Платформи для онлайн-зустрічей та їх інтеграція в корпоративне навчання

Извините, этот текст доступен только на “UA” и “EN”.

COVID-19, а тепер і напад росії примусив всі компанії України активніше використовувати дистанційні технології комунікацій. Кожний бізнес використовує онлайн мітинги в своїй роботі. Не оминуло це і навчання співробітників — всі хочуть мати якісну і зручну платформу для веб-конференцій, бо це найліпша альтернатива очним заняттям.

LMS Collaborator будується на принципах сумісної роботи з будь-якими ІТ-системами. Ми можемо інтегруватись з будь-якою платформою онлайн-мітингів, що використовується у клієнтів. Про те як це працює і які платформи вже підтримуються – в цій статті.

Веб-дзвінки, веб-мітинги, веб-конференції або вебінари – є багато назв, але, якщо не вдаватись в деталі, завжди йде мова про відеозустріч за допомогою інтернет-звʼязку де кожний може як отримувати, так і транслювати інформацію. Різниця в чисельності учасників: від двох до нескінченності. Інструменти потужних вебінарів на практиці застосовуються і для спілкування двох людей. Тому в цій статті я зроблю вигляд, що не бачу різниці між цими термінами і буду використовувати їх як синоніми 😉

Чому веб-мітинги важливі у корпоративному навчанні?

Давайте зафіксуємо, чому використовуються вебінари у навчанні.

Плюси:

1. Це швидка заміна і максимально наближена до «оригіналу» альтернатива очним зустрічам, коли неможливо або нераціонально збирати учасників в одному місці фізично.
2. Можна використовувати всі переваги диджиталізації:
   — електронні формати демонстраційних матеріалів: будь-яке медіа, презентації, відео, аудіо;
   — обмін в реальному часі файлами, посиланнями на інтернет-ресурси;
   — збирати і зберігати дані опитувань, голосувань, фідбеку в електронній формі.
3. Можна робити запис зустрічі, щоб потім її могли подивитись ті, хто не зміг вчасно приєднатись.
4. Можна працювати з необмеженою аудиторією в режимі слухачів та незалежно від їх територіального розташування. Тобто мова про масштабування та мобільність.

Мінуси:

1. Потреба у якісному інтернет-звʼязку. Тут же й залежність від справної роботи усіх технічних засобів, які залучені. В тому числі і стабільність джерел електропостачання.
2. Обмеженість невербальної комунікації. Цей недолік залежить від попереднього. При поганому звʼязку учасники відключають камери або мікрофони. А коли не бачиш і не чуєш людей, то не розумієш їх емоції, не отримуєш миттєвого зворотного звʼязку, втрачається невербальна комунікація — це як говорити на самоті.
3. Висока вартість при великій кількості учасників. Кількість каналів передачі даних, які мають забезпечувати звʼязок з кожним учасником, нелінійно зростає з появою кожного нового учасника. Це вимагає нелінійного зростання обчислювальних потужностей. Тому, якщо вам потрібно забезпечити якісний звʼязок з 50 учасниками і більше — готуйтесь до суттєвих витрат.

Більше істотних мінусів я не можу навести. Знаю одне — навчання, коучінг, менторство, наради через онлайн-мітинги вже необхідна норма для ефективного бізнесу. Якщо компанія справилась з наведеними мінусами, то використання вебінарів дає суттєву економію і знімає купу головного болю для всіх співробітників.

Якщо Ви стикались з іншими плюсами та мінусами, або захочете їх прокоментувати — поділіться з нами в коментарях нашої сторінки у FB .

Як працюють завдання-вебінари у LMS Collaborator

Коли потрібно провести навчання за допомогою відеозв’язку в LMS Collaborator, то використовується спеціальний тип завдань – «вебінари». На вебінарі може бути декілька ведучих та теоретично необмежена кількість учасників (див. мінус №3 вище).

Онлайн-зустрічі, як і офлайн, неможливі без одночасної участі користувачів і тому є прив’язка до дати та часу. Це потрібно враховувати при плануванні навчання та памʼятати про це при створенні навчальних програм або траєкторій. Також вебінари можна робити самостійними завданнями в календарі навчання.

Є певні кроки підготовки вебінару в LMS Collaborator, про які детально подано нижче — тільки розгорніть, якщо це вам цікаво.

Коли всі підготовчі дії виконані, учасники та ведучі призначені, то відбудеться наступне.

За три дні до початку LMS Collaborator надсилає нагадування з посиланням на вебінар всім учасникам. Повідомлення прийдуть на email, SMS та в месенджер. За день та за годину до початку заняття будуть надіслані повторні нагадування. Так система допомагає вчасно залучити до зустрічі всіх учасників.

Коли учасник перейде за отриманим посиланням (або відкриє відповідний елемент зі свого списку «Мої завдання»), він побачить сторінку з «афішею» вебінара та кнопку «Приєднатись».

Приклад стартової сторінки завдання-вебінара у LMS Collaborator

Якщо вебінар розпочався, то буде здійснено перехід у віртуальну кімнату з роллю слухача або ведучого.

По завершенню зустрічі кожному, хто увійшов у вебінар, LMS Collaborator автоматично призначить статус «завдання виконано». Якщо користувач не підʼєднувався до вебінару, то буде статус «провалено». Адміністратор LMS має доступ до детальних звітів з проходження занять-вебінарів, які можна вивантажити в форматі MS Excel для подальшого аналізу.

Сторінка звіту з проходження завдання-вебінару в LMS Collaborator

Те, якою буде кімната вебінару, які у неї інструменти та можливості вже залежить від підключеної інтеграції. На сьогодні LMS Collaborator підтримує інтеграцію з 4-ма платформами:

• BIgBlueButton
• MS Teams
• Digital Samba
• Vatra

Кожна з них повністю вирішує задачу онлайн зустрічей, але й має свої особливості роботи та застосування. Детально про них далі.

BIgBlueButton

Платформа створювалась з метою саме дистанційного навчання і, можна сказати, є зразком функціональності вебінарів. Ця платформа є open-source програмним забезпеченням і вільно розповсюджується. Будь-хто може використати цю програму для організації вебінарів. BIgBlueButton почав розвиватись у 2007 році з проєкту для університетів, і як open-source активно використовується в освітніх закладах.

Поточна версія має інтерфейс учасника для мобільних пристроїв, запис конференції, демонстрацію екрана, показ презентацій, групові та індивідуальні чати, голосування та інші можливості. Детально про них — у нашій порівняльній таблиці.
Основний акцент на забезпеченні кейса «Лектор — слухачі», коли більша частина учасників не потребують відео трансляції, а переважно дивляться та слухають. Мова йде про 50 і більше слухачів. Ми знаємо випадки проведення конференцій з понад 400 користувачів.

Ергономічність інтерфейсу при такій великій кількості функцій складно реалізувати, але все зручно і зрозуміло організовано. Для повнофункціонального використання потрібен будь-який сучасний браузер.

Ви можете впевнитись в цьому, спробувавши демо-версію: ​​https://demo.bigbluebutton.org

Інтерфейс ведучого віртуальної кімнати BIgBlueButton

Стосовно якості звʼязку, зображення та демонстрації екрана — все суттєво залежить від потужностей сервера та якості каналів звʼязку з ним. Бездоганну якість для відеоконференції на 100 та більше учасників можна забезпечити при використанні потужного сервера.
Орієнтовна вартість оренди таких потужностей з техпідтримкою від $240/місяць. (https://riadvice.tn)

З нашого досвіду зазначимо, що архітектура платформи ще не дозволяє простим шляхом масштабувати її на великі кількості користувачів, тому функціональні обмеження будуть суттєво залежати від потужності сервера, на якому вона буде розгорнута. У нас є декілька клієнтів, що використовують цю платформу. Вони обрали це рішення через такі причини:

• кількість учасників вебінарів як правило не перевищує 20-30;
• компанія має власні сервери та команду для їх технічної підтримки та адміністрування;
• платформа BIgBlueButton розгорнута на власних серверах компанії і всі записи вебінарів зберігаються на власних потужностях, що є специфічною вимогою з інформаційної безпеки компанії.

MS Teams

Ця платформа розроблялась як засіб дистанційної командної роботи. Тому основний акцент на забезпеченні спілкування між учасниками команди. Головний функціонал — це персональні чати та групові канали. Відеодзвінки призначені для проведення нарад та онлайн-зустрічей. Це й дозволяє використовувати MS Teams для навчання в малих групах в ролі вебінару.

Функціональності для проведення цілком достатньо: демонстрація екрана, груповий чат для учасників, існує можливість запису. Є окремі додатки для desktop та мобільних пристроїв, але MS Teams може працювати і в браузерній версії, де наявні тільки необхідні функції. Детально — у нашій порівняльній таблиці.

Інтерфейс ведучого віртуальної кімнати MS Teams 

Інтеграція MS Teams потребує як мінімум річної бізнес-підписки на Microsoft 365 Business для кожного користувача, що буде виконувати роль ведучого.

Ціна утримання буде мінімум від $7 в місяць за одного користувача незалежно від факту використання. Ще варто враховувати, що Microsoft 365 Business надається від певної мінімальної кількості користувачів.

Microsoft надає один місяць безкоштовного користування для ознайомлення — можна отримати тут: https://www.microsoft.com/uk-ua/microsoft-365/business/microsoft-365-business-basic

MS Teams працює з використанням хмарних технологій і має властивості масштабування — Microsoft вказує на підтримку до 300 учасників. З нашого досвіду якість відеозв’язку достатньо хороша, але при кількості учасників більше 10 може погіршуватись — все залежить від якості інтернет-каналів.

Інтеграцію з MS Teams в ролі вебінарів обирають компанії

• що вже працюють з Microsoft 365 Business;
• у яких кожний тренер, що проводить вебінари, має ліцензію Microsoft 365 Business.

Digital Samba

Digital Samba — сучасна web-платформа для відеоконференцій, вебінарів та оналйн-навчання. Побудована на хмарних технологіях і вміє масштабуватись під необхідну кількість користувачів у фоновому режимі. Ці технології забезпечують високу якість відео та аудіо зв’язку під час зустрічей.

Платформа працює у будь-якому сучасному браузері, на будь-якому пристрої. Дизайн інтерфейсу ергономічний, орієнтований на адаптивність до застосування на різних пристроях. На відміну від BIgBlueButton він легше сприймається і не перевантажений функціональними елементами.

Окрім відео та аудіо трансляцій Digital Samba надає найбільш потрібні функції:

• Цифрова дошка
• Функція опитування (голосування) у реальному часі
• Опція «підняття руки»
• Можливіть групового редагування веб-файлів (наприклад, Google Docs, Miro)
• Функція Питання-Відповіді (Q&A)
• Групові та приватні чати
• Демонстрація екрана
• Запис зустрічі тощо.

Також надаються можливості брендування. Більш детально про функціональність у порівняльній таблиці.

Розробники пропонують безкоштовну 14-денну пробну версію та демо платформи за запитом:  https://www.digitalsamba.com

Ми також можемо продемонструвати можливості Digital Samba в інтеграції з LMS Collaborator — просто залиште нам заявку з промокодом «Digital Samba» тут: https://collaborator.biz

Інтерфейс ведучого віртуальної кімнати Digital Samba

Оплата сервісу залежить від функціоналу та кількості учасників. Платформа має декілька продуктів, які закривають потреби вебінарів та онлайн-навчання як для малих груп, так і великих аудиторій з гнучким набором функцій. Це дає можливіть підібрати необхідний набір інструментів під наявний бюджет та потреби.

Мінімальна місячна передплата сервісу від €9 на місяць, яка включає до 100 учасників з базовим функціоналом для відеоконференцій. Цифрова (графічна) дошка — найбільш затребувана функція для вебінарів та онлайн-класів, доступна в усіх продуктах та планах. Технологічно немає обмежень і на кількість учасників.

Інтеграцію з Digital Samba обирають компанії, яким потрібні

• декілька кімнат-вебінарів одночасно;
• широкий функціонал для вебінарів;
• простий доступ учасників до вебінару з будь-яких пристроїв і без встановлення додаткових програм;
• власний стиль і брендування інтерфейсу;
• можливості автоматичного масштабування за потребою.

Vatra

Веб-платформа для відеоконференцій від української компанії Trembit. Платформа призначена для відеозустрічей, підтримує до 30 учасників, має адаптивний інтерфейс і якісно функціонує на будь-якому пристрої. Для використання потрібен лише сучасний браузер.

Окрім відеодзвінків Vatra надає все необхідне для навчальних активностей: демонстрацію екрана, запис зустрічей, чат, обмін файлами тощо. Також в розробці функції розпізнавання емоцій та жестів за допомогою штучного інтелекту, що дозволить після мітингу отримувати сукупні дані про його перебіг. Детально про функціональність — в порівняльній таблиці.

Для того щоб спробувати Vatra в дії — достатньо звернутись до розробників: https://trembit.com/vatra.html
Ми також можемо продемонструвати Vatra в інтеграції з LMS Collaborator — просто залиште нам заявку з промокодом «Vatra» тут: https://collaborator.biz

Оплата сервісу відеоконференцій Vatra обійдеться компаніям у приблизно $40 в місяць.

Інтеграцію з Vatra обирають компанії, яким потрібні:

• декілька кімнат-вебінарів одночасно;
• простий доступ до вебінарів, простий та зрозумілий інтерфейс на будь-яких пристроях;
• власний стиль і брендування інтерфейсу;
• до 30 учасників вебінару.

Як додати систему вебінарів до LMS Collaborator

Тут немає нічого складного. Зверніться до нашої технічної підтримки, і наші консультанти допоможуть все налаштувати.

Адміністратор LMS Collaborator може й самостійно виконати налаштування за дотриманням інструкцій з нашої Бази Знань.

Порівняльна таблиця можливостей платформ для онлайн-зустрічей

Щоб отримати більш-менш обʼєктивну оцінку можливості різних платформ ми провели невелике дослідження у таких умовах:

• розглядається мінімальна (найдешева) комплектація сервісів, яку надають провайдери;
• група учасників до 20 осіб;
• час проведення зустрічі 1 година;
• використовується браузер Chrome;
• ведучими є двоє учасників, які по черзі виконують демонстрацію своїх екранів;
• для всіх учасників ці сервіси є новими, вони не звикли використовувати їх або ніколи ними не користувались.

Метою цього дослідження була оцінка таких параметрів:

• зрозумілість інтерфейсу (середня субʼєктивна оцінка від 1 до 5 від учасників);
• якість відеозвʼязку (середня субʼєктивна оцінка від 1 до 5 від учасників);
• якість звуку (середня субʼєктивна оцінка від 1 до 5 від учасників);
• якість прийому передачі для учасника з мобільним телефоном через інтернет від оператора мобільного зв’язку;
• якість трансляції для учасника з мобільним телефоном через інтернет від оператора мобільного зв’язку;
• зручність використання на мобільному телефоні (середня субʼєктивна оцінка від 1 до 5 від учасників).

Порівняльна таблиця також містить зведені дані функціональних можливостей кожного програмного продукту згідно публічної інформації від провайдерів.

Щоб отримати таблицю порівняння ми просимо пройти коротке опитування. Це допоможе нам вдосконалити поточні та додати важливі нові інтеграції з системами вебінарів. Всім, хто візьме участь в опитуванні, ми надішлемо його результати.

Пройти опитування та Отримати порівняльну таблицю

Висновок

З нашого практичного досвіду вебінари ефективно показують себе у корпоративному навчанні в групах до 50 осіб та індівідуальних навчаннях.

Також вони незамінні при терміновому позаплановому навчанні, коли не доцільна підготовка навчальних матеріалів або не варто втрачати на неї час.

І, звісно, використання цієї технології робить онлайн-навчання живим, емоційним та максимально наближеним до спілкування в реальності. Саме завдяки таким зустрічам ви будете краще розуміти один одного.

Кожна платформа має свої переваги, і з LMS Collaborator ви можете застосовувати ту, що найкраще вам підходить.

P.S.
Я не очікував, що стаття вийде такою великою, хоча й намагався бути лаконічним. Тому про те, як по різному можна застосувати вебінари для навчання персоналу, можливо розкажу іншим разом. У будь-якому разі наша техпідтримка володіє всіма цими способами і готова допомогти вам обрати та налаштувати найкращий до кожної вашої задачі.

Botsula Myroslav

Всі записи автора