Base de conocimientos corporativa: características y ejemplos de uso
El acceso fácil de los empleados a los conocimientos corporativos y al material de aprendizaje (no sólo durante los cursos) es la base de una estrategia de e-learning exitosa. Las empresas tienen reglamentos, normas, instrucciones, información que todos los empleados deben conocer. Lo que aprenden no siempre se queda en la memoria: a veces incluso la información importante puede olvidarse. ¿Y qué hacer?
Preguntar de nuevo a los compañeros, apartarlos de su trabajo, buscar en Internet es largo y no siempre eficaz. Una excelente solución sería crear una biblioteca digital, la base de conocimientos en línea de la empresa. Donde se puede transferir toda la información necesaria para tenerla siempre «a mano».
Los beneficios de tener una Base de Conocimientos:
- Ayuda a reunir toda la información necesaria en un solo lugar, en un sitio, para crear un depósito de conocimientos.
- Aumenta la eficacia de la asistencia al cliente. Puede cargar los materiales que un empleado necesitará cuando se comunique con los clientes: listas de comprobación, guiones, instrucciones, modelos de documentos, informes, contratos, etc.
- Clasificación y estructuración de materiales por categorías específicas. Un material convenientemente clasificado puede ayudar a reducir el tiempo que se tarda en encontrar la información importante cuando se necesita encontrar y leer algo «ahora mismo». Nadie se distrae. Todo el mundo sabe que conseguir y dónde conseguirlo, sin preguntas innecesarias y repetitivas.
- Soporte de conocimientos: después de completar un curso de formación, un empleado siempre puede volver a la base de conocimientos y repetir lo que ha aprendido.
- Una buena herramienta para difundir información sobre los cambios en la empresa, que, junto con las preguntas más frecuentes, puede documentarse y cargarse en el catálogo de la Base de Conocimientos.
- Preservación de datos valiosos en la nube. Nada se pierde en el laberinto de carpetas, unidades y documentos. No desaparecerá si el ordenador del trabajo se estropea.
En LMS Collaborator, todo el material cargado en el portal se añade automáticamente a la Base de conocimientos. Pueden ser varios tipos de recursos: enlaces, archivos pdf, documentos word, excel, epub, noticias publicadas en el portal, temas del foro y páginas Wiki. Los materiales pueden estructurarse en diferentes categorías y pueden establecerse niveles de acceso para restringir el acceso a empleados de diferentes puestos y departamentos. Esto ayudará a los usuarios a evitar la confusión a la hora de buscar: sólo verán la información que sea relevante para su línea de trabajo.
Puede buscar contenidos en la Base de Conocimientos utilizando palabras clave: en el título y la descripción del recurso. También puedes utilizar la etiqueta #. El etiquetado de recursos aumenta la velocidad de búsqueda de información relevante y de recursos adicionales relacionados con la consulta.
LMS Collaborator calcula automáticamente el número de visitas a las categorías de recursos y el número de vistas de los materiales individuales de la Base de Conocimientos. De este modo, es posible hacer un seguimiento de las categorías y recursos más visitados. Ver los temas que más interesan a los empleados. Según estos datos, añadir materiales a las secciones más populares.
El informe de estadísticas se presenta como un gráfico de categorías y listas de los recursos que se incluyen en las categorías seleccionadas. Puede filtrar el informe por periodo de interés y descargarlo en formato de hoja de cálculo Excel.
Ejemplos de uso de la Base de Conocimientos en el Colaborador:
1. Base de conocimientos como wikipedia corporativa – ViYar
En la Base de Conocimientos no sólo se cargan los materiales de formación, sino también toda la base de información de la empresa. Todos los recursos cargados en el portal están disponibles para los grupos de empleados correspondientes. La biblioteca en línea, los materiales sobre la cultura corporativa, las instrucciones sobre los procesos de interacción en la empresa, la lista de servicios y las áreas de desarrollo están a disposición de todos los empleados. Algunos materiales están disponibles según ciertas reglas, por ejemplo, para departamentos individuales.
Materiales de la base de conocimientos disponibles para los trabajadores del depósito.
Informe de la categoría de la base de conocimientos Vijar
Irina Podgoretskaya, experta en desarrollo y formación
«La base de conocimientos es nuestra Wikipedia corporativa. El objetivo es reunir todo el conocimiento corporativo en un solo lugar en forma de contenidos interesantes y comprensibles que puedan encontrarse fácil y rápidamente.
El formato de los recursos se elige en función del auditorio al que van dirigidos: texto con imágenes, fotos o dibujos, tutoriales en vídeo, infografías, presentaciones, listas de comprobación, etc. Hay mucha información y está interconectada entre sí, por lo que utilizamos activamente referencias cruzadas y un árbol de preguntas.
Implicamos a empleados de diferentes departamentos en la formación de la Base de Conocimientos. Esta es nuestra red de embajadores:) De este modo, Wikipedia se llena de conocimientos actualizados y expertos de primera mano en casi todas las categorías al mismo tiempo.
Estoy segura de que el éxito del inicio de la creación y el uso de la base de conocimientos depende de
- la precisión con la que comprendemos las necesidades actuales de la empresa en general y de los empleados de línea en particular;
- cómo damos forma y construimos los flujos de conocimiento de las divisiones de la empresa;
- cómo se estructura la interacción con los expertos (poseedores de conocimientos);
- cómo se establece la comunicación dentro del equipo del proyecto;
- lo abiertos y dispuestos que estamos a recibir los comentarios de los usuarios de la base de conocimientos.
Lo más importante es escuchar, oír e ir detras de los usuarios, de hecho, detras de nuestros clientes internos.»
2. Base de conocimientos como biblioteca de desarrollo de los empleados – Datagroup.
El desarrollo de habilidades blandas para el éxito del trabajo en equipo se ha convertido en una parte integral de la formación en muchas empresas. En la era de la digitalización y la multitarea, los especialistas deben aprender constantemente para ser flexibles y competentes. Una de las herramientas para el desarrollo de habilidades blandas en Datagroup es la Base de Conocimientos – un espacio de información que está disponible para cada empleado 24/7. La base de conocimientos contiene una gran cantidad de material de desarrollo: vídeos, libros, artículos, grabaciones de seminarios web, vídeos TED actuales, que ayudan a los empleados a desarrollar sus cualidades personales y profesionales. Para comodidad de los usuarios, los materiales están divididos en categorías, lo que permite un acceso rápido a la información necesaria.
Base de conocimientos de Datagroup
Kudesova Daría, Especialista principal en formación y desarrollo del personal
“El principal objetivo que teníamos en mente cuando creamos nuestra base de conocimientos era la involucración de los empleados. No queríamos obligarles a aprender, era importante para nosotros generar interés y permitir que los empleados gestionaran el proceso de aprendizaje por sí mismos», dice Daria Kudesova, especialista en formación a distancia de Datagroup.
Los materiales de la Base de Conocimientos se actualizan semanalmente en un día determinado. Los especialistas del departamento de formación informan a los usuarios sobre los nuevos materiales, utilizando varios canales de comunicación a la vez.
«La regularidad de los nuevos materiales nos ha ayudado a crear un hábito de aprendizaje entre los empleados y ha permitido a los compañeros planificar el tiempo para la formación».
La publicación de nuevos materiales de formación se anuncia siempre en la sección de noticias del portal
El recurso de información permite analizar las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, el informe de la Base de Conocimientos permite ver fácilmente qué secciones son las más populares entre los empleados.
«Para nosotros, como especialistas en formación, este informe nos permite tomar una instantánea de los intereses de la empresa en su conjunto en cuestión de minutos. Siempre utilizamos esta herramienta cuando hacemos planes para el futuro. Ayuda a desarrollar la base de conocimientos y a «escuchar» las necesidades del usuario. Por ejemplo, tras observar que después de la publicación del vídeo TED sobre el aprendizaje del inglés, el número de visualizaciones de la categoría ha aumentado considerablemente, decidimos crear una sección separada «Inglés simplemente» y acertamos. Las publicaciones de esta sección están ahora muy solicitadas y estamos recibiendo comentarios positivos de nuestros compañeros.»
Informe de recursos de la Base de conocimientos de Datagroup
La Base de conocimientos dentro del portal de aprendizaje en línea DataLab es una herramienta que ha permitido crear un espacio completo para la formación y el desarrollo de los empleados. La interfaz ofrece una búsqueda sencilla, informes básicos, acceso desde cualquier dispositivo y la posibilidad de acumular un número ilimitado de materiales.
«Siempre intentamos ponernos en la piel del usuario, para crear una especie de ‘efecto sorpresa’, para que sea breve, brillante e interesante. Compartimos información que «engancha», pero que requiere un tiempo mínimo de asimilación. Al fin y al cabo, todo el mundo sabe que aprender es cambiar a un mejor nivel, aunque estos cambios no sean tan evidentes al principio. Este enfoque empático aumenta la confianza y, por lo tanto, tiene un impacto positivo en la realización de los cursos obligatorios en el portal. La Base de Conocimientos es una solución que nos ayuda a involucrar a los empleados en el proceso de aprendizaje de forma discreta y alegre, a retener la audiencia y a unir el equipo!»
