Дистанционный онбординг: как правильно построить стратегию
Sorry, this entry is only available in RU.
Онбординг — одна из сложнейших задач удаленки. Из-за нехватки коммуникации и эмоционального контакта новые сотрудники адаптируются сложнее. Они чувствуют себя изолированными от команды. И это только часть проблем дистанционного онбординга. Мы расскажем, как их избежать и построить эффективную стратегию максимально просто.
Стратегии по организации дистанционного онбординга
-
Сделайте Welcome book
Справочник для сотрудников, в котором будет информация про компанию и организацию рабочего процесса. Например, структура компании, нужные документы, прописанные условия работы и т.д. К нему можно добавить полезные ссылки на корпоративные ресурсы, ответы на часто задаваемые вопросы, контакты всех коллег и руководителей.
-
Составьте план онлайн-встреч
Удаленные сотрудники лишены живого общения с коллегами и руководителями, поэтому им нужно больше времени на адаптацию. Серия онлайн-встреч поможет уменьшить стресс новичка, ввести его в курс дела и тонкости работы. А также ближе познакомить с коллективом.
-
Сделайте для новичка Welcome-pack
Welcome-pack — это отличная возможность произвести хорошее впечатление на новичка. Познакомить его с ценностями и традициями компании. Welcome-pack – набор полезных предметов, которые новичок получает в первый день работы в компании. Это может быть канцелярия или корпоративные вещи (корпоративный мерч, стикерпаки и т.д.)
-
Разработайте онбординг-план
В онбординг-плане распишите список целей и задач новичка, которые должен выполнить в период адаптации. Его можно оформить в виде чек-листа. Не забудьте назначить новичку наставника, чтобы он контролировал его работу и помогал в случае непонимания.
-
Организуйте доступ к информации
Соберите всю нужную информацию для новичка в одном месте. Сделайте одну точку входа со свободным доступом, чтобы сотрудник мог в любое время изучить то, что его интересует. В Collaborator весь учебный контент собирается в Базу знаний. Поэтому, нужная информация всегда будет под рукой у ваших сотрудников. Ее также очень легко найти — с помощью поиска через каталог или по истории обучения.
Читайте также: Корпоративная База знаний: особенности и примеры использования
-
Предоставляйте больше фидбеков
Удаленные сотрудники больше других нуждаются в обратной связи. Поддерживайте новичка постоянно — во время обучения или выполнения рабочих задач. Проводите регулярные онлайн встречи с фидбеком о его работе. В Collaborator вы можете оставлять свои комментарии под заданиями, которые выполнил сотрудник, предоставляя обратную связь «здесь и сейчас».
Этапы построения дистанционного онбординга
1. Проведите аудит.
Проанализируйте текущий процесс онбординга. Как в компании адаптируют сотрудников? Что можно сделать удаленно, от чего стоит отказаться или что новое внедрить?
2. Постройте путь сотрудника.
Что будет происходить с сотрудником в компании за период адаптации. Отметьте ключевые точки — welcome-курс, учебные активности, тесты на знание, конец испытательного срока и т. д.
3. Подберите форматы контента и подачи.
Выберите оптимальные форматы подачи контента: видео, презентации, подкасты или что-то другое. И в какой форме этот контент лучше подать: в форме учебной программы, курса или информации в Базе знаний.
4. Сделайте информационные материалы.
Найти нужную информацию и оформить у выбранный формат подачи.
5. Выберите способы коммуникации.
Так как, онбординг удаленный — важно поддерживать постоянное общение с новичками. Это могут быть мессенджеры, чат-боты, регулярные онлайн-встречи.
Читайте также: Какие виды коммуникации важны сотрудникам на корпоративном учебном портале
6. Продумайте метрики эффективности.
Критерии успешного онбординга. Например, выход новичка на полноценный рабочий уровень через 3 недели, сократить расходы на онбординг в 2 раза и тд.
7. Спроектируйте сценарий.
Спроектируйте сценарий обучения — какие материалы, в каких порциях и когда будут подаваться.
8. Организуйте наставничество.
Назначьте руководителя, который будет отвечать за онбординг и обучение определенного сотрудника.
9. Автоматизируйте онбординг и обучение.
Удобный способ это сделать — перенести контент в LMS. Это уменьшит нагрузку на hr и руководителей.
LMS Collaborator и онбординг. В Collaborator можно:
- Увидеть организационную структуру компании — познакомиться с подразделениями и должностями;
- Получить рабочие контакты коллег и узнать краткую информацию о них;
- Увидеть OKR команды;
- Назначить задания и дать необходимые материалы для новичков;
- С помощью ИПР сделать онбординг персональным;
- Организовать доступ к знаниям по требованию;
- Назначить руководителя для новичка;
- Использовать различные инструменты для коммуникации;
- Организовать своевременную обратную связь;
- Контролировать процесс адаптации, и отслеживать успеваемость.
Как LMS Collaborator помогает адаптировать сотрудников «Планета Кино» тут
С какими проблемами дистанционного онбординга можно столкнуться и как их избежать
1. Теряется коммуникация
У новичков нет живой коммуникации с руководителем и коллегами. Когда беспокоит какой-то вопрос, в офисе можно лично подойти и спросить. При дистанционном онбординге сотрудник не понимает, как происходят процессы в компании. Он не знает к кому и по каким вопросам нужно обращаться.
Что поможет: Использование мессенджеров, видеоконференций и общих чатов для постоянной коммуникации с новичком. В LMS Collaborator вы также можете создавать обсуждения на форумах, новости и объявления для распространения важной информации.
2. Сложно контролировать процесс
При онбординге в офисе сотрудник находится на виду у руководителя. Он может все проконтролировать, и если у новичка что-то будет не получаться — помочь ему и научить. Онлайн такой возможности нет.
Что поможет: В LMS Collaborator это можно организовать с помощью индивидуальных планов развития (ИПР), где кураторы могут оценивать выполнения заданий сотрудником. А отчеты по обучению позволяют отследить их прогресс и успеваемость.
3. Отсутствие социального взаимодействия с командой
Во время удаленного онбординга теряется социальное взаимодействие с коллегами и наставником. Новичок не может к кому-то подойти, лично о чем-то расспросить или просто побеседовать за чашкой кофе. Также отсутствуют корпоративные мероприятия. В результате он не чувствует себя частью команды.
Что поможет: Неформальный Welcome митинг, чтобы новичок смог лучше познакомиться с командой. Регулярные созвоны с включенной камерой, чтобы был эффект присутствия. Также есть множество различных онлайн игр, в которые можно поиграть всей командой. Например, мафия, данетки, алиас.
4. Трудность в организации обратной связи
В офисе руководитель постоянно взаимодействует с новичком и предоставляет обратную связь здесь и сейчас. На дистанционке у сотрудника теряются ориентиры: трудно понять, хорошо ли ты справляешься и куда двигаться дальше.
Что поможет: Онлайн это можно решить с помощью инструментов LMS — комментирование заданий, регулярных опросов или просто общения в чате.
Мы сравнили онбординг в офисе и на удаленке:
Онбординг в офисе vs Удаленный онбординг
|
В офисе |
Удаленно |
|
| Знакомство с компанией и руководством | Экскурсия по офису, знакомство с отделами | Онлайн встреча, видеозапись |
| Знакомство с командой | Личное общение с коллегами | Онлайн митинги, мессенджеры |
| Welcome тренинг — знакомство с продуктом, основными процессами | Встреча с HR и с руководителем 1:1 | Вводный онлайн-курс |
| Тимбилдинги | Живое общение с коллегами, приятная атмосфера | Онлайн общение, онлайн игры, челленджи |
Итог:
Как видите, создать эффективную стратегию удаленного онбординга не так уж сложно. Главное помнить — правильно налаженная коммуникация, поддержка и своевременная обратная связь помогут новичкам как можно быстрее адаптироваться к новой работе.
А как вы помогаете новичкам адаптироваться на удаленке? Мы будем рады, если вы поделитесь с нами в комментариях 🙂
