• Назад

    За минуту до старта: Наш опыт запуска LMS с нуля

    Дата публікації: 22.01.2019
    Перегляди

    Вибачте цей текст доступний тільки в “російська”.

    Здравствуйте, с вами снова Дмитрий Берлевич, СЕО компании Colibrus. Сегодня расскажем вам о нашем опыте подготовки LMS к использованию, заполнения его материалами и регистрации пользователей. Не обошлось и без косяков, но все по порядку.

    Что такое Colibrus и кто такой Дмитрий Берлевич мы рассказывали в анонсе.

    Идея создать свой учебный портал появилась еще в октябре 2017 года. У нас уже накопился достаточно массивный “архив” документов и полезных учебных материалов. Использование его уже не раз подталкивало к поиску удобных решений для наведения порядка в выдаче информации сотрудникам. Отсутствие понимания того, что сотрудники знают, а что нет – уже начало ощущаться как торможение и ошибки в разных бизнес-процессах.

    В начале 2018 у нас уже была своя eLearning-платформа. Но, пока портал был пустым, мы не спешили открывать к нему доступ. Был нужен “вау-эффект” первого посещения, чтоб сотрудники “влюбились” в портал с первого взгляда.
    Мы собрали команду запуска: наш HR, T&D и администратор будущего портала. Их ждал первый (и, наверное, один из самых главных) этап внедрения LMS в жизнь компании.
    blank

    С чего мы начали?

    Во-первых, настроили внешний вид. Еще на этапе тестирования и выбора LMS, демо-портал был подготовлен в наших корпоративных цветах, туда был загружен логотип. Оставалось сделать сам портал более привлекательным, и наш дизайнер занялся визуальным оформлением.

    В то же время администратор портала Ольга Моторна заполнила стартовую страницу портала приветственной информацией, последними новостями из жизни компании, блоками с навигацией по порталу, первыми объявлениями.
    blank

    Во-вторых, большую часть времени заняла подготовка материалов.

    Да, у нас были некоторые файлы с информацией, собранные за годы работы Colibrus, но добавлять их в таком “сыром” виде для изучения было бы просто нелепо.

    Наша T&D Светлана в паре с администратором Ольгой перебрали все, что было на Google Диске в папке “Учебные материалы”, выбрали несколько тем, по которым в первую очередь можно было собрать электронные курсы и перекроили некоторые файлы в презентации, видеоряды и короткие статьи.

    Это были курсы по технике продаж для торговых представителей и дистрибьюторов, технике безопасности на производстве и приветственные курсы для всех сотрудников.
    blank
    О, чуть не забыл. Для всех обязательных курсов мы настроили правила автоматизации. Т.е. сразу после регистрации пользователям сотрудникам назначались задания согласно их должности, а ознакомительный курс “Добро пожаловать в компанию” назначался всем.
    blank

    Третьим важным шагом была регистрация пользователей в системе.

    Мы начали налаживать процесс вместе с техподдержкой LMS Collaborator. Сначала выгружали из кадровой системы (у нас это 1С) файл с информацией о пользователях в заданном формате и импортировали его. После того как процесс трижды сработал без ошибок, мы его автоматизировали. Теперь обновление базы пользователей происходит у нас автоматически каждую среду в 9.00.
    Итого: перед официальным стартом у нас был готов полностью оформленный учебный портал. При открытии “Портала знаний Colibrus” сотрудник видел приветственное сообщение, инфоблок с быстрыми ссылками на основные модули (База Знаний, Каталог, Форум) и вкладку с последними новостями компании. В “Моих заданиях” ему уже был назначен краткий курс-инструкция по работе с порталом и курс “История компании”. Также наши админы добавили несколько электронных книг в Базу Знаний, которые могли бы на первое время “прикрыть” отсутствие учебных ресурсов по определенным темам. Было запланировано каждую неделю пополнять электронную библиотеку и оповещать о книжных новинках всех сотрудников.

    Следующий шаг – оповещение сотрудников о старте платформы.

    Новизна всегда пугает людей, поэтому были опасения, что сотрудники негативно отнесутся к новому проекту.
    Команда портала подготовила целую “рекламную” кампанию. За месяц до запланированного старта мы начали делать информационные email-рассылки – все сотрудники получили письма о запуске портала знаний Colibrus. Задачей рассылок было донести цель внедрения LMS в нашу компанию, анонсировать все его преимущества и “плюшки”. За день до старта работники получили первые инструкции, а также уведомление о регистрации в системе.
    blank
    Самая “информативная” роль была отведена руководителям отделений и департаментов, мотивирующих своих подчиненных к обучению. Некоторые из них подошли к процессу творчески, развесив в офисах яркие листовки и плакаты – которые мы им тоже заранее подготовили и предложили.

    Важно на этом этапе, как и в маркетинге в целом, объяснить своим сотрудникам всю пользу от процесса обучения. Наши главные аргументы – повышение квалификации (соответственно, и зарплаты), возможность смены должности или переход на ступеньку “повыше”.
    blank
    И вот, мы открыли наш портал и запустили пользователей.

    В первые две недели сотрудники штурмовали платформу, изучая её вдоль и поперек, активно знакомились с представленными курсами и даже поглядывали на Форум и Базу Знаний. Удивительно даже для нас, но за этот период из 580 работников знакомиться с системой зашло около 300.

    Но что-то шло не так.

    HR-отдел начал жаловаться на лавину одинаковых вопросов, решение которых не входит в их компетенцию. Обработка простейшего запроса затягивалась на недопустимо длительное время, ведь пока сотрудник спросит у своего руководителя, а тот – у HR, HR займется поиском ответа, и обучение этого сотрудника приостановится. При этом для ответов на подобные вопросы был назначен отдельный человек – администратор Оля.

    Команда начала искать причину того, что сотрудники не могут связаться с ней. Все оказалось довольно просто и смешно – администратор спешила с заполнением портала и совсем забыла указать свои контакты.

    “Разбор полетов”:

    • перед запуском своего портала не забудьте проверить все контакты и кнопки, которые помогут в работе вашим пользователям;
    • внутренний маркетинг – неотъемлемая часть запуска платформы;
    • позаботьтесь о минимальном количестве курсов в системе. Пусть это будут элементарные правила безопасности или история компании, т.е. те материалы, которые у вас уже есть;
    • да, портал должен выглядеть ярко и привлекательно. Не превращайте его в серые школьные кабинеты;
    • не понимаете, как зарегистрировать новых пользователей в системе? Обратитесь в техподдержку.

    P.S. Все персонажи вымышлены, любое совпадение с реально живущими или жившими людьми случайно.

    Приглашаем вас посетить наши странички в соцсетях.
    Там вы найдете множество советов и фишек корпоративного обучения, которые не вошли в блог:
    blank
    root
    Content Manager LMS Collaborator
    Всі записи автора
    Комментарии
    Мы будем рады, если вы поделитесь с нами своим опытом использования геймификации в обучении.

    Спробуйте систему в дії
    Ніщо не замінює практичний досвід. Випробуйте зараз LMS Collaborator для вирішення своїх завдань безкоштовно
    Замовити демо
    Або телефонуйте нашому менеджеру
    +38(067)217-0440