такі сюжети без зайвих зусиль, легко, красиво, яскраво, стильно ще й з інтригою! Існуючий онлайн-контент не зовсім відповідав сучасним тенденціям, тому його довелося поступово міняти.
Платформа LMS Collaborator є інтуїтивно зрозумілою, тому жодних труднощів пов’язаних з переходом у наших працівників не було. Допоміг нам в цьому адаптований навчальний курс від розробників «Швидкий старт», з яким всі працівники ознайомилися за тиждень до переходу на нову платформу.
‒ Скільки часу вже користуєтесь LMS Collaborator? Ваша оцінка роботи системи?
‒ Користуємося платформою LMS Collaborator вже майже 1,5 року. Collaborator дав нам можливість легко впроваджувати SCORM-курси, складати програми, автоматизувати процес призначення завдань, робити цікаві інтерактивні опитування. Імпонує також миттєва реакція на звернення зі сторони працівників тех.підтримки ‒ завжди допоможуть визначити та підкажуть шляхи вирішення будь-якої задачі.
З Collaborator ми створили, адаптоване під вимоги компанії, модульне, об’єктно-орієнтоване, динамічне навчальне середовище. Також нам вдалося підвищити мотивацію персоналу до навчання і виграти в плані зручності, доступності, швидкості та зацікавленості користувачів.
‒ Розкажіть про особливості навчання ваших працівників. Які формати навчання ви використовуєте?
‒ Ми маємо обов’язкові та факультативні курси. Сьогодні фармацевту аптеки необхідно знати характеристики біля 6-8 тис. найменувань ліків! Звідси, і основна тематика курсів, це ‒ вивчення асортименту. Навчання спрямовані не тільки на знання характеристик продукту та його переваг, але і на розвиток вмінь та навичок спілкування з клієнтом. Використовуємо змішану форму навчання ‒ blended learning. Деякі тренінги є офлайн та не входять до курсів дистанційного навчання. Але вони також є обов’язковою частиною програм навчання.
Наші працівники, зрештою, як і більшість людей, ще не готові витрачати вільний час на навчання. Тому обмежуємо кількість контенту, тривалість відеороликів, запитання у тестах. Найбільш вдалими виявилися міні курси, на проходження яких співробітник витрачає 15-20 хвилин і курси, які мають інтерактивний контент.
‒ Яка основна тематика контенту?
‒ Тематика наших корпоративних навчань широка: стратегічний, фінансовий та нефінансовий менеджмент, маркетинг і програми лояльності, управління колективом та психологія спілкування, техніка продажу, тощо. Зараз основний акцент робимо на спеціалізовані курси, призначені для працівників аптечних підрозділів. Але попереду ще дуже багато роботи по створенню лінійки курсів під кожний напрямок діяльності в компанії. Завдання – надати кожному співробітнику можливість розвиватися на нашому порталі як професійно, так і особистісно.
‒ Як проходить атестація працівників після їх навчання?
‒ Атестація проходить у формі тесту – «Самооцінка знань». В кожному курсі є по 2 тестових завдання: Перше, «Перевірте себе», без обмеження часу та кількості спроб. І друге – «Підсумковий тест», з обмеженням в часі та спробах, за результатом якого ми, власне, оцінюємо успішність проходження навчання.
‒ Чи можна результати тестування вважати такими, що відображають реальні знання? Як ви аналізуєте якість контенту?
‒ Ми запровадили перевірку експертами компанії тестових завдань, аналізуємо якість контенту і форму його подачі. Якість контенту визначаємо через «зворотний зв’язок», який є складовою кожного курсу. У нас з цим немає складнощів.
‒ Про які зміни компанії можна стверджувати, що це результат впровадження електронного навчання?
‒ Автоматизація процесу дозволила вивільнити час менеджерів з навчання для проведення «польових» тренінгів і навчань, індивідуальних занять для підготовки спеціалістів. Портал допоміг структурувати працівників за освітніми потребами та сформувати індивідуальні плани підготовки. Завдяки платформі ми маємо можливість миттєво донести інформацію про зміни в операційній діяльності, відразу провести навчання і проконтролювати виконання.
‒ В яких напрямках ви плануєте далі розвивати портал?
‒ Адаптуємо та структуруємо програми навчання та розвитку персоналу під потреби різних категорій працівників (стажисти, новоприйняті працівники), фахівці з різним рівнем підготовки. Функціонал Collaborator дозволяє розробляти індивідуальні навчальні програми. Також, ми працюємо над мотиваційною програмою для професійного зростання новоприйнятих працівників. На фото – одна з них.
Плануємо делегувати функції контролю за навчанням та розвитком персоналу у регіональні офіси компанії.
Маємо напрацьовану базу курсів, але й далі працюємо над їх поповненням. Зокрема, плануємо збільшити кількість інтерактивних курсів, використовуючи SCORM-формат.
Оголошення, привітання, новини, надихаючі цитати – це невелика частина того, як ми «спілкуємося» з нашими користувачами. Просто і доступно розповідаємо у рубриці «Новини» про навчальні заходи, прагнемо заінтригувати. В системі Collaborator для новин відведено модуль, який відображається на стартовій сторінці порталу. У ньому можна додавати «найсвіжіші» новини, коригувати або доповнювати останні повідомлення, читати старі випуски.
Робимо все можливе для збільшення зацікавленості та залученості персоналу до навчання та саморозвитку. Доповнюватимемо навчальну програму «Українська – сучасно і своєчасно! В планах створення нових програм та курсів – «Комп’ютерна абетка», «Фінансова грамотність».
Завдяки впровадженню в роботу e-learning, ми змогли відзначити активних працівників, які хочуть розвиватися, вдосконалюватися, рухатися вперед разом з компанією. І таким чином, створювати сильну і професійну команду фахівців.
‒ Ваша порада компаніям, які планують змінити систему навчання. На що варто звернути увагу при переході, що треба підготувати, про що не можна забувати?
‒ Гнучкості, сміливості. Будьте готові до змін! Шукайте і пробуйте! Еl`Lab – це найкраща можливість прокачати свій корпоративний e-learning
Читайте другие кейсы:
- «Один на один»: як Reikartz Hotel Group використовують вебінари
- Видеоресурсы вместо инструкций: опыт сети гипермаркетов «ГРОШ»
- Обучение персонала АЗК — опыт SOСAR Energy Ukraine
- О тестировании по пунктам: кейс от Дмитрия Кузнецова, АТЛАНТИК-ГЕЙЗЕР
- Внутренний маркетинг в обучении. Опыт «Юрія-Фарм»
- Планирование работает: Как команда Collaborator организовала моё обучение с помощью ИПР
- Обучение с Collaborator. Кейс от компании «Ковбас Маркет»
