Корпоративна База знань: особливості та приклади використання
Легкий доступ працівників до корпоративних знань і навчальних матеріалів (не тільки під час проходження курсів) – основа успішної e-learning стратегії. Компанії мають регламенти, правила, інструкції – інформацію, яку повинен знати кожен співробітник. І не завжди вивчене залишається в пам’яті: іноді навіть важливе можна забути. Що ж робити?
Перепитувати у колег – значить відривати їх від роботи, а займатись пошуком відповіді в інтернеті – довго і не завжди результативно. Хорошим рішенням буде створити електронну бібліотеку – онлайн Базу знань компанії. Куди можна перенести всю необхідну інформацію, яка постійно буде “під рукою”.
Переваги наявності Бази знань:
- Допомагає зібрати всю необхідну інформацію в одному місці, створити сховище знань.
- Підвищує ефективність клієнтської підтримки. Ви можете завантажити матеріали, які знадобляться працівникам при спілкуванні з клієнтами: чек-листи, скрипти, інструкції, приклади документів, звітів, договорів і т.д..
- Сортування та структурування матеріалів за певними категоріями. Зручно відсортований матеріал допоможе скоротити час на пошук потрібної інформації, коли необхідно щось знайти та прочитати “прямо зараз”. Ніхто нікого не відволікає. Всі знають, що і де взяти, не ставлячи зайвих питань.
- Підтримка знань: після проходження навчального курсу працівник завжди може повернутися в Базу знань і повторити вивчене.
- Хороший інструмент для поширення інформації про зміни в компанії. Які разом з часто вживаними запитаннями можна задокументувати та завантажити в каталог Бази знань.
- Збереження цінних даних в хмарі. Нічого не загубиться в лабіринтах тек, дисків та документів. Не зникне через зламання робочого комп’ютера.
В LMS Collaborator весь матеріал, завантажений на портал, автоматично потрапляє в Базу знань. Це можуть бути різні види ресурсів: посилання, pdf-файли, документи формату word, excel, epub, опубліковані на порталі новини, теми та сторінки Wiki. Матеріали можна структурувати за різними категоріями та налаштувати рівні доступу – обмежувати доступ для працівників різних посад і відділів. Це допоможе користувачам не плутатися в процесі пошуку: вони будуть бачити тільки ту інформацію, яка стосується їх напрямку роботи.
Шукати матеріали в Базі знань можна за ключовими словами – у назві та описі ресурсу. Також, ви можете використовувати мітку-тег #. Призначення ресурсам мітки збільшує швидкість пошуку необхідної інформації та додаткових ресурсів, пов’язаних із запитом.
LMS Collaborator автоматично підраховує кількість звернень до категорій ресурсів і число переглядів окремих матеріалів Бази знань. Таким чином, можна відстежувати найбільш відвідувані категорії та ресурси. Бачити, які питання найбільше цікавлять співробітників. Відповідно до цих даних поповнювати матеріалами найпопулярніші розділи.
Звіт статистики формується у вигляді графіку категорій та списків ресурсів, які входять в обрані категорії. Ви можете відфільтрувати звіт по потрібному вам періоду і завантажити його в форматі таблиці Excel. Детальніше про звіти по Базі знань.
Створіть сховище знань та зберігайте всю важливу інформацію в одному місці. Залишайте свою заявку та протестуйте переваги Бази знань LMS Collaborator.
Приклади використання Бази знань в Collaborator:
1. База знань як корпоративна вікіпедія — ВіЯр
У Базу знань завантажуються не тільки навчальні матеріали, але також вся інформаційна база компанії. Всі завантажені на портал ресурси доступні для профільних груп співробітників. Онлайн-бібліотека, матеріали по корпоративній культурі, інструкції з процесів взаємодії в компанії, перелік сервісів та напрямків для розвитку – знаходяться у відкритому доступі для всіх співробітників. Деякі матеріали доступні за певними правилами – наприклад, окремим підрозділам.
Матеріали Бази знань доступні для працівників складу
Звіт за категоріями Бази знань “Віяр”
Ірина Підгорецькаа, експерт з розвитку та навчання
“База знань – це наша корпоративна Вікіпедія. Мета – зібрати в одному місці всі корпоративні знання у вигляді цікавого і зрозумілого контенту, який можна легко та швидко знайти. Формат ресурсів вибираємо в залежності від цільової аудиторії – текст з картинками, фото або відеоінструкції, інфографіка, презентації, чек-листи і т.д. Інформації дуже багато і вона взаємопов’язана між собою – тому ми активно використовуємо перехресні гіперпосилання і дерево питань.
У формування Бази знань ми залучаємо співробітників з різних підрозділів. Це наша мережа амбасадорів 🙂 Таким чином, Вікіпедія наповнюється актуальними та експертними знаннями “з перших вуст” практично по всіх категоріях одночасно.
Впевнена, що успішний старт наповнення і використання Бази знань залежить від того:
– наскільки точно ми розуміємо поточні потреби бізнесу в цілому та лінійних співробітників зокрема;
– як ми формуємо і вибудовуємо потоки знань від підрозділів компанії;
– як збудовано взаємодія з експертами (носіями знань);
– як налаштована комунікація всередині проєктної команди;
– наскільки ми відкриті та готові до зворотного зв’язку від користувачів Бази знань.
Найголовніше – слухати, чути і йти ЗА користувачами, по факту – ЗА нашими внутрішніми клієнтами.”
2. База знань, як бібліотека з розвитку співробітників – ДатаГруп
Розвиток soft skills для успішної роботи команди є невід’ємною частиною навчання в багатьох компаніях. В епоху диджиталізації та мультизадачності фахівцю потрібно постійно навчатися, щоб бути гнучким та компетентним. Одним з інструментів для розвитку soft skills в компанії “Датагруп” стала База знань – інформаційний простір, який доступний кожному співробітнику 24\7. База знань містить велику кількість матеріалів для розвитку: відео, книги, статті, записи вебінарів, актуальні відео TED, які допомагають співробітникам розвивати свої особистісні та професійні якості. Для зручності користувачів матеріали розділені на категорії, що дозволяє швидко отримувати доступ до необхідної інформації.
Кудесова Дарина, Провідний спеціаліст відділу навчання та розвитку персоналу
“Основна мета, яку ми переслідували при створенні нашої Бази знань, – це залучення співробітників. Ми не хотіли змушувати їх вчитися, для нас важливо було сформувати інтерес і дозволити співробітникам самим управляти процесом навчання “, – зазначає Дарина Кудесова, фахівець з дистанційного навчання” Датагруп “.
Оновлення матеріалів в Базі знань відбувається щотижня в певний день. Фахівці відділу навчання інформують користувачів про нові матеріали, використовуючи відразу декілька каналів комунікації.
“Регулярність виходу нових матеріалів, допомогла нам сформувати у співробітників звичку вчитися і дала можливість колегам планувати час для навчання.”
Вихід нових навчальних матеріалів завжди висвітлюється в новинній стрічці порталу
Інформаційний ресурс дозволяє аналізувати потреби користувачів. Так, за допомогою звіту по Базі знань можна легко дізнатися, які розділи користуються найбільшою популярністю серед співробітників.
“Нам, як фахівцям з навчання, такий звіт дозволяє в лічені хвилини зробити зріз інтересів по компанії в цілому. Завжди використовуємо цей інструмент будуючи плани на майбутнє. Це допомагає розвивати Базу Знань і “чути” потреби користувача. Так, наприклад, звернувши увагу, на те, що після виходу TED-відео на тему вивчення англійської, кількість переглядів категорії значно зросла, ми вирішили створити окремий розділ “Англійська просто” і не прогадали. Зараз матеріали в цьому розділі користуються великим попитом, і ми отримуємо позитивний зворотний зв’язок від наших колег. “
Звіт по ресурсах Бази знань “Датагруп”
База знань всередині дистанційного порталу навчання DataLab – це інструмент, який дозволив створити повноцінний простір для навчання та розвитку співробітників. В інтерфейсі реалізовані зручний пошук, базова звітність, доступ з будь-якого пристрою, а також можливість накопичувати необмежену кількість матеріалів.
“Ми завжди намагаємося поставити себе на місце користувача, створити свого роду” вау-ефект “- щоб було коротко, яскраво, цікаво. Ділимося інформацією, яка “зачепить”, але при цьому її засвоєння займе мінімум часу. Адже всі знають, що вчитися – це змінюватися в кращий бік, нехай навіть спочатку ці зміни не такі очевидні. Такий підхід, заснований на емпатії, підвищує рівень довіри й, відповідно, позитивно впливає на проходження обов’язкових курсів на порталі. База знань – рішення, яке допомагає нам непомітно і весело залучати співробітників до процесу навчання, утримувати аудиторію та об’єднувати команду! “
Організуйте вільний доступ до інформації 24/7 для співробітників за допомогою Бази знань LMS Collaborator.
Структуруйте матеріали за категоріями та налаштуйте рівні доступу, щоб полегшити пошук.Залишайте свою заявку та спробуйте переваги Бази знань LMS Collaborator вже зараз.
Читайте також:
