Заміна LMS. Стратегії та поради від спеціалістів LMS Collaborator
Вибір LMS – це доволі нелегкий процес, який потребує часу і чітко сформованого плану цілей та задач. Інколи потрібно спробувати декілька різних систем, щоб знайти ідеальне рішення. Коли бізнес росте він потребує масштабування та зміни процесів. У багатьох інструментах бізнесу проявляються обмеженість функціональності та нездатність адаптуватись під нові умови. Це стає однією з головних причин пошуку та міграції на нову LMS-платформу. Війна додала українським компаніям ще одну причину – знайти альтернативу російському програмному забезпеченню.
Вже дев’ять років наша команда (ред. LMS Collaborator) допомагає українським компаніям впроваджувати корпоративний e-learning. Ми завжди підтримуємо клієнтів на всіх етапах впровадження та допомагаємо в переїзді з іншої системи на LMS Collaborator. За цей час назбиралось багато досвіду міграції, яким ми хотіли б поділитись з вами.
Коли варто змінити LMS? На що звернути увагу при виборі нової системи? З якими підводними каменями можна спіткнутись? Як скласти успішний план міграції? Що з технічною складовою?
Ми запитали у трьох наших спеціалістів, які допоможуть знайти відповіді на ці питання та розкажуть про особливості релокації LMS зі стратегічного, технічного та боку адміністрування.
Перехід на іншу LMS: стратегія та планування. Коли варто змінити LMS та як оцінити ефективність впровадження
В цій статті йдеться розмова про LMS (Learning Management System) – ці інформаційні системи призначені для управління навчальними процесами в організаціях. Багато хто з вас, читачів, був їх користувачем коли навчався онлайн.
Мирослав Боцула – CEO & Co-Founder LMS Collaborator, Founder El`Lab
Насамперед LMS – це інструмент. І, як будь-який інструмент, його варто змінювати у випадку коли він:
- Не отримує потрібних оновлень та технічної підтримки;
- Є складним у користуванні;
- Не здатний надати потрібний результат для бізнесу.
LMS не є системою, яка напряму приносить прибуток компанії (якщо це не бізнес, що заробляє на навчанні, звісно). Вона масштабує, впорядковує та прискорює процеси навчання. Внаслідок чого знижує витрати компанії по відповідним напрямкам роботи з персоналом.
Міграція на нову LMS потребує продуманої стратегії та розробки детального плану. Ключові кроки цього процесу:
Крок 1. Перенесення навчальної бази та навчальних матеріалів.
Крок 2. Перенесення всіх налаштувань навчального процесу: навчальних груп, каталогів, правил призначення завдань і т.д..
Крок 3. Перенесення всіх інтеграцій: з системами аналітики, поштовими сервісами, месенджерами тощо.
Тут необхідно визначити пріоритетність інтеграцій і першочергово перенести найважливіші. Найбільш критичними інтеграціями є системи для імпорту та синхронізації користувачів та оргструктури. Далі – інтеграції з засобами комунікації та системами аналітики, які призначені для обміну даними з LMS та побудови бізнес-дашбордів.
Крок 4. Синхронізація користувачів та старт навчання.
Попередьте співробітників про впровадження нової LMS та організуйте для них базове навчання з користування: розробити інструкції, онбординг курси, пам’ятки.
Важливо організувати внутрішню PR кампанію. Це допоможе підготувати співробітників до нових змін та зацікавити навчатись в новій системі.
Як оцінити ефективність впровадження нової LMS?
Необхідно визначити КРІ, які вимірюють ефективність впровадження LMS. Для кожної організації – це індивідуально. Потрібно розуміти, що не все залежить від інструмента-системи. На ефективність впливають люди, бізнес-процеси, культура компанії тощо. Тобто мова йде про комплекс показників і складну залежність між ними.
Для визначення таких показників орієнтуйтесь на те, що впливає на вартість, якість і швидкість навчальних процесів. На те, заради чого ви вирішили використати нову LMS.
Відповідно сформуйте питання, відповідь на які дасть кількісну оцінку (або по шкалі) шуканим показникам. Далі “виміряти” ці показники до впровадження LMS і періодично їх контролювати, спостерігати динаміку їх змін.
Приклади таких питань:
- Оцініть по шкалі від 1 до 10, з якою ймовірністю ви би порекомендували цю LMS як ефективну? Скільки часу потрібно на рутинні задачі з налаштування навчальних процесів в LMS(в годинах)? Скільки часу потрібно для формування звіту по стану навчання (в годинах) ?
- Скільки разів у місяць користувачі LMS звертаються за розʼясненням того, як користуватись системою? Разом з цим, скільки було користувацьких сесій і скільки часу користувачі провели в системі? Якій відсоток цих сесій був у робочий та неробочий час? Якій відсоток цих сесій був з мобільних пристроїв?
- Скільки часу потрібно для проходження навчальної програми? Скільки часу потрібно на атестацію? Яка залежність між зміною навчального рейтингу й досягнень в LMS та зміною фактичних KPI працівників?
Як команда LMS Collaborator допомагає клієнтам перейти з іншої системи
На LMS Collaborator переходять, коли хочуть спростити доступ до системи для користувачів та інтегрувати LMS з іншими ІТ-системами компанії.
Нам не важливо, з якою операційною системою працюють співробітники, та якими браузерами вони користуються. Наша система працює однаково коректно на всіх пристроях. Ми (ред. команда LMS Collaborator) надаємо консультаційну підтримку клієнтам, допомагаємо їм вивчити систему та ефективно в ній працювати. В тому числі ми підтримуємо переїзд зі старої системи на нову: навчаємо та допомагаємо з перенесенням інформації, налаштувань та синхронізації, з автоматизацією процесів.
Про досвід заміни LMS одного з наших клієнтів опубліковано тут: Зміна платформи електронного навчання з Moodle на Collaborator. Досвід компанії мережа аптек “D.S.”
Плануєте змінити систему навчання та шукаєте альтернативу, яка зможе вирішити завдання вашого бізнесу? Спробуйте LMS Collaborator.
Залишайте свою заявку, отримайте безкоштовний демо-доступ до порталу та консультацію від наших менеджерів вже зараз.
Технічна частина переходу на нову LMS. Підводні камені, вимоги, які варто врахувати, та на що потрібно звернути увагу
Олександр Слубський — CTO&Co-Founder LMS Collaborator
Підводні камені, які можуть виникнути під час впровадження нової системи
Зазвичай, коли компанії до нас звертаються, питання, яке найбільше хвилює IT-спеціалістів – як буде відбуватись авторизація. І це неважливо чи вони переходять зі старої LMS, чи це їх перша система. Більшість великих та середніх компаній мають своє SSO (Single sign-on) – одну точку авторизації. Тому для них важливо, щоб LMS підтримувала такий механізм авторизації.
Сторінка входу LMS Collaborator
Друге питання – як будуть потрапляти в систему користувачі. Здебільшого компанії мають HRM системи, в яких ведеться облік співробітників. Тому важливо, щоб LMS підтримувала інтеграцію з такими системами для швидкого імпорту користувачів.
Також важливим є імпорт контенту. А саме, щоб навчальний контент без зайвих зусиль можна було вивантажити зі старої LMS та імпортувати в іншу. Це можливо, якщо контент зберігається в форматі SCORM, який можна вивантажити архівом або у відео. Для інших форматів необхідно писати окремий код, який дозволить автоматично все перенести або ж робити перенесення вручну.
Інколи виникає запит на перенесення результатів тестів та атестацій. Це майже неможливо, тому що система тестів в кожній LMS індивідуальна, і вона ніяк не стандартизується. В такому випадку ми радимо вивантажувати набрані рейтинги користувачів з попередньої LMS або HRM-системи та імпортувати їх в нашу LMS, щоб зберегти результати.
Технічні вимоги, яким повинна відповідати LMS
В організації IT процесів – це SLA (Service-level agreement – угода про рівень послуг), документ, який описує параметри роботи системи. Наприклад, в банкінгу SLA є дуже високим. Для систем дистанційного навчання цей показник є нижчим, але якщо LMS перестане працювати – це може бути критично для компанії. Часто система навчання об’єднана з корпоративним порталом компанії, і якщо цей портал не працює – це проблематично.
Також LMS повинна відповідати стандартним вимогам безпеки, операційній системі, сервера, браузера і т.д..
Що варто врахувати?
При переході на нову платформу для навчання варто звернути увагу чи є вона хмарною та які SLA зобов’язується надати провайдер. Також важлива локація дата-центрів та сертифікація провайдера. Технологія, на якій розроблена LMS не відіграє великої ролі. Більш важливо, як часто систему оновлюють, підтримують та слідкують за нею.
Коли компанія купує LMS Collaborator, вона одразу отримує доступ до порталу. Після цього технічний відділ компанії налаштовує авторизацію, створює навчальний контент та імпортує користувачів. Ми радимо робити перехід на невеликих фокус-групах, щоб протестувати всі можливі функції.
Особливості переходу на нову LMS з боку користувача та адміністратора порталу. Критерії вибору LMS, тестування та підготовка
Вікторія Балачук — Head of Customer Success, Product Owner LMS Collaborator
На які критерії варто звернути увагу при виборі LMS
Зазвичай компанії задумуються про зміну LMS, якщо система не може вирішити поставлені перед нею задачі. Тому при виборі нової системи радимо звернути увагу, чи зможе LMS розв’язати ті завдання, з якими не могла впоратись попередня. Чи є вона швидшою, чи має більш зрозумілий інтерфейс та функції, яких не було в попередній системі.
Для того, щоб нова LMS відповідала вимогам компанії якнайдовше, важливо дивитись на перспективу. За можливості спрогнозувати, які задачі чи процеси потрібно буде впроваджувати на основі LMS у наступні декілька років. Наприклад, ситуація наступна: зараз в компанії впроваджено навчання та атестація, але надалі планується проведення оцінки по компетенціях. Відповідно потрібно враховувати потребу у функціоналі роботи з компетенціями. Чи можна буде ці додаткові задачі реалізувати за допомогою нової системи? Як нова LMS зможе масштабуватись під їх вирішення?
Обов’язково варто врахувати можливості інтеграції й те, як нова система може вбудовуватись в інфраструктуру сервісів, які вже працюють в компанії. Наприклад, кадрові системи, які передають дані про користувачів, системи, в яких збираються дані та аналітика по співробітниках, KPI і т.д.. Як системи зможуть обмінюватись даними? Важливим є техпідтримка системи. Наскільки вона є якісною та оперативною.
Особливості тестування системи
Розробка плану для тестування системи дозволяє значно скоротити час на тестування. Зробіть перелік важливих функцій або можливостей у вигляді чек-листа. Під час тестування користуйтесь ним, позначаючи відповідність функцій вимогам. Тестування може тривати декілька днів, тижнів або місяців. Це залежить від поставлених задач. Якщо основна задача LMS – автоматизувати навчання, тестуйте функції саме автоматизації. Якщо завдання – об’єднати навчальний портал разом з корпоративним, зосередьтесь на тестуванні функцій навчання та корпоративного порталу.
Найкраще проводити тестування на невеликій фокус-групі: призначити їм коротке навчання, тест чи курс. Це допоможе проаналізувати систему з боку адміністратора та отримати зворотний зв’язок від кінцевого користувача.
Не радимо перекладати задачу тестування на одну людину. Якщо планується, що адміністраторами системи будуть представники різних відділів, необхідно, щоб кожен з них протестував функціонал, з яким вони безпосередньо будуть працювати.
Оскільки функціонал LMS систем доволі широкий, за період тестування складно перевірити та оцінити всі її функції. В першу чергу, аналізуйте головне і заохочуйте до тестування безпосередньо тих, хто буде залучений в процес навчання.
Труднощі, які виникають при переході з однієї системи на іншу
Найперше – це досвід клієнта, причому це стосується всіх ролей, як звичайних користувачів, так і адміністратора. Якщо людина звикає працювати в одному середовищі та переходить в інше, то може відчувати дискомфорт. В будь-якій новій програмі працювати незвично, потрібно вчитись, незалежно від того наскільки нова система є швидкою, зручною та сучасною. Цей дискомфорт необхідно зменшити, наскільки це можливо. В цьому допоможуть: створення навчальних курсів, інструкцій довідок по роботі з системою для користувачів, а також активна комунікація з техпідтримкою для адміністраторів.
Приклад навчальних завдань по роботі з системою призначених користувачеві
Поради для компаній, що планують змінити систему навчання
Якщо компанія вирішила змінити LMS, потрібно прописати розгорнутий план переходу на нову платформу, у якому врахувати всі процеси від налагодження інфраструктури до розсилок користувачам про оновлення. Важливо для кожного пункту зафіксувати дедлайни та відповідального.
Основні кроки:
1. Перенесення даних.
Не завжди можна автоматизувати процес перенесення даних. Тому перед тим, як його запланувати, варто оцінити обсяг робити. Перенесення варто робити поступово, починаючи з найважливіших матеріалів.
2. Налаштування інтеграцій.
Налаштування всіх інтеграцій з сервісами, які потрібні для роботи: інтеграції з кадровими системами, месенджерами, вебінарами, аналітичними системами і т.д.
3. Оформлення порталу.
Налаштування порталу відповідно до корпоративного стилю та брендбуку.
4. Налаштування процесу авторизації.
Використання технології SSO допоможе спростити авторизацію користувачів в системі.
5. Організація підтримки.
Залишіть на сторінці входу в портал, або на головній сторінці контакти та канали зв’язку, куди співробітники зможуть звернутися по допомогу, якщо в них виникнуть питання по роботі з системою.
6. Підготовка користувачів.
Перед стартом роботи нового порталу підготуйте до цього всіх співробітників. Переконайтесь, що всі знають свої облікові записи, отримали інструкції щодо входу в нову систему та роботу з нею.
Висновок
Колеги, ми як ніхто розуміємо, що переїзд/заміна на нову LMS задача не з легких. Наші експерти у матеріалі виокремили найголовніші моменти, але, звісно, кожен випадок – індивідуальний. Тож пам’ятаємо про “основи”, а далі на відділ навчання разом з командою технічної підтримки LMS чекає важлива співпраця – переїзд, налаштування та запуск.
- Розробка детального плану міграції допоможе полегшити процес переходу на нову LMS. Успішний план повинен складатись з таких ключових кроків: перенесення навчального контенту, налаштувань, інтеграцій та синхронізація користувачів.
- Імпорт користувачів та контенту – це основна проблема, з якою стикаються компанії при міграції на нову LMS. Підтримка інтеграції LMS з HRM системи допоможе пришвидшити імпорт користувачів. А створення навчального контенту в форматі SCORM полегшить його перенесення в нову систему.
- При переході на нову платформу для навчання зверніть увагу на те, чи є вона хмарною, які SLA зобов’язується надати провайдер та чи є в нього сертифікація. Також важливим критерієм є регулярні оновлення та технічна підтримка.
- Обираючи нову систему, враховуйте перспективу – чи зможе дана LMS вирішувати додаткові задачі бізнесу та за потребою масштабуватись під глобальніші завдання.
- Розробка плану тестування у вигляді чек-листа скоротить час на тестування системи. Тестуйте на невеликих фокус-групах, щоб проаналізувати систему з боку адміністратора та отримати зворотний зв’язок від кінцевого користувача.
- Щоб полегшити перший досвід користування LMS, підготуйте навчальні курси та інструкції. Також важливо звертатись до техпідтримки.
Якщо у вас залишилися питання чи ви хочете проконсультуватись щодо міграції, залишайте заявку на тестовий період.
Спеціалісти LMS Collaborator допоможуть та підтримають ваш переїзд зі старої системи: перенесення інформації, налаштувань та синхронізації.
Залишайте заявку та переконайтесь в цьому на практиці.
