Сотрудничая с различными компаниями – от малого бизнеса до крупных корпораций, мы часто сталкиваемся с тем, что компании все еще колеблются относительно внедрения LMS. Ошибочно считая этот процесс слишком сложным.
Пришло время развеять эти сомнения раз и навсегда!
Внедрение LMS – это не лабиринт с препятствиями. С правильным подходом и четким планом, это превращается в увлекательное путешествие к новым возможностям для компании и ее сотрудников.
В этой статье мы подготовили для вас чек-лист, который охватывает ключевые аспекты внедрения LMS: от организационных моментов до технических тонкостей и юридических нюансов.
Чек-лист внедрения LMS
Внедрение системы управления обучением (LMS) – это комплексный процесс, который требует тщательного планирования. Для удобства мы разделили чек-лист на три основных аспекта: технические, организационные и юридические. Важно понимать, что эти процессы не обязательно должны происходить последовательно. Они могут выполняться параллельно, а их хронологию можно адаптировать к особенностям вашей компании.
1. Организационные аспекты внедрения LMS
Организационная составляющая является ключевой, ведь определяет структуру внедрения LMS и подготовку команды к ее использованию.
Планирование процесса внедрения
Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь внедрением LMS. Это может быть:
– повышение эффективности обучения,
– снижение затрат на обучение,
– улучшение вовлеченности сотрудников.
Сформируйте команду, которая будет отвечать за внедрение. Эта команда должна включать представителей разных отделов: HR, обучения и развития, IT, а также ключевых стейкхолдеров.
Разработайте пошаговый план, он должен включать: этапы внедрения, сроки и необходимые ресурсы. Для каждого этапа и задачи назначьте ответственное лицо. Это поможет избежать путаницы и обеспечит эффективную работу над проектом.
Брендирование портала
Брендирование – это не только косметические настройки, а способ создать уникальное и привлекательное учебное пространство, которое будет отражать ценности и культуру компании. Когда сотрудники видят знакомые цвета, логотипы и стиль, они понимают, что эта платформа – часть их рабочей экосистемы. Правильно оформленный портал повышает вовлеченность и поощряет к активному пользованию LMS.
Рассмотрим, что именно нужно сделать для эффективного брендирования портала:
- Настройка страницы входа.
Эта страница – визитная карточка вашей LMS. Сделайте ее яркой. Разместите логотип компании и используйте корпоративные цвета. Советуем еще добавить вдохновляющее приветственное сообщение, которое отражает ценности компании и мотивирует к обучению.
- Оформление главной страницы.
Превратите главную страницу в центр коммуникации с сотрудниками. Помимо стандартных элементов, добавьте раздел новостей и объявлений. Это позволит делиться важными событиями в жизни компании, анонсировать новые курсы и активности.
- Настройка виджетов.
Настройте виджеты так, чтобы они не только отображали важную информацию, но и служили быстрыми ссылками на ключевые ресурсы. Создайте кнопки-ссылки на корпоративную wiki, организационную структуру, базу знаний и тому подобное. Это облегчит навигацию пользователей и сделает взаимодействие с системой более увлекательным.
- Адаптация шаблонов уведомлений.
Настройте шаблоны email-сообщений и системных уведомлений в соответствии с вашим брендингом. Это создаст целостное впечатление от взаимодействия с системой.
- Создание уникальных элементов дизайна.
Если у вас есть корпоративный герой-талисман, сделайте его частью учебного портала. Это не только повысит интерес к обучению, но и создаст эмоциональную связь с платформой. Если талисмана нет, рассмотрите возможность его создания специально для LMS – это поможет объединить сотрудников и повысить их интерес к обучению.
А вот пример оформления порталов компаний, которые сотрудничают с LMS Collaborator, и уже успешно запустили свой учебный портал. Каждый из этих порталов не только отражает уникальный стиль и ценности компании, но и создает увлекательную среду для обучения:
Наполнение портала
Начните с загрузки и создания учебных ресурсов. Это могут быть электронные курсы, видеолекции, презентации, документы, инфографики – все, что может быть полезным для обучения и развития ваших сотрудников. Важно не просто перенести существующие материалы, а адаптировать их к онлайн-формату, сделать их интерактивными и визуально привлекательными. Советуем дополнить материалы мультимедийными элементами, интерактивными заданиями и встроенными тестами, которые будут держать внимание сотрудников и помогут им лучше усвоить информацию.
Добавление элементов геймификации поможет мотивировать сотрудников проходить обучение. Разработайте систему бейджей за различные достижения и создайте брендированные сертификаты, которые сотрудники смогут получить после успешного завершения важных обучающих программ.
Не забудьте о наполнении Базы знаний и создании каталога курсов. Соберите в Базе знаний лучшие практики, полезные материалы, инструкции, FAQ, истории успеха и тому подобное. Структурируйте ее так, чтобы пользователи могли легко найти необходимую информацию: используйте метки, категории и фильтры для удобной навигации.
Пример наполнения учебного портала компании ОККО
Обучение команды
Эффективное обучение команды, которая будет непосредственно работать с LMS – это неотъемлемая часть успешного внедрения системы.
Начните с проведения инструктажа для команды. Объясните основные функции системы, продемонстрируйте ее возможности и покажите, как это может облегчить работу и улучшить процесс обучения. Создайте набор учебных материалов доступных для самостоятельного ознакомления. Это могут быть подробные инструкции, ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ), а также короткие видео-уроки, которые наглядно демонстрируют различные аспекты работы с системой.
Особое внимание советуем уделить обучению администраторов системы. Для них можно создать отдельный набор учебных материалов или видео, которые подробно освещают специфические функции: как создавать новые курсы, каким образом отслеживать прогресс обучения сотрудников, как настраивать систему поощрений через бейджи и сертификаты и тому подобное.
К примеру, в LMS Collaborator есть отдельная рубрика на YouTube с короткими советами по пользованию системой. Эти видео-типсы могут стать дополнительным ресурсом для обучения как администраторов, так и пользователей. Видео созданы так, чтобы быстро и эффективно ознакомиться с функционалом системы.
2. Технические аспекты внедрения LMS
Выбор инфраструктурных требований
Прежде всего, нужно определиться с инфраструктурными требованиями. Вам необходимо решить, будете ли вы использовать собственный сервер или отдадите предпочтение облачному решению (SaaS). Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки:
Вариант 1. Собственный сервер.
Использование собственного сервера предоставляет полный контроль над данными и инфраструктурой. Это критически важно для компаний, которые работают с конфиденциальной информацией или имеют специфические требования к безопасности данных. Однако, этот вариант требует значительных первоначальных инвестиций в оборудование, программное обеспечение и квалифицированный персонал для обслуживания инфраструктуры. Также необходимо учитывать затраты на постоянное обновление и масштабирование системы.
Вариант 2. облачное решение (SaaS)
С другой стороны, облачное решение (SaaS) предлагает гибкость, быстрое развертывание и минимальные начальные затраты. Оно позволяет организации сосредоточиться на учебном процессе, не отвлекаясь на технические аспекты поддержки инфраструктуры. Облачные решения обычно предлагают высокий уровень доступности, автоматические обновления и масштабируемость. Однако, при выборе SaaS-решения организация частично теряет контроль над данными и становится зависимой от провайдера услуг.
Александр Слубский, CTO & Co-Founder LMS Collaborator
Настройка интеграций с корпоративными системами
Еще один технический аспект – настройка интеграций с корпоративными системами. LMS не должна существовать в вакууме, это часть цифровой экосистемы компании.
Прежде всего, проведите аудит существующих корпоративных систем и определите ключевые точки взаимодействия с LMS. Это могут быть системы для проведения вебинаров, корпоративные мессенджеры, CRM, HRM и другие специфические для вашей компании платформы.
Следующим шагом является разработка стратегии интеграции, которая учитывает технические возможности каждой системы и бизнес-потребности компании. Важно определить, какие данные будут передаваться между системами, с какой частотой и в каком формате. Например, интеграция с HRM-системой может обеспечить автоматическое обновление профилей пользователей в LMS при смене их должностей или отделов.
Тестирование и проверка системы
Прежде чем запускать LMS на всю компанию, проведите тестирование на небольшой фокус-группе. В группу тестирования привлеките сотрудников с разным уровнем технической подготовки, чтобы оценить, насколько система интуитивно понятна. Также советуем пригласить потенциальных администраторов и разработчиков контента, чтобы оценить функциональность LMS.
Процесс тестирования должен быть структурированным и охватывать все ключевые аспекты работы LMS. Предложите участникам фокус-группы выполнить ряд типовых задач, которые отражают реальные сценарии использования системы: регистрацию, навигацию по каталогу курсов, прохождение учебных заданий, взаимодействие с другими пользователями через встроенные инструменты коммуникации, тестирование интеграций и тому подобное.
Это поможет выявить возможные проблемы и недостатки, которые можно будет исправить до масштабного внедрения.
А как эффективно протестировать LMS читайте здесь: LMS тест-драйв. 8 необходимых шагов для успешного внедрения
3. Юридические аспекты внедрения LMS
Соответствие требованиям защиты данных
При выборе LMS важно убедиться, что система соответствует международным стандартам безопасности. Спросите у провайдера LMS имеет ли он сертификат ISO 27001.
ISO 27001 – это международный стандарт, который определяет требования к системе управления информационной безопасностью (СУИБ). Сертификацию проводят аккредитованные аудиторские органы, что обеспечивает дополнительный уровень надежности. Наличие сертификата свидетельствует не только о соответствии высоким стандартам системы безопасности, но и о ее регулярном мониторинге и совершенствовании. Это гарантирует, что ваши данные и данные сотрудников будут надежно защищены от несанкционированного доступа, утечек и других угроз кибербезопасности.
Заключение договоров
Процесс заключения договоров является ключевым этапом юридического оформления внедрения LMS. Обычно процесс выглядит следующим образом:
1. Провайдер LMS предоставляет стандартный договор, который включает лицензионное соглашение, условия использования системы, права и обязанности сторон.
2. Юридический отдел вашей компании тщательно изучает договор, обращая особое внимание на положения об интеллектуальной собственности, ограничение ответственности, условия прекращения действия соглашения. А также на соответствие документа требованиям законодательства по защите данных и конфиденциальности.
3. При необходимости ваши юристы предлагают коррективы и дополнения к договору.
4. После достижения согласия по всем пунктам формируется финальная версия договора.
5. Дополнительно может быть создан отдельный документ с условиями использования для конечных пользователей, регламентирующий правила работы с системой.
Помните, что тщательная проработка договора является залогом успешного и беспроблемного сотрудничества с провайдером LMS в будущем.
Выводы
Внедрение LMS – это действительно комплексный процесс, который требует внимания к деталям и привлечения различных специалистов. Однако, эта задача вполне посильная, если подходить к ней структурировано и последовательно.
Помните, что успешное внедрение LMS – это не конечная цель, а начало нового этапа в развитии вашей компании. Это этап о широких возможностях для постоянного совершенствования процессов обучения, повышения квалификации сотрудников и, как следствие, роста эффективности всей компании.
