За еLearning будущее корпоративного обучения, но все же, это не панацея в обучении персонала. Если из обучения исключить личную работу с людьми, оно не дает необходимого результата. Поэтому, обойтись без очных занятий сложно. В нашей в системе Collaborator теперь можно скомбинировать очные занятия с eLearning. Т.е. можно организовать смешанное обучение (blended learning)
Эту функцию мы добавили по запросам наших пользователей и клиентов. Для организации очных занятий и совмещения их с дистанционными на одной веб-площадке потребовалось учесть несколько моментов:
- занятия могут назначаться новичкам (вводное обучение) или текущим сотрудникам (регулярное обучение). Есть отличия в организации таких занятий и режимах их проведения. В первом случае всех новичков обучают группами, а во втором могут работать как с группой так и с каждым индивидуально;
- должна быть возможность в любой момент к занятию добавить нового человека или снять назначение с какого-нибудь участника. Это применимо и к групповому и к индивидуальному занятию (конечно, его после добавления нового человека правильнее называть «групповым», но сути это не меняет);
- есть занятия на которые сотрудники могут сами подавать заявки на участие (конференции, семинары, мастер-классы и прочее обучение вне стен компании);
- каждый сотрудник хочет видеть свой индивидуальный план обучения по занятиям.
Реализовать эти запросы, а также автоматизировать контроль посещения мероприятий и оценить результат такого обучения помогут новые функции обновленного Collaborator.
Такие мероприятия могут быть как отдельными Заданиями, так и частью Курса или Программы обучения. В версии Collaborator 1.26.0 пока будут реализованы очные занятия вне курсов и вне учебных программ.
Вот несколько примеров того, что можно будет сделать с помощью этой функции в Collaborator 1.26.0.
Пример 1. Семинар в консалтинговом центре.
Задача:
Нужно чтобы сотрудники могли найти на портале информацию про семинар, подать на него заявку и, если заявка будет принята, то могли отметить свое участие в семинаре.
Решение:
- Создаем описание очного мероприятия — семинара. Указываем место и время его проведения, даем информацию про ведущего, обязательно указываем какую пользу этот семинар может дать сотруднику.
- С этим контентом создаем Задание типа «очное занятие».
- Размещаем его в Каталоге на выбор пользователей в режиме подачи заявки.
- Оповещаем про возможность участия в семинаре наших сотрудников (можно использовать инструмент «Объявлений») и про то, что заявки принимаются до такой-то даты. Ссылка в объявлении приведет к описанию семинара, которое размещено в Каталоге учебного портала. Там сотрудники смогут подать на него заявку.
- Собираем заявки. Одобряем заявки тех, кого будем отправлять на семинар, и отклоняем заявки других.
- У каждого одобренного сотрудника в разделе портала «Мои задания» появится новое Задание с семинаром. Про это задание участникам будут автоматически отправляться напоминания за 3 дня, за 1 день и за 3 часа до начала очного занятия.
- Отправляем сотрудников на семинар и просим во время семинара или после него зайти в задание с этим «очным занятием» семинара и отметить свое участие — выставить себе оценку по семинару 100%. В комментариях по Заданию можем прочитать отзывы сотрудников о мероприятии.
- В отчете по Заданию видим статус выполнения задания по каждому участнику.
Пример 2. Обязательный тренинг
Задача:
Будет проведен обязательный практический тренинг для группы сотрудников. Ведущий тренинга по итогам обучения выставляет каждому участнику оценку. Нужно сообщить сотрудникам про их назначение на тренинг и выдать им файлами все необходимые для тренинга материалы.
Решение:
- Создаем описание очного мероприятия — тренинга. Указываем место и время его проведения, даем информацию про ведущего, обязательно указываем для чего этот тренинг нужен сотруднику и компании, прикрепляем к описанию файлы материалов для участников.
- С этим контентом создаем Задание типа «очное занятие» с режимом назначения «вручную».
- Назначаем на Задание группу сотрудников.
- У каждого сотрудника в разделе портала «Мои задания» появится новое Задание с тренингом. Про это задание участникам будут автоматически отправляться уведомления за 3 дня, за 1 день и за 3 часа до начала очного занятия.
- Ведущий занятия выставляет оценки участникам во время тренинга или после него.
- Участники могут оставить свой отзыв, задать вопросы ведущему и другим участникам, ответить на эти вопросы в комментариях по Заданию.
- В отчете по Заданию получаем статус и результат по каждому назначенному сотруднику.
Очные занятия в Collaborator создаются и работают по тем же принципам, что и остальные учебные мероприятия:
- создается информационный Ресурс — контент учебного задания,
- создается Задание в которое вкладывается созданный Ресурс,
- Задание назначается Пользователям,
- Пользователи его выполняют,
- Администратор смотрит отчеты по результатам выполнения и принимает решения.
Теперь немного подробнее про то, как они реализованы, какие есть возможности и как ими пользоваться.
1.1 Новый тип контент-ресурса «Очное занятие».
Для очных занятий добавлен специальный ресурс который содержит описание очного мероприятия (тренинга, конференции, семинара и т.д.) и состоит из таких частей:
- Название — обязательный параметр;
- Описание — кратко про содержание занятия, необязательный параметр, но полезен для поиска;
- Метки — можно установить несколько тегов, по которым будет выполняться поиск этого ресурса;
- Анонс занятия — обязательный параметр, представляет собой HTML-текст, можно использовать шаблоны форматирования, вставку ссылок, картинок и медиа-файлов;
- Прикрепленные файлы — допустимы различные форматы (jpg, png, jpeg, bmp, gif, svg, xls, xlsx, doc, docx, zip, rar, 7z, pdf, epub, swf, ppt, pptx, pps, ppsx, potx). Так участникам занятия можно передать материалы, необходимые для подготовки к занятию или для участия в нем.
Вот пример того как может выглядеть такой ресурс с описанием занятия тренинга:
1.2. Учебное задание.
В Collaborator для создания очного занятия необходимо создать «Учебное задание» и в него вложить подготовленный контент «Очное занятие». Информация из контент-ресурса (название и описание занятия) будет автоматически перенесено в Задание.
Задание типа «Очное занятие» требует указать такие параметры:
- Место — можно вписать любой текст;
- Дата проведения — из календаря можно выбрать один день или несколько;
- Время начала и завершения занятия;
- Порог прохождения задания (в %) — с ним будет сравниваться результат пользователя по заданию чтобы определить успешно оно выполнено или провалено.
Можно применить опцию «Не закрывать доступ по истечении срока», тогда оценку по занятию можно будет выставить и изменить не только во время занятия, но и после.
Опция «Оценка за задание» определяет кто будет выставлять оценку — ведущий занятия или сам участник. 
«Режим назначения» работает так же как и для других типов Учебных заданий. “Назначается вручную” требует от Администратора портала явного указания тех пользователей, которым будет назначено занятие.
“Свободный доступ через Каталог” помещает задание в Каталог. Тогда пользователи назначаются на задание самостоятельно, когда найдут его в Каталоге портала и нажмут кнопку “Начать”.
“Подача заявки через Каталог” также помещает задание на выбор пользователям, но они получат к нему доступ только после одобрения Администратором портала. Подробно про общие возможности настройки заданий можете прочитать тут: http://wiki.collaborator.com.ua/wiki/Создание заданий
1.3. Участники и Ведущие
Участников очного занятия, как обычно в Collaborator, определяет Администратор. Можно настроить, чтобы пользователи портала могли найти это занятие в Каталоге и подать заявку на него (тогда ждем ее одобрения) или подписаться (тогда сразу получаем к нему доступ). Администратор просматривает заявки и одобряет участников. Назначить такое задание с очным занятием можно как индивидуально, так и группе людей.
Кто обычный участник, а кто ведущий определяется Администратором при назначении пользователей на задания. Ведущим можно назначить любого из списка участников «Очного занятия». Это работает аналогично назначению на вебинары.
У Ведущего есть право выставлять оценки участникам и просматривать отчет по заданию.
1.4. Запланированные задания.
На странице «Мои задания» добавлен еще один фильтр – «Запланировано».Туда попадут те задания, дата выполнения которых еще не наступила.
Пока Задание запланировано, его можно открыть для просмотра, но оценка по нему выставляться не будет.
Когда наступает день начала Задания с «Очным занятием» это Задание будет перемещено из фильтра «Запланировано» в «Новые».
1.5. Напоминания
Напоминания про начало задания с «Очным занятием» отправляются автоматически (аналогично напоминаниям по вебинарам):
- за 3 дня до начала;
- за 1 день до начала;
- за 3 часа до начала.
Они содержат название Задания, дату проведения и ссылку на страницу с его описанием.
1.6. Как выглядит Задание и оценка результатов
Открытие задания с Очным занятием покажет страницу с описанием занятия, указанием места, даты и времени его проведения.
Оценку за очное занятие можно выставить только с момента начала задания (даты/времени начала). До этого поле выставление оценки не доступно.
В случае «Самооценки» каждый пользователь самостоятельно устанавливает себе оценку на той-же странице, где показывается описание задания.
И Ведущий и Пользователь при «Самооценке» могут в любой момент изменить оценку.
Ведущий может изменить оценку всегда — даже при опции «Самооценка».
По аналогии с Практикумами, Ведущий может открыть отчет по заданию с очным занятием по ссылке со страницы “Мои занятия” и редактировать в нем оценки.
1.7. Отчет по Очным занятиям
Отчет по одному выбранному занятию показывает результат по всем его участникам по аналогии с вебинарами. Такой отчет играет роль ведомости по занятию — в нем можно выставить оценку.
Отчет кроме оценки показывает и статус выполнения задания:
- “не начато” — говорит о том, что пользователь ни разу не открывал страницу задания;
- “начато” — означает, что пользователь хотя бы раз открыл страницу задания и видел описание Очного занятия;
- “выполнено” — статус появляется тогда, когда оценка, которая выставлена пользователю, превышает порог успешности Задания;
- “провалено” — полученная оценка ниже заданного порога успешности.
Чтобы увидеть общее состояние по всем очным занятиям надо построить Сводный отчет по ним. Отбираем пользователей, которые нас интересуют, отбираем очные занятия, которые надо проконтролировать.
Результат Сводного отчета можно экспортировать в MS Excel.
Каждый месяц в нашей системе Collaborator появляется все больше новых функций, которые расширяют возможности для комфортного и эффективного обучение персонала. Реализованная функция «Очные занятия» — это еще один шаг навстречу к пожеланиям наших пользователей и клиентов. Теперь, даже такую, противоположную еLearning часть корпоративного обучения, как очные мероприятия, можно удобно и просто организовать и проконтролировать с помощью Collaborator 1.26.0.
Свяжитесь с нами, и Ваши идеи для еще более комфортного обучения также будут реализованы в Collaborator.
