Keep calm and communicate with employees. Чому важливо підтримувати комунікацію під час війни і як це робити в дистанційному форматі
Підтримка комунікації з командою – одне з першочергових завдань бізнесу. Без правильно поставленої комунікації знижується ефективність усіх бізнес-процесів, втрачаються орієнтири та командний зв’язок. Тому важливо розвивати міцну систему комунікацій, яка під час кризових ситуацій дозволить оперативно виявляти і вирішувати проблеми, транслювати цілі команди та швидко приймати рішення.
Як налагодити комунікації в колективі, про що важливо розповідати в кризових ситуаціях та які інструменти для цього можна використовувати? Про це та інше в нашому матеріалі.
Тактика комунікації або про що важливо розповісти співробітникам під час кризової ситуації
Під час кризової ситуації важливо дати відповіді на питання, які найбільше хвилюють співробітників. А саме:
- Що сталось та як це вплинуло на роботу компанії?
- Наскільки компанія готова до нових умов?
- Як компанія буде працювати в нових умовах?
- Що варто очікувати співробітникам?
- Який план дій на випадок розгортання найгіршого сценарію?
Чому це важливо?
Відсутність комунікації викличе у співробітників паніку. Це призведе до того, що вони почнуть самостійно аналізувати ситуацію та шукати пояснення. У пошуку інформації співробітники будуть аналізувати всі останні події з життя компанії та навколишнього оточення. Звертатись до таких джерел інформації, як новини, плітки, поведінка конкурентів і колег, фінансові показники компанії та інше.
Ймовірно, що співробітникам не вдасться раціонально зіставити отриману інформацію, щоб зробити правильні висновки. Оскільки вони не будуть знати, яку саме інформацію варто використовувати, чи не є вона фейковою та з якими факторами її варто порівнювати. Вчасна комунікація допоможе запобігти виникненню паніки у колективі, показати орієнтири подальших дій та налаштувати робочий процес під нові реалії.
Методи комунікації зі співробітниками
1. Новини та оголошення на навчальному порталі
Головна перевага такого виду комунікації – його універсальність та велике охоплення аудиторії. Оскільки, перше, що бачать користувачі, коли заходять на навчальний портал – це головна сторінка з новинами та оголошеннями.
Новини та оголошення – ідеальний спосіб інформування співробітників про важливі нововведення в компанії чи зміни в роботі. Особливо, це актуально під час кризових ситуацій, коли так важливо залишатись на зв’язку з колективом. Крім цього цей формат комунікації підійде для висвітлення важливих корпоративних подій, публікації корисних порад та рекомендацій або відповідей на актуальні проблеми-питання.
2. Регулярні онлайн-зустрічі
Під час кризових ситуацій не завжди є можливість зустрітись зі співробітниками особисто. Щоб зберегти комунікацію, звичні офлайн зустрічі варто перенести в формат онлайн та обов’язково заплан меншою ймовірністю відволікатимуть його питаннями.
Перед проведенням таких зустрічей варто продумати список пунктів, які ви хотіли б обговорити з колективом. Попросіть співробітників зробити те ж саме. Це допоможе краще підготуватися до зустрічі та продуктивніше її провести.
Крім робочих онлайн-мітингів радимо також проводити регулярні неформальні зустрічі. Особливо під час кризових ситуацій, коли співробітникам потрібна підтримка. Це допоможе зменшити рівень напруги в колективі та зміцнити командний дух: показати, що все добре, ми з цим впораємось.
3. Корпоративні месенджери та чати
Корпоративний месенджер поєднує всі внутрішні та зовнішні комунікації в одному просторі, що допомагає підтримувати спілкування між співробітниками, а також зв’язок із клієнтами, підрядниками та партнерами. За допомогою корпоративного месенджера співробітники не будуть втрачатувати їх у календарі. Коли співробітники знатимуть, що у них є нарада з керівником, то зи офісні чати серед особистих. Вся важлива інформація та документація, яку вони пересилатимуть, буде знаходитись в одному місці.
Корпоративні месенджери підійдуть як для оперативного інформування співробітників, так і для обміну повідомленнями у режимі реального часу. На порталі LMS Collaborator теж є свій корпоративний чат для спілкування зі співробітниками та колегами. У чаті LMS Collaborator можна прикріплювати файли до повідомлень, створювати групові та персональні чати, а також налаштовувати оповіщення про нові повідомлення.
4. Опитування для збору зворотного зв’язку
Відсутність зворотного зв’язку призводить до хаосу. З’являються невирішені завдання, виникають конфлікти, а працівники не розуміють у якому напрямку їм потрібно рухатись. Під час кризової ситуації важливо розуміти рівень паніки та збентеження ваших співробітників. Дізнатись їх думку стосовно ситуації, а також можливий план дій.
Опитування – найзручніший спосіб збору зворотного зв’язку. В LMS Collaborator ви можете використовувати декілька форматів питань. Зокрема питання з відкритою відповіддю, завдяки яким можна отримати більш розгорнуту думку. Для збереження конфіденційності опитування можна провести анонімно. Співробітники не будуть хвилюватись за можливу негативну реакцію з боку керівництва чи колег та будуть відповідати чесно.
Також за допомогою опитувань можна дізнатись чи розуміють співробітники ситуацію, яка відбулась, чи потрібне їм додаткове інформування, яка інформація для них зараз необхідна і т.д.
5. База знань
Під час критичної ситуації співробітники можуть відчувати апатію та розгубленість, не знаючи, що робити далі. Для таких випадків буде доцільним підготувати різноманітні пам’ятки та інструкції, як потрібно діяти в тій чи іншій ситуації. Таку інформацію потрібно тримати у відкритому доступі, щоб в разі потреби, співробітник міг до неї звернутись та відшукати те, що його цікавить. Найкращим рішенням буде додати такі матеріали у Базу знань та розподілити їх за категоріями. Це допоможе пришвидшити пошук потрібної інформації.
В Базі знань LMS Collaborator матеріали можна структурувати за різними категоріями та налаштувати рівні доступу: обмежувати доступ для працівників різних посад і відділів. Це допомагає не плутатися в процесі пошуку: співробітникам буде доступна тільки інформація, яка стосується їх напрямку роботи. Шукати матеріали в Базі знань можна за ключовими словами – у назві та описі ресурсу. Також, можна використовувати тег #. Він допомагає збільшити швидкість пошуку необхідної інформації та додаткових ресурсів, пов’язаних із запитом.
Читайте також: Корпоративна База знань: особливості та приклади використання
Висновок
- Будьте конкретні та чесні. Говоріть про складні моменти без прикрашання: розуміючи реальний стан справ, співробітники можуть запланувати свої подальші кроки.
- Максимально деталізуйте план дій за можливих сценаріїв розвитку подій – оптимістичних і не дуже.
- Плануйте дату та час проведення онлайн-зустрічей. Перед проведенням нарад підготуйте список пунктів, які ви хочете обговорити з колективом.
- Спілкуйтесь зі співробітниками регулярно. Використовуйте декілька каналів комунікації. Якщо у компанії вже є загальноприйняті канали комунікації, продовжуйте доносити інформацію через них.
- Підготуйте різноманітні пам’ятки та інструкції, як потрібно діяти в тій чи іншій ситуації. Додайте їх у Базу знань та розподіліть за категоріями. Це допоможе пришвидшити пошук потрібної інформації.
- Використовуйте опитування для збору зворотного зв’язку. Це допоможе виявити рівень збентеження ваших співробітників, дізнатись їх думку стосовно ситуації та подальші плани.
