Замена LMS. Стратегии и советы от специалистов LMS Collaborator
Выбор LMS – это довольно нелегкий процесс, который требует времени и четко сформированного плана целей и задач. Иногда нужно попробовать несколько разных систем, чтобы найти идеальное решение. Когда бизнес растет, он нуждается в масштабировании и изменении процессов. Многие инструменты бизнеса проявляют ограниченность функциональности и неспособность адаптироваться под новые условия. Это становится одной из главных причин поиска и миграции на новую LMS-платформу. Война добавила украинским компаниям еще одну причину – найти альтернативу российскому программному обеспечению.
Уже девять лет наша команда (ред. LMS Collaborator) помогает украинским компаниям внедрять корпоративный e-learning. Мы всегда поддерживаем клиентов на всех этапах внедрения и помогаем в переезде из другой системы на LMS Collaborator. За это время собралось много опыта миграции, которым мы хотели бы поделиться с вами.
Когда следует сменить LMS? На что обратить внимание при выборе новой системы? С какими подводными камнями можно столкнуться? Как составить успешный план миграции? Что с технической составляющей?
Мы спросили трех наших специалистов, которые помогут найти ответы на эти вопросы и расскажут про особенности релокации LMS со стратегической, технической и стороны администрирования.
Переход на другую LMS: стратегия и планирование. Когда следует сменить LMS и как оценить эффективность внедрения
В этой статье говорится о LMS (Learning Management System) – эти информационные системы, предназначены для управления учебными процессами в организациях. Многие из вас, читателей, были их пользователем, когда учились онлайн.
Мирослав Боцула – CEO & Co-Founder LMS Collaborator, Founder El`Lab
В первую очередь LMS – это инструмент. И, как любой инструмент, его следует менять в случае, если он:
- Не получает необходимых обновлений и поддержки;
- Является сложным в использовании;
- Не в состоянии предоставить нужный результат для бизнеса.
LMS не является системой, которая напрямую приносит прибыль компании (если это не бизнес, зарабатывающий на обучении, конечно). Она масштабирует, упорядочивает и ускоряет процессы обучения. В результате чего снижает расходы компании по соответствующим направлениям работы с персоналом.
Миграция на новую LMS требует продуманной стратегии и разработке детального плана. Ключевые шаги этого процесса:
Шаг 1. Перенос учебной базы и учебных материалов.
Шаг 2. Перенос всех настроек учебного процесса: учебных групп, каталогов, правил назначения заданий и т.д.
Шаг 3. Перенос всех интеграций: с системами аналитики, почтовыми сервисами, мессенджерами и т.д.
Здесь необходимо определить приоритетность интеграций, и в первую очередь перенести самые важные. Критическими интеграциями являются системы импорта и синхронизации пользователей и оргструктуры. Далее – интеграции со средствами коммуникации и системами аналитики, которые предназначены для обмена данными по LMS и построению бизнес-дашбордов.
Шаг 4. Синхронизация пользователей и старт обучения.
Предупредите сотрудников о внедрении новой LMS и организуйте для них базовое обучение по пользованию: разработайте инструкции, онбординг курсы, справки.
Важно организовать внутреннюю PR кампанию. Это поможет подготовить сотрудников к новым изменениям и заинтересовать учиться в новой системе.
Как оценить эффективность внедрения новой LMS?
Необходимо определить KPI, которые измеряют эффективность внедрения LMS. Для каждой организации – это индивидуально. Следует понимать, что не все зависит от инструмента-системы. На эффективность влияют люди, бизнес-процессы, культура компании и т.д. Речь идет о комплексе показателей и сложной зависимости между ними.
Для определения таких показателей ориентируйтесь на то, что влияет на стоимость, качество и скорость учебных процессов. На то, ради чего вы решили использовать новую LMS. Соответственно сформируйте вопросы, ответы на которые дадут количественную оценку (или по шкале) интересующим вас показателям. Далее “измерить” эти показатели до внедрения LMS и периодически их контролировать, наблюдать динамику их изменений. Примеры следующих вопросов:
- Оцените по шкале от 1 до 10, с какой вероятностью вы бы порекомендовали эту LMS как эффективную? Сколько времени нужно на рутинные задачи по настройке учебных процессов в LMS(в часах)? Сколько времени требуется для формирования отчета по состоянию обучения (в часах)?
- Сколько раз в месяц пользователи LMS обращаются за разъяснением того, как использовать систему? Вместе с этим сколько было пользовательских сессий и сколько времени пользователи провели в системе? Какой процент этих сессий был в рабочее и нерабочее время? Какой процент этих сессий был с мобильных устройств?
- Сколько времени нужно для прохождения учебной программы? Сколько времени нужно на аттестацию? Какова зависимость между изменением обучающего рейтинга и достижений в LMS и изменением фактических KPI работников?
Как команда LMS Collaborator помогает клиентам перейти из другой системы
На LMS Collaborator переходят, когда хотят упростить доступ к системе для пользователей и интегрировать LMS с другими IT-системами компании.
Нам не важно, с какой операционной системой работают сотрудники и какими браузерами они пользуются. Наша система работает одинаково корректно на всех устройствах. Мы (ред. команда LMS Collaborator) оказываем консультационную поддержку клиентам, помогаем им изучить систему и эффективно работать в ней. В том числе мы поддерживаем переезд из старой системы в новую: обучаем и помогаем с переносом информации, настроек и синхронизации, с автоматизацией процессов.
Про опыт смены LMS одного из наших клиентов опубликовано здесь: Зміна платформи електронного навчання з Moodle на Collaborator. Досвід компанії мережа аптек “D.S.”
Планируете изменить систему обучения и ищете альтернативу, которая сможет решить задачи вашего бизнеса? Попробуйте LMS Collaborator.
Оставляйте заявку, получите бесплатный демо-доступ к порталу и консультацию от наших менеджеров уже сейчас.
Техническая часть перехода на новую LMS. Подводные камни, требования, которые следует учесть, и на что нужно обратить внимание
Александр Слубский – CTO&Co-Founder LMS Collaborator
Подводные камни, которые могут возникнуть при внедрении новой системы
Обычно, когда компании к нам обращаются, вопрос, который больше всего волнует IT-специалистов – как будет происходить авторизация. И это неважно или они переходят из старой LMS или это их первая система. Большинство крупных и средних компаний имеют SSO (Single sign-on) – одну точку авторизации. Поэтому для них важно, чтобы LMS поддерживала такой механизм авторизации.
Страница входа LMS Collaborator
Второй вопрос – как будут попадать в систему пользователи. В основном компании имеют системы HRM, в которых ведется учет сотрудников. Поэтому важно, чтобы LMS поддерживала интеграцию с такими системами для быстрого импорта пользователей.
Также важен импорт контента. А именно, чтобы обучающий контент без лишних усилий можно было выгрузить из старой LMS и импортировать в другую. Это возможно, если контент сохраняется в формате SCORM, который можно загрузить архивом или видео. Для других форматов необходимо писать отдельный код, который позволит автоматически все перенести или делать перенос вручную.
Иногда возникает запрос на перенос результатов тестов и аттестаций. Это почти невозможно, потому что система тестов в каждой LMS индивидуальна, и она никак не стандартизируется. В таком случае мы рекомендуем выгружать набранные рейтинги пользователей из предыдущей LMS или HRM-системы и импортировать их в нашу LMS, чтобы сохранить результаты.
Технические требования, которым должна соответствовать LMS
В организации IT процессов – это SLA (Service-level agreement – соглашение об уровне услуг), документ, описывающий параметры работы системы. Например, в банкинге SLA очень высокий. Для систем дистанционного обучения этот показатель ниже, но если LMS перестанет работать – это может быть критически для компании. Часто система обучения объединена с корпоративным порталом компании, и если этот портал не работает – это проблематично.
Также LMS должна отвечать стандартным требованиям безопасности, операционной системе, серверу, браузеру и т.д.
Что следует учесть?
При переходе на новую платформу для обучения стоит обратить внимание, облачная ли она и какие SLA обязуется предоставить провайдер. Также важна локация дата-центров и сертификация провайдера. Технология, на которой разработана LMS, не играет большой роли. Более важно, как часто система обновляется и поддерживается.
Когда компания покупает LMS Collaborator, она сразу получает доступ к порталу. После этого технический отдел компании настраивает авторизацию, создает обучающий контент и импортирует пользователей. Мы рекомендуем делать переход на небольших фокус-группах, чтобы протестировать все возможные функции.
Особенности перехода на новую LMS со стороны пользователя и администратора портала. Критерии выбора LMS, тестирование и подготовка
Виктория Балачук — Head of Customer Success, Product Owner LMS Collaborator
На какие критерии следует обратить внимание при выборе LMS
Обычно компании задумываются про смену LMS, если система не может решить поставленные перед ней задачи. Поэтому при выборе новой системы рекомендуем обратить внимание, сможет ли LMS решить те задачи, с которыми не могла справиться предыдущая. Быстрее ли она, имеет ли более понятный интерфейс и функции, которых не было в предыдущей системе.
Для того чтобы новая LMS отвечала требованиям компании как можно дольше, важно смотреть на перспективу. По возможности спрогнозировать, какие задачи или процессы нужно будет внедрять на основе LMS в течение нескольких лет. К примеру, ситуация следующая: сейчас в компании внедрено обучение и аттестация, но в дальнейшем планируется проведение оценки по компетенциям. Соответственно необходимо учесть потребность в функционале работы с компетенциями. Можно ли эти дополнительные задачи реализовать с помощью новой системы? Как новая LMS сможет масштабироваться под их решение?
Обязательно стоит учесть возможности интеграции и то, как новая система может встраиваться в инфраструктуру сервисов, которые работают в компании. Например, кадровые системы, передающие данные о пользователях, системы, в которых собираются данные и аналитика по сотрудникам, KPI и т.д. Как системы смогут обмениваться данными? Важна техподдержка системы. Насколько она качественная и оперативная.
Особенности тестирования системы
Разработка плана для тестирования системы позволяет значительно сократить время тестирования. Сделайте список важных функций или возможностей в виде чек-листа. Во время тестирования используйте его, обозначая соответствие функций требованиям. Тестирование может занять несколько дней, недель или месяцев. Это зависит от поставленных задач. Если основная задача LMS – автоматизировать обучение, тестируйте функции автоматизации. Если задача – объединить обучающий портал вместе с корпоративным, сосредоточьтесь на тестировании функций обучения и корпоративного портала.
Лучше проводить тестирование на небольшой фокус-группе: назначить им короткое обучение, тест или курс. Это поможет проанализировать систему со стороны администратора и получить обратную связь от конечного пользователя.
Не рекомендуем перекладывать задачу тестирования на одного человека. Если планируется, что администраторами системы будут представители разных отделов, необходимо, чтобы каждый из них протестировал функционал, с которым они будут непосредственно работать.
Поскольку функционал LMS систем достаточно широк, за период тестирования сложно проверить и оценить все его функции. В первую очередь, анализируйте главное и вовлекайте к тестированию непосредственно тех, кто будет вовлечен в процесс обучения.
Трудности, которые возникают при переходе с одной системы на другую
В первую очередь – это опыт клиента, причем это касается всех ролей, как обычных пользователей, так и администратора. Если человек привыкает работать в одной среде и переходит в другую, может чувствовать дискомфорт. В любой новой программе работать необычно, нужно учиться, независимо от того, насколько новая система является быстрой, удобной и современной. Этот дискомфорт необходимо снизить, насколько это возможно. В этом помогут создание учебных курсов, инструкций справок по работе с системой для пользователей, а также активная коммуникация с техподдержкой для администраторов.
Пример учебных заданий по работе с системой назначенных пользователю
Советы для компаний, которые планируют сменить систему обучения
Если компания решила сменить LMS, нужно прописать развернутый план перехода на новую платформу, в котором учесть все процессы от настройки инфраструктуры до рассылок пользователям об обновлении. Важно для каждого пункта зафиксировать дедлайн и ответственного.
Основные шаги:
1. Перенос данных.
Не всегда можно автоматизировать процесс передачи данных. Поэтому, прежде чем его запланировать, стоит оценить объем работы. Перенос следует делать постепенно, начиная с важных материалов.
2. Настройка интеграций.
Настройка всех интеграций с сервисами, необходимыми для работы: интеграции с кадровыми системами, мессенджерами, вебинарами, аналитическими системами и т.д.
3. Оформление портала.
Настройка портала в соответствии с корпоративным стилем и брендбуком.
4. Настройка процесса авторизации.
Использование технологии SSO поможет упростить авторизацию пользователей в системе.
5. Организация поддержки.
Оставьте на странице входа в портал или на главной странице контакты и каналы связи, куда сотрудники смогут обратиться за помощью, если у них возникнут вопросы по работе с системой.
6. Подготовка пользователей.
Перед началом работы нового портала подготовьте к этому всех сотрудников. Убедитесь, что все знают свои аккаунты, получили инструкции по входу в новую систему и работу с ней.
Выводы
Коллеги, мы как никто понимаем, что переезд/замена на новую LMS задача не из легких. Наши эксперты в материале выделили самые главные моменты, но, конечно, каждый случай индивидуальный. Поэтому помним об “основах”, а дальше отдел обучения вместе с командой технической поддержки LMS ожидает важное сотрудничество – переезд, настройки и запуск.
- Разработка подробного плана миграции поможет облегчить процесс перехода на новую LMS. Успешный план должен включать следующие ключевые шаги: перенос учебного контента, настройки, интеграции и синхронизация пользователей.
- Импорт пользователей и контента – основная проблема, с которой сталкиваются компании при миграции на новую LMS. Поддержка интеграции LMS с HRM системами поможет ускорить импорт пользователей. А создание обучающего контента в формате SCORM облегчит его перенос в новую систему.
- При переходе на новую платформу для обучения обратите внимание, является ли она облачной, какие SLA обязуется предоставить провайдер и есть ли у него сертификация. Также важным критерием является регулярное обновление и техническая поддержка.
- Выбирая новую систему, учитывайте перспективу – сможет ли данная LMS решать дополнительные задачи бизнеса и при необходимости масштабироваться под более глобальные задачи.
- Разработка плана тестирования в виде чек-листа сократит время на тестирование системы. Тестируйте на небольших фокус-группах, чтобы проанализировать систему со стороны администратора и получить обратную связь от конечного пользователя.
- Чтобы облегчить первый опыт использования LMS, подготовьте учебные курсы и инструкции. Также важно обращаться к техподдержке.
Если у вас остались вопросы или вы хотите проконсультироваться по поводу миграции, оставляйте заявку на тестовый период.
Специалисты LMS Collaborator помогут и поддержат ваш переезд из старой системы: перенос информации, настроек и синхронизации.
Оставляйте заявку и убедитесь в этом на практике.
