Cómo organizar la incorporación de los empleados mediante una LMS
¿Se ha preguntado alguna vez qué tipo de impresión deja su programa de incorporación en los novatos? La primera impresión es la más importante. Afecta a si el nuevo empleado se convertirá en parte de su equipo o se marchará tras la primera semana de incorporación.
La forma en que el recién llegado reaccione al proceso de adaptación formará la impresión general de la empresa. ¿Conoce la situación cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa en un mal momento? Todos los directivos están ocupados con importantes tareas empresariales y simplemente no tienen tiempo físicamente para encontrar tiempo para trabajar a fondo con el novato. Y debe familiarizarse con las funciones, el entorno corporativo de la empresa e introducirse en el proceso de trabajo lo antes posible.
En este caso, el onboarding resulta árido y apresurado: llenan los documentos necesarios, se muestran rápidamente la oficina y se ponen al día, y luego lo resuelven por su cuenta. Esto puede mejorarse y optimizarse: utilizar un sistema de aprendizaje a distancia como herramienta de incorporación sería una buena solución.
¿Qué se puede mejorar con un LMS?
LMS es la abreviatura de Learning Management System
1. Automatizar el proceso de adaptación
El LMS lleva la formación a un determinado estándar y esto le permite automatizar el proceso de incorporación. Una vez que los novatos se registran en el sistema, se les asigna automáticamente un programa de formación. A medida que se va completando el programa, se pone a disposición todo el material necesario y se realizan pruebas para comprobar el conocimiento y la comprensión de la información obtenida. No es necesario llevar a un nuevo trabajador por la oficina y repetir lo mismo una y otra vez. Ahora los recién llegados tendrán todo «al alcance de la mano». Y el proceso de asignación de tareas y recogida de resultados se ejecutará automáticamente. Sólo tendrá que realizar las actualizaciones necesarias cuando las necesite.
Con LMS Collaborator, la adaptación del empleado puede comenzar incluso antes de que llegue al trabajo. Por ejemplo, puedes encargarles la tarea de rellenar los documentos necesarios con antelación: crea una lista de comprobación, o asigna un curso de introducción «Conociendo la empresa, la marca». Esto ayudará a librar el primer día de trabajo del trabajo administrativo.
Prácticas buenas y probadas:
- Asignar un programa de información a todos los nuevos trabajadores sobre la empresa: sobre sus objetivos, características, directivos, estructura, etc;
- Asignación a los nuevos empleados cursos de introducción a su actividad profesional en la empresa;
- Añadir puntos de control al programa: pruebas de conocimiento y comprensión, cuestionarios, listas de control.
2. Hacer que el programa de adaptación sea individualizado
El éxito de la incorporación consiste en un enfoque personalizado para cada empleado. Para que los nuevos empleados entiendan las metas y objetivos de la empresa, es importante tener en cuenta sus intereses personales y profesionales.
En LMS Collaborator puede crear un plan de desarrollo individual (PDI) para cada uno. Dicho plan consta de tareas de capacitación: cursos, tareas establecidas por formadores y supervisores, y tareas establecidas por el propio empleado. Hay una manera conveniente de asignar el PDI usando plantillas previamente creadas. Esto es muy conveniente a la hora de crear listas de tareas similares para empleados del mismo puesto.
Buenas y probadas prácticas:
- basándose en los resultados del seguimiento de las prácticas, destaque el talento desde el principio y forme asignaciones individuales para ellos;
- basándose en los resultados de los puntos de control, complementar el plan con tareas personales con un control de mentores;
- según los resultados del cuestionario, darles la oportunidad de probar otra dirección profesional de trabajo en la empresa.
3. Simplificar el acceso a la información
No tiene que esperar a que se creen cursos interactivos de colores para los becarios. Mientras se desarrollan, es posible resolver las tareas de prácticas con simples documentos y presentaciones en PDF. Lo principal es entregar toda la información necesaria a los alumnos de una manera conveniente que no les quite demasiado tiempo.
Es importante proporcionar un «punto de entrada», en el que se reúna toda la información necesaria en un solo lugar. Para que no requiera la instalación de ningún programa adicional. Para que el alumno pueda obtenerlo en cualquier momento y lugar. Un LMS basado en la web con una interfaz que se adapte a los dispositivos móviles es la solución ideal.
LMS Collaborator se desarrolló originalmente con esa intención. Admite contenidos en todos los formatos que puede mostrar un navegador de Internet. Puede cargar cursos existentes o crear otros nuevos en unos pocos clics, utilizando diversos recursos: vídeos, podcasts, presentaciones, animaciones y elementos de gamificación. Para proporcionar retroalimentación: se crean tests y encuestas.
4. Controlar los resultados en tiempo real
Es importante ver el estado real del proceso de prácticas. Trasladar el onboarding a un LMS le permite controlar todos los procesos.
Con los informes, podrá determinar
- progreso de las prácticas por unidad,
- detectar problemas en los procesos y eliminarlos más rápidamente,
- evaluar el nivel de conocimientos de los nuevos empleados y su capacidad de aprender rápidamente,
- observar la dinámica de las métricas de RRHH y sacar conclusiones fundamentadas.
El LMS Collaborator ofrece una amplia gama de informes flexibles, incluidos los informes resumidos. Obtendrá informes personales para cada empleado y grupo, sus datos de actividad, estados y resultados de aprendizaje. Los informes detallados permiten evaluar el comportamiento del usuario en «modo de entrenamiento». Existen herramientas para generar informes en Microsoft Power BI, Google Data Studio y otros programas de análisis corporativo
5. Acceso a los conocimientos a la carta
¿Recuerdan los empleados todo lo que aprendieron cuando se incorporaron a la empresa? Probablemente, no. Hay situaciones en las que es urgente recordar el material previamente estudiado. Y buscar en los motores de búsqueda lleva mucho tiempo innecesario.
Todo el contenido de aprendizaje en LMS Collaborator se recoge en la Base de Conocimientos. Los materiales de formación están siempre al alcance de sus empleados. Se pueden encontrar fácilmente buscando en el catálogo o por su historial de aprendizaje, lo que más le convenga. Esta es una buena ayuda para los novatos que quieren recordar y repetir lo que no memorizaron bien en su tiempo libre.
La forma en que se organiza el proceso de incorporación a la empresa también determina la productividad de los nuevos empleados. Cuando la incorporación es eficaz, los nuevos empleados recuerdan más información, se integran socialmente en el equipo y tienen ganas de trabajar y desarrollarse. Por el contrario, una incorporación ineficaz desmotiva a los recién llegados y estos empleados no permanecen en la empresa durante mucho tiempo.
