Співпрацюючи з різноманітними компаніями – від малого бізнесу до великих корпорацій, ми часто стикаємося з тим, що компанії все ще вагаються щодо впровадження LMS. Помилково вважаючи цей процес надто складним.
Настав час розвіяти ці сумніви раз і назавжди!
Впровадження LMS – це не лабіринт з перешкодами. З правильним підходом та чітким планом, це перетворюється на захоплюючу подорож до нових можливостей для компанії та її співробітників.
У цій статті ми підготували для вас чек-лист, який охоплює ключові аспекти впровадження LMS: від організаційних моментів до технічних тонкощів та юридичних нюансів.
Чек-лист впровадження LMS
Впровадження системи управління навчанням (LMS) – це комплексний процес, який потребує ретельного планування. Для зручності ми розділили чек-лист на три основні аспекти: технічні, організаційні та юридичні. Важливо розуміти, що ці процеси не обов’язково мають відбуватися послідовно. Вони можуть виконуватися паралельно, а їх хронологія можна адаптувати до особливостей вашої компанії.
1. Організаційні аспекти впровадження LMS
Організаційна складова є ключовою, адже визначає структуру впровадження LMS та підготовку команди до її використання.
Планування процесу впровадження
Чітко сформулюйте, чого ви хочете досягти впровадженням LMS. Це може бути:
– підвищення ефективності навчання,
– зниження витрат на навчання,
– покращення залученості співробітників.
Сформуйте команду, яка буде відповідати за впровадження. Ця команда повинна включати представників різних відділів: HR, навчання та розвитку, IT, а також ключових стейкхолдерів.
Розробіть покроковий план, він повинен включати: етапи впровадження, терміни та необхідні ресурси. Для кожного етапу та завдання призначте відповідальну особу. Це допоможе уникнути плутанини та забезпечить ефективну роботу над проєктом.
Брендування порталу
Брендування – це не лише косметичні налаштування, а спосіб створити унікальний та привабливий навчальний простір, який відображатиме цінності та культуру компанії. Коли співробітники бачать знайомі кольори, логотипи та стиль, вони розуміють, що ця платформа – частина їх робочої екосистеми. Правильно оформлений портал підвищує залученість та заохочує до активного користування LMS.
Розглянемо, що саме потрібно зробити для ефективного брендування порталу:
- Налаштування сторінки входу.
Ця сторінка – візитна картка вашої LMS. Зробіть її яскравою. Розмістіть логотип компанії та використовуйте корпоративні кольори. Радимо ще додати надихаюче вітальне повідомлення, яке відображає цінності компанії та мотивує до навчання.
- Оформлення головної сторінки.
Перетворіть головну сторінку на центр комунікації з співробітниками. Окрім стандартних елементів, додайте розділ новин та оголошень. Це дозволить ділитися важливими подіями в житті компанії, анонсувати нові курси та активності.
- Налаштування віджетів.
Налаштуйте віджети так, щоб вони не лише відображали важливу інформацію, але й слугували швидкими посиланнями на ключові ресурси. Створіть кнопки-посилання на корпоративну wiki, організаційну структуру, базу знань тощо. Це полегшить навігацію користувачів та зробить взаємодію з системою більш захоплюючою.
- Адаптація шаблонів повідомлень.
Налаштуйте шаблони email-повідомлень та системних сповіщень відповідно до вашого брендингу. Це створить цілісне враження від взаємодії з системою.
- Створення унікальних елементів дизайну.
Якщо у вас є корпоративний герой-талісман, зробіть його частиною навчального порталу. Це не лише підвищить інтерес до навчання, але й створить емоційний зв’язок з платформою. Якщо талісмана немає, розгляньте можливість його створення спеціально для LMS – це допоможе об’єднати співробітників та підвищити їх інтерес до навчання.
А ось приклад оформлення порталів компаній, які співпрацюють з LMS Collaborator, які вже успішно запустили свій навчальний портал. Кожен з цих порталів не лише відображає унікальний стиль та цінності компанії, але й створює захоплююче середовище для навчання:
Наповнення порталу
Почніть із завантаження та створення навчальних ресурсів. Це можуть бути електронні курси, відеолекції, презентації, документи, інфографіки – все, що може бути корисним для навчання та розвитку ваших співробітників. Важливо не просто перенести існуючі матеріали, а адаптувати їх до онлайн-формату, зробити їх інтерактивними та візуально привабливими. Радимо доповнити матеріали мультимедійними елементами, інтерактивними завданнями та вбудованими тестами, які будуть тримати увагу співробітників і допоможуть їм краще засвоїти інформацію.
Додавання елементів гейміфікації допоможе мотивувати співробітників проходити навчання. Розробіть систему бейджів за різні досягнення та створіть брендовані сертифікати, які співробітники зможуть отримати після успішного завершення важливих навчальних програм.
Не забудьте про наповнення Бази знань та створення каталогу курсів. Зберіть у Базі знань найкращі практики, корисні матеріали, інструкції, FAQ, історії успіху тощо. Структуруйте її так, щоб користувачі могли легко знайти необхідну інформацію: використовуйте мітки, категорії та фільтри для зручної навігації.
Приклад наповнення навчального порталу компанії ОККО
Навчання команди
Ефективне навчання команди, яка безпосередньо працюватиме з LMS – це невід’ємна частина успішного впровадження системи.
Почніть з проведення інструктажу для команди. Поясніть основні функції системи, продемонструйте її можливості та покажіть, як це може полегшити роботу і покращити процес навчання. Створіть набір навчальних матеріалів доступних для самостійного ознайомлення. Це можуть бути детальні інструкції, відповіді на часті запитання (FAQ), а також короткі відео-уроки, які наочно демонструють різні аспекти роботи з системою.
Особливу увагу радитимо приділити навчанню адміністраторів системи. Для них можна створити окремий набір навчальних матеріалів чи відео, які детально висвітлюють специфічні функції: як створювати нові курси, яким чином відстежувати прогрес навчання співробітників, як налаштовувати систему заохочень через бейджі та сертифікати тощо.
До прикладу, в LMS Collaborator є окрема рубрика на YouTube з короткими порадами по користуванню системою. Ці відео-тіпси можуть стати додатковим ресурсом для навчання як адміністраторів, так і користувачів. Відео створені так, щоб швидко й ефективно ознайомитися з функціоналом системи.
2. Технічні аспекти впровадження LMS
Вибір інфраструктурних вимог
Перш за все, потрібно визначитися з інфраструктурними вимогами. Вам необхідно вирішити, чи будете ви використовувати власний сервер, чи віддасте перевагу хмарному рішенню (SaaS). Кожен варіант має свої переваги і недоліки:
Варіант 1. Власний сервер.
Використання власного сервера надає повний контроль над даними та інфраструктурою. Це є критично важливим для компаній, які працюють з конфіденційною інформацією або мають специфічні вимоги до безпеки даних. Однак, цей варіант вимагає значних початкових інвестицій у обладнання, програмне забезпечення та кваліфікований персонал для обслуговування інфраструктури. Також необхідно враховувати витрати на постійне оновлення та масштабування системи.
Варіант 2. Хмарне рішення (SaaS)
З іншого боку, хмарне рішення (SaaS) пропонує гнучкість, швидке розгортання та мінімальні початкові витрати. Воно дозволяє організації зосередитися на навчальному процесі, не відволікаючись на технічні аспекти підтримки інфраструктури. Хмарні рішення зазвичай пропонують високий рівень доступності, автоматичні оновлення та масштабованість. Проте, при виборі SaaS-рішення організація частково втрачає контроль над даними та стає залежною від провайдера послуг.
Олександр Слубський, CTO & Co-Founder LMS Collaborator
Налаштування інтеграцій з корпоративними системами
Ще один технічний аспект – налаштування інтеграцій з корпоративними системами. LMS не повинна існувати у вакуумі, це частина цифрової екосистеми компанії.
Перш за все, проведіть аудит існуючих корпоративних систем та визначіть ключові точки взаємодії з LMS. Це можуть бути системи для проведення вебінарів, корпоративні месенджери, CRM, HRM та інші специфічні для вашої компанії платформи.
Наступним кроком є розробка стратегії інтеграції, яка враховує технічні можливості кожної системи та бізнес-потреби компанії. Важливо визначити, які дані будуть передаватися між системами, з якою частотою та в якому форматі. Наприклад, інтеграція з HRM-системою може забезпечити автоматичне оновлення профілів користувачів у LMS при зміні їхніх посад або відділів.
Тестування та перевірка системи
Перш ніж запускати LMS на всю компанію, проведіть тестування на невеликій фокус-групі. До групи тестування залучіть співробітників із різним рівнем технічної підготовки, щоб оцінити, наскільки система інтуїтивно зрозуміла. Також радимо запросити потенційних адміністраторів та розробників контенту, щоб оцінити функціональність LMS.
Процес тестування повинен бути структурованим та охоплювати всі ключові аспекти роботи LMS. Запропонуйте учасникам фокус-групи виконати ряд типових завдань, які відображають реальні сценарії використання системи: реєстрацію, навігацію по каталогу курсів, проходження навчальних завдань, взаємодію з іншими користувачами через вбудовані інструменти комунікації, тестування інтеграцій тощо.
Це допоможе виявити можливі проблеми та недоліки, які можна буде виправити до масштабного впровадження.
А як ефективно протестувати LMS читайте тут: LMS тест-драйв. 8 необхідних кроків для успішного впровадження
3. Юридичні аспекти впровадження LMS
Відповідність вимогам захисту даних
При виборі LMS важливо переконатися, що система відповідає міжнародним стандартам безпеки. Запитайте у провайдера LMS чи має він сертифікат ISO 27001.
ISO 27001 – це міжнародний стандарт, який визначає вимоги до системи управління інформаційною безпекою (СУІБ). Сертифікацію проводять акредитовані аудиторські органи, що забезпечує додатковий рівень надійності. Наявність сертифіката свідчить не лише про відповідність високим стандартам системи безпеки, але й про її регулярний моніторинг та вдосконалення. Це гарантує, що ваші дані та дані співробітників будуть надійно захищені від несанкціонованого доступу, витоків та інших загроз кібербезпеки.
Укладання договорів
Процес укладання договорів є ключовим етапом юридичного оформлення впровадження LMS. Зазвичай процес виглядає наступним чином:
1. Провайдер LMS надає стандартний договір, який включає ліцензійну угоду, умови використання системи, права та обов’язки сторін.
2. Юридичний відділ вашої компанії ретельно вивчає договір, звертаючи особливу увагу на положення про інтелектуальну власність, обмеження відповідальності, умови припинення дії угоди. А також на відповідність документа вимогам законодавства щодо захисту даних та конфіденційності.
3. За необхідності ваші юристи пропонують корективи та доповнення до договору.
4. Після досягнення згоди щодо всіх пунктів формується фінальна версія договору.
5. Додатково може бути створений окремий документ з умовами використання для кінцевих користувачів, який регламентує правила роботи з системою.
Пам’ятайте, що ретельне опрацювання договору є запорукою успішної та безпроблемної співпраці з провайдером LMS у майбутньому.
Висновок
Впровадження LMS – це справді комплексний процес, який вимагає уваги до деталей та залучення різних фахівців. Однак, це завдання цілком посильне, якщо підходити до нього структуровано та послідовно.
Пам’ятайте, що успішне впровадження LMS – це не кінцева мета, а початок нового етапу у розвитку вашої компанії. Це етап про широкі можливості для постійного вдосконалення процесів навчання, підвищення кваліфікації співробітників та, як наслідок, зростання ефективності всієї компанії.
