Автоматизація, масштабування, ефективність: як Kernel оптимізує професійне навчання своїх співробітників
Швидкі зміни в технологіях та бізнес-середовищі вимагають постійного оновлення знань та навичок.
Інвестиції у професійний розвиток співробітників є необхідним елементом успішного функціонування будь-якої компанії. Окрім цього налагодження навчання може стати ключем до швидкої адаптації, підвищення продуктивності та досягнення кращих результатів.
Компанія Kernel, один з лідерів агропромислового комплексу України, чудово це розуміє. Вони стали яскравим прикладом того, як впроваджувати передові підходи до навчання та розвитку персоналу.
Сергій Тименко, керівник відділу навчання та розвитку Kernel, розповів нам про те, як у компанії організовано професійне навчання співробітників виробництва, як зберігається та поширюється експертиза, і яку роль у цьому відіграє система управління навчанням (LMS).
Про компанію
Kernel – найбільший в Україні виробник та експортер зернових культур, лідер світового ринку соняшникової олії. Свою продукцію Kernel постачає до понад 70 країн. На сьогодні компанія нараховує 6 працюючих заводів та 28 власних елеваторів. Окрім реалізації продукції власного виробництва, Kernel також співпрацює з українськими фермерами, допомагаючи їм з експортом.
Зараз у компанії працює близько 11 000 співробітників.
Управляюча компанія Kernel налічує близько 900 співробітників бізнесу та офісу. Решта співробітників працюють на виробництві. З них 7500 співробітників залучені до навчання на Kernel HUB (ред: назва навчального порталу Kernel, створеного на базі LMS Collaborator). Це може бути проходження електронних курсів, перегляд відео, статей, книг, тестування, опитування тощо.
Адаптація співробітників
Однією із задач керівника та відділу навчання є скоротити період входження новачка в посаду до виходу на планову економічну продуктивність. Навчальний портал допоміг Kernel автоматизувати цей процес.
Коли новачок приходить в компанію, він отримує Welcome-лист з загальною інформацією про компанію. Також йому автоматично призначається обов’язкова навчальна програма. Вона складається з двох частин.
Перша частина – це загальні курси по компанії, такі як охорона праці, комплаєнс, корпоративний кодекс, робота в програмах тощо.
Після проходження першої частини, співробітник проходить професійну програму, яка включає вивчення потрібних hard skills.
Приклад адаптаційних програм Kernel
Наприклад, співробітники заводів після проходження першого блоку проходять курс по технології виробництва олії. А всій агрономічній службі агробізнесу, в якій працює 450 співробітників, після проходження загальної програми призначається курс по вирощуванню п’яти основних культур. З елеваторним бізнесом теж саме: 2000 співробітників проходять загальну програму, а потім – курс по технології зберігання.
Сергій Тименко – керівник відділу навчання та розвитку персоналу
«Наша задача покрити hard skills абсолютно всіх співробітників. Дуже важливо, що ми не робимо це вручну. У нас налаштована інтеграція LMS Collaborator з 1С, тому при прийомі співробітника на роботу, йому все призначається автоматично».
Організація професійного навчання
Один із елементів професійного навчання Kernel – зріз експертизи працівників для того, щоб визначити їх поточний рівень, виявити прогалини в знаннях. І вже на основі цих результатів сформувати програми навчання.
До прикладу, зараз на навчальному порталі проходить тестування механізаторів (ред: тракторист-машиніст сільськогосподарського виробництва). Це ті співробітники, які працюють безпосередньо в полях. Їх понад 1000 осіб і кожен з них тестується через Kernel HUB.
Програми професійного навчання Kernel можна розподілити на два рівні складності:
1 рівень – коли компанія заходить в стратегічно новий напрямок бізнесу, і необхідно співробітникам дати експертизу, якої на той момент у компанії немає.
Приклад: Декілька років тому компанія зайшла на абсолютно новий для неї ринок зеленої енергетики. На базі всіх заводів було побудовано теплоелектроцентралі, що працюють на спаленому лушпинні соняшника, яке є побічним продуктом виробництва компанії.
Співробітників, які знали б на старті, як це все працює, звісно не було. Тому, щоб організувати навчання, компанія шукала експертизу зовні. У цьому кейсі – це був комплекс заходів, коли Kernel співпрацювали з навчальним закладом для того, щоб навчати турбіністів. А також з Львівською Політехнікою для програми підвищення кваліфікації співробітників ТЕЦ.
2 рівень – коли необхідно дати співробітникам професійні знання для виконання роботи певного рівня та якості.
Приклад: У Kernel є свій певний стандарт виконання роботи і важливо, щоб всі співробітники його дотримувались. Щоб це реалізувати було визначено ключові виробничі позиції в компанії, які відповідають за технологію: Лінійний агроном, Провідний агроном, Головний агроном, Керівник механізованого загону, Інженер з організації ремонту та експлуатації. А також в заводах: Начальник зміни, Інженер-механік, Інженер-енергетик, Електрик тощо.
До цих позицій написані профілі посад. У них чітко зазначається, що людина має знати і вміти для виконання тієї роботи, яка описана в посадовій інструкції. Для кожного профілю розроблено тестові завдання для перевірки знань. Співробітники проходять їх на навчальному порталі раз на квартал або на рік, в залежності від категорії та напрямку бізнесу.
Приклад тестування співробітників
Після цього тести аналізуються на предмет знань і незнань. Якщо більш ніж 30% співробітників відповідають неправильно на якесь питання, воно автоматично зараховується до галузі масових незнань і обов’язково має бути включене до програми навчання. Зібравши ці запитання та класифікувавши їх по окремих темах, формується навчальна програма. Після її проходження знову відбувається цикл перевірки знань і формується нова програма розвитку.
Особливості організації виробничого навчання
Ціль навчального відділу Kernel: залучити до навчання якомога більшу кількість людей. В компанії проходять навчання керівники та спеціалісти – це люди, які мають свій обліковий запис в LMS. Окрім них є ще робітники, які цих облікових записів не мають, тому їх навчання потребує окремого особливого підходу.
Минуло року компанія проводила масштабний проєкт навчання «Re: Індустрія знань». Він охоплював 1000 співробітників заводів, зокрема такі спеціальності, як: апаратники, оператори та слюсарі. Оскільки це персонал, який працює у позмінному режимі та постійно зайнятий у виробничому процесі, офлайн формат навчання для них не підходив. Найефективнішим рішенням стало організувати навчання саме через LMS Collaborator. А щоб мінімально відволікати працівників від роботи, обрано формат мікронавчання.
Програма охоплювала близько 12 тем, пов’язаних з виробничою діяльністю: «гідратація», «грануляція», «рафінація», «екстракція», «приймання сировини», «відвантаження» тощо. У ролі контенту використовувалась серія коротких відео та тестів для перевірки знань.
Програма навчання співробітників виробництва Kernel
«Це був дуже цікавий та крутий досвід.
В нас налаштована система СМС сповіщень з навчального порталу Kernel HUB. Коли співробітнику без облікового запису призначається завдання, йому приходить сповіщення не на пошту, а на телефон через СМС. В процесі проходження навчання ми помітили, що в нас закінчилися кошти на розсилку цих СМС, але спадної динаміки в проходженні матеріалів не було. Хоч співробітники і не отримували сповіщення, вони самостійно заходили на портал та проходили своє навчання. Вони чітко знали, що кожну середу в них буде нове завдання на нову тематику. І це був один з індикаторів того, наскільки люди залучені в цей процес та наскільки він їм імпонує».
Програми навчання співробітників Kernel формуються в залежності від напрямку бізнесу. Особливість сфери агро – чітко виражена сезонність. Тому найзручніший час для залучення виробничого персоналу до навчання – зимовий період. Зазвичай навчання співробітників триває до березня та відбувається у онлайн форматі.
Цього року в навчанні брало участь понад 550 співробітників, включаючи інженерів всіх рівнів, провідних і лінійних агрономів. Це дуже великий масштабний проєкт, в якому беруть участь понад 40 спікерів. Кожен з них презентує окрему тему, яку вивчають працівники. Як правило, спікерами є представники провідних компаній, партнерів та виробників.
Що стосується виробничих активів, навчальний відділ залучає зовнішню експертизу. Зокрема, це можуть бути університети.
«Цього року ми разом з Одеським національним технологічним університетом проводили навчання по технологіях сушіння зерна для Департаменту зберігання. Також із Національним університетом харчових технологій по питаннях якості для нашої служби якості. Зараз технологічний університет завершує навчання контрольно-вимірювальних приладів і автоматики для наших слюсарів. В тих питаннях, де ми бачимо, що знання просідають ми також залучаємо представників виробництв, наших партнерів і постачальників».
Збереження та поширення експертизи
Ключовим етапом у формуванні навчання Kernel є пошук зовнішньої та внутрішньої експертизи. Наприклад, в компанії є ключовий спеціаліст, який може поділитися своїми знаннями з іншими. На основі знань спеціаліста вже розробляється навчальний курс.
«Для нас важливо зберігати та поширювати експертизу в компанії. Якщо ми відправляємо наших спеціалістів на навчання, наприклад в лабораторію, повернувшись із цього навчання у нас є задача працювати з цими людьми. Створити електронний курс і призначити його всім іншим. Це приклад того, коли реалізуються дві задачі – збереження і масштабування знань».
Компанія має багато внутрішньої експертизи, яка є дуже цінною і має бути масштабована. Тому кожного року навчальний відділ реалізовує великий проєкт по розробці професійних курсів. До прикладу, курс по технології виробництва олії чи по технології зберігання.
Зараз навчальний відділ займається розробкою курсу по напрямку логістики. Фахівці працюють з експертами, щоб зберегти в електронних курсах знання по тому, як працює цей бізнес-напрямок. Також в найближчих планах – презентувати курс по дивізіону комерційної діяльності та закупівль зернових олійних культур.
«Ми завжди оцінюємо задачу і ціль, яку ми ставимо перед цією задачею. В залежності від цього підбираємо інструменти. Якщо це великі проєкти, ми формуємо електронні курси. Інколи їх можна реалізовувати лонгрідом або записом короткого відео. Наприклад, у нас є процес оцінки персоналу компанії, який часто піддається змінам та оновленням. Для того, щоб швидше навчити співробітника, як працювати в цій програмі та показати зміни, ми записуємо короткий відеоролик і призначаємо всім учасникам процесу».
Одним з інструментів збереження знань в компанії є База знань. Не завжди потрібно розробляти електронний курс, можна зробити ресурс і розмістити його в Базі знань на навчальному порталі.
Хорошим прикладом є посібник агронома, який був написаний співробітниками компанії. Його було випущено в декількох різних варіаціях. Зокрема, він був виданий у друкованій формі. Також по ньому розробили чат-бота та додали цей посібник в Базу знань, де розділили його по різних розділах.
База знань Kernel
Якщо в компанії проводиться якесь внутрішнє навчання та записується вебінар, важливо дати доступ до нього всім співробітникам, які не змогли долучитися. Тому такий контент завжди розміщується в Базі знань Kernel HUB.
Не потрібно забувати і про актуальність ресурсів Бази знань. Раз на рік навчальний відділ компанії проводить аудит. Аналізують, які сторінки співробітники відвідують частіше та рідше. Оскільки постійно додається нова інформація, це допомагає оновлювати Базу знань, наповнюючи її тільки актуальними матеріалами.
Процес оновлення відбувається за рахунок експертів, які допомогли сформувати матеріал. В спеціалістів запитують наскільки він зараз актуальний і після цього приймається рішення чи зберігати його далі. Також за згоди експертів, які проводять зовнішнє навчання, його контент теж може розміщуватися в Базі знань.
Каталог навчання та програми для підтримки саморозвитку співробітників
У компанії є процес щорічного оцінювання діяльності, коли співробітник обирає компетенцію для розвитку на наступний рік. Одразу після проходження оцінки йому з Kernel HUB призначається програма, яку він має пройти протягом наступного звітного періоду. Вона складається з електронних курсів, книг, відео, статей та інших ресурсів.
Усі навчальні курси публікуються в Каталозі на Kernel HUB, де співробітники можуть самостійно їх собі призначити та пройти. В компанії є власна корпоративна модель компетенцій та hard skills, відповідно до яких і формується Каталог.
Коли співробітник заходить до Каталогу він може обрати собі матеріали, які відповідають компетенції для розвитку на поточний рік. Якщо йому не вистачає певних професійних знань, він може обрати відповідний курс по них.
Інколи матеріали можуть покривати декілька компетенцій одночасно. В такому випадку вони додаються в різні розділи для того, щоб співробітникам було зручно їх знайти.
Каталог навчання Kernel
Оцінка ефективності навчання
Для оцінки ефективності навчальний відділ Kernel впроваджує модель Кіркпатріка. Вона складається з 4 рівнів: оцінка реакції, навчання, поведінки та результатів.
Одразу після проведення навчання збирається зворотний зв’язок та вимірюється NPS (ред: Net Promoter Score, індекс задоволеності). Також перевіряються знання – як співробітник засвоїв отриману інформацію. У цьому допомагає проведення тестувань на Kernel HUB.
Приклад NPS опитування співробітників Kernel
В планах компанії впровадити III рівень моделі – оцінка зміни поведінки. Для цього будуть проводитись опитування співробітників та їх керівників на питання: чи використовуються знання, отримані після навчання в роботі.
IV рівень моделі Кіркпатріка – один із найскладніших. Він зосереджений на вимірюванні впливу навчання на бізнес-результати.
По програмах кадрового резерву, в яких учасники мають розробляти власні проєкти, визначається розмір інвестицій для їх реалізації та економічний ефект від них. Якщо ж такої прямої залежності немає, застосовуються інші методи. До прикладу, в Kernel є власний інститут внутрішніх тренерів, які проводять тренінги по soft skills та моделі компетенцій. Тут компанія може виміряти економію від залучення внутрішнього тренера замість зовнішнього. Теж саме стосується і дистанційного навчання.
«Зрозуміло, що навчання через LMS Collaborator значно дешевше. Ми знаємо вартість навчання онлайн та в очному форматі із залученням зовнішнього експерта. Ми це завжди рахуємо та показуємо ТОП-менеджменту для того, щоб оцінити результат. В нас також налаштовані вітрини даних та інтеграція LMS Collaborator з PowerBI. Ми завжди міряємо: кількість учасників навчання, проведених годин на навчанні, сукупно та окремо людини в розрізі року, а також динаміку з року в рік. Крім цього, аналізуємо популярність курсів, стаж співробітників, які більше навчаються, їх досвід, вік тощо. Всі розрізи максимально, які можна і є, ми відслідковуємо. Ми це робимо для того, щоб розуміти свого клієнта. Тому що, ми як відділ навчання – сервісна функція і маємо орієнтуватися на клієнтів. Розуміти їх, щоб будувати цей сервіс кращої якості».
Рецепт компанії Кернел
Зараз жодна з програм навчання в Kernel не відбувається без LMS Collaborator. Вона стала невід’ємною складовою культури компанії. За допомогою навчального порталу вдалось покращити багато ключових процесів:
- автоматизувати адаптацію новачків та скоротити їх період входження в посаду;
- організувати професійне навчання співробітників виробництва;
- реалізувати безліч масштабних проєктів навчання, зокрема «Re: індустрію знань»;
- зберігати та поширювати експертизу в компанії;
- підтримувати культуру саморозвитку;
- впровадити процес щорічного оцінювання діяльності.
«Мені здається досить дивним, коли компанії не інвестують в процес дистанційного навчання. Що я можу порекомендувати тим, хто замислюється робити чи не робити – не замислюйтесь, просто робіть. Тому що зараз настільки швидко рухається світ, що без дистанційного навчання ви не те, що не зможете залишатися на місці, ви просто будете відставати шаленими темпами, а про рух вперед взагалі можна забути. Навіть якщо у вас у компанії 100 співробітників, найшвидший доступ до них та шлях проведення навчання – це дистанційно. І не робити цього, на мій погляд, – якийсь абсурд».
