Использование чек-листов для аудита магазинов. Кейс компании «Чистенько»
Для сетевых компаний проведение аудита является одним из самых важных процессов работы. Аудит позволяет проверить, соблюдают ли магазины необходимые стандарты и требования. Организовать качественную систему контроля, которая помогает компании и ее сотрудникам эффективно работать и развиваться.
Чек-листы – отличный инструмент, позволяющий стандартизировать процесс аудита. Систематически проверять все аспекты, обеспечивая комплексную оценку работы магазинов.
Как компания «Чистенько» использует чек-листы для аудита своих магазинов, нам рассказала Дзюпин Оксана – Операционный директор компании «Чистенько».
Справка о компании
Чистенько — сеть магазинов товаров для дома, семьи и личного пользования. На сегодняшний день сеть состоит из 108 магазинов самообслуживания в 4-х областях Украины (Львовская, Житомирская, Ивано-Франковская, Ровно). В магазинах представлен широкий ассортимент товаров личной гигиены и ухода за ребенком, бытовой химии, товаров для дома и т.д.
Компания «Чистенко» — это молодая и амбициозная команда профессионалов, насчитывающая более 250 сотрудников.
Внедрение LMS и чек-листов для оценки
Оценка – важный и необходимый процесс в компании. Это помогает выявить сильные и слабые стороны и, на основе результатов, определить области для улучшения. Одним из самых удобных методов оценки являются чек-листы. Они позволяют объективно определить, насколько сотрудники придерживаются процессов, оценить качество их работы, уровень профессионализма, компетенций и знаний.
Компания «Чистенько» внедрила онлайн-чек-листы LMS Collaborator в августе 2022 года. До этого процесс оценки с помощью чек-листов происходил «вручную» с использованием формата Excel.
Дзюпин Оксана – Операционный директор компании «Чистенко»
«Мы пытались проводить оценивание через Google Drive, но после презентации возможностей создания и администрирования чек-листов через платформу LMS Collaborator, решили выбрать именно ее. Преимуществом стало предоставление пробного тестового месяца для оценки удобства работы в «полях». Понравилась возможность самостоятельно и быстро формировать структуру чек-листа, легкость внесения в нее изменений, удобство проверки чек-листов по телефону и возможность добавления фото.»
На сегодняшний день на портале зарегистрировано около 130 пользователей. Региональные менеджеры и директора используют платформу для аудита качества магазинов компании.
Использование чек-листов для аудита магазинов «Чистенько»
Согласно утвержденным правилам сети «Чистенко», каждый магазин должен проходить оценку у регионального менеджера не менее 3 раз в месяц. Для этого компания использует платформу LMS Collaborator и её инструмент «чек-листы».
«Дополнительно проверку чек-листом каждую неделю проводит Операционный директор. При желании контрольно её может пройти Исполнительный директор. Аудит проходит непосредственно в помещении магазина с фотофиксацией обязательных пунктов, которые прописаны в критериях оценки».
Важным этапом создания чек-листа является разработка его структуры. Она помогает обеспечить четкость оценки и определить, какие конкретные критерии и параметры следует оценивать, чтобы выявить слабые места и зоны для улучшения.
Структура чек-листов для аудита магазинов «Чистенько» делится на последовательные блоки, каждый из которых состоит из критериев индикаторов.
Первая часть блоков (Внешняя, Внутренняя входная группа, Торговый зал, Подсобка) предполагают контроль за соблюдением стандартов и чистоты в магазинах.
Следующие блоки (БП работы, Маркетинг, Ведение документации) контролируют качество выполнения правил и распоряжений работниками магазинов.
Не менее важным этапом является определение шкалы оценки.
В шкале оценки чек-листов сеть «Чистенько» использует значение: «Ок» или «Исправить». Если есть хоть небольшое замечание, выставляется оценка «Исправить», после чего через комментарий фиксируется, какие моменты требуют исправления.
«Перед внедрение чек-листов важно протестировать данный инструмент в «полях» и попробовать разные варианты формирования чек-листов (структура блоков, описание критериев, разные шкалы оценок) для сравнения вариантов получения данных и формирования отчетов/оценок. Очень удобно, что при прохождении чек-листов по телефону можно добавлять фото-подтверждение фактов проверки. Хочу обратить внимание, что у проверяющего должен быть качественный телефон с хорошим аккумулятором».
Использование результатов аудита
После проведения оценки важно провести анализ результатов. Результаты аудита магазинов помогают выявить отклонения от установленных стандартов, а также определить области, которые могут быть улучшены.
Общий процент пройденного чек-листа является индикатором соблюдения стандартов сети в конкретном магазине «Чистенько». Анализ процентов по разным блокам помогает выявить системные слабые места по сети в целом. Кроме того, количество чек-листов (соблюдение установленного плана) и их качество (результат в %) являются КРИ региональных менеджеров – оценкой эффективности их работы в «полях».
«Чек-листы LMS Collaborator – удобный инструмент, позволяющий эффективно делать срез ситуации в магазине, выявлять слабые места и контролировать их исправление через фотоотчеты, определять зоны улучшения. Контролировать эффективность работы менеджеров магазинов и качество продавцов магазина.
С помощью оценки чек-листами мы получили эффективную систему контроля за:
— качеством соблюдения стандартов в магазинах сети,
— эффективностью работы менеджеров магазинов,
— выявлениям проблемных участков и организацию системной работы над ними.
Сейчас в наших планах капитализация сети «Чистенько», открытие новых магазинов во Львове и Житомире, существенное увеличение количества магазинов в Ровно и Ивано-Франковске и, конечно, развитие персонала, их профессиональных компетенций и качества обслуживания в магазинах сети.»
Выводы
Кейс компании «Чистенько» – отличный пример того, как можно эффективно использовать учебный портал не только для обучения и подготовки сотрудников.
С помощью чек-листов LMS Collaborator компании удалось автоматизировать оценку своих магазинов и организовать качественный контроль соблюдения стандартов и процессов. Обеспечить высокую эффективность менеджеров и качественную работу продавцов.
