Як створювалася LMS Collaborator 3.0? Інсайти від розробників
Извините, этот текст доступен только на “UA”.
За кожним новим релізом будь-якого продукту стоять сотні годин мозкових штурмів, обробка незліченної кількості запитів від діючих і потенційних клієнтів, а також недоспані ночі технічних спеціалістів, які ламають собі голову, як реалізувати ту чи іншу функцію. Зазвичай, усі ці процеси лишаються за кадром. Та сьогодні, коли LMS Collaborator 3.0 вже побачила світ, наша команда зважилася розбити четверту стіну.
Чому ми вирішили змінювати систему? З якими труднощами зіштовхнулися на цьому шляху? Які оновлення чекають на наших користувачів вже найближчим часом?
Щоб розібратися з цими та іншими, не менш важливими питаннями, ми звернулися за допомогою до CTO & Co-Founder LMS Collaborator Олександра Слубського та Product Owner & Head of Customer Success Вікторії Балачук.
З чого усе починалося?
Уважний читач міг би зазначити, що новини про вихід нової версії системи виходять у нашому блозі буквально що два місяці, тож у цьому немає нічого незвичного. Однак насправді востаннє зміни такого масштабу були у нас аж у далекому 2019 році.
Тут важливо не плутати невеликі допрацювання і перебудову архітектури LMS. Ми переглянули підхід до деяких наших базових функцій, особливо що стосується створення навчального контенту, значно спростивши життя адміністраторам. Раніше ми цього не робили.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Для цієї версії ми розширили команду саме в питанні UI-UX, адже наша основна мета полягає у створенні зручнішої і зрозумілішої системи як для кінцевого користувача, так і для адміністратора, який постійно з нею працює. Тому саме зараз ми більше націлені навіть не на UI, а на UX.
Новий дизайн LMS Collaborator 3.0 більш продуманий, більш уніфікований. І мова зараз не про те, що у нас було погано, а от тепер ми це виправили. Скоріше, це історія про розвиток. Ми не просто перемальовуємо колір кнопок, а робимо єдину дизайн-систему, яка дозволить інтерфейсу бути консистентним, тобто цілісним. Іншими словами, не буде більше різних прибудов. Вся система виглядатиме гармонійно та в єдиній стилістиці. Ось це і є консистентний дизайн.
І якщо ми використовуємо якесь фільтрування от у такому вигляді, то воно буде виглядати так в усіх місцях системи. Те ж саме можна сказати і про зовнішній вигляд кнопок, завантаження навчальних матеріалів або імпорт ресурсів. Коли ви, до прикладу, зрозуміли, як працює одна таблиця, то з усіма іншими у вас вже не виникне проблем.
Олександр Слубський, CTO & Co-Founder LMS Collaborator
Причини оновлення системи
По-перше, наша команда фіксує всі запити від поточних і потенційних клієнтів, незалежно від того, чи ми плануємо реалізовувати їх зараз, чи, може, залишимо у беклозі. Відповідно, якщо ця задача стає цікавішою для більшої аудиторії, то піднімається і її пріоритет.
По-друге, ми постійно слідкуємо за світовими HR та L&D-трендами. Нас цікавить, які потреби є у бізнесу саме зараз. Як приклад, можемо взяти ту ж оцінку компетенцій. Ще кілька років тому про неї практично не говорили. Так, це було, й одиничні компанії бралися за її реалізацію. Але тільки тепер ця фіча отримала свій must-have статус, тож минулого року ми взялися за її впровадження. Це стосується й інших функцій також.
Насправді, ІТ-продукти не можуть стояти на місці, адже люди хочуть отримувати все новіше, гарніше та практичніше рішення. Тому час від часу у будь-якому разі треба оновлювати інтерфейс, щоб не залишитися на рівні якоїсь старенької версії Windows. Хочеться, щоб наша LMS була по-справжньому смачною, й у неї закохувалися з першого погляду.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Від задуму до реальності: автоматична генерація тестів
Чи є у вас штучний інтелект? А буде? А коли саме?
Запитів щодо AI-функції за останні два роки було чимало. Ми їх просіяли, виокремили найактуальніші пропозиції і взялися за їх імплементацію.
Власне, так і з’явилася ідея AI-генерації тестів – інструменту, створеного для автоматизації рутинних процесів і економії користувачам десятків годин робочого часу.
Вам більше не потрібно знову і знову перечитувати навчальні матеріали і вигадувати тестові запитання. І якщо з правильними варіантами відповідей все очевидно, то над неправильними треба було ще пофантазувати, згодні? Тепер же достатньо вибрати список ресурсів, попередньо завантажених до системи, і попросити AI згенерувати на їх базі необхідну вам кількість запитань.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Наразі AI-генерація тестів працює тільки з текстовими документами, завантаженими до системи. Тобто це можуть бути ресурс-и сторінки, презентації або PDF-файли. Відео та зображення поки що знаходяться у планах, і будуть реалізовані у наступних версіях.
Ви самі обираєте, скільки запитань вам потрібно, яких видів вони мають бути, яку кількість варіантів відповідей згенерувати, куди їх зберегти тощо.
Важливо розуміти, що ми не брали якусь конкретну LLM, щоб її тренувати. Ви підключаєте сервіс від OpenAI або ж Amazon, обираєте одну з доступних там моделей і сплачуєте за неї окремо від LMS Collaborator. Тому ця функція є опціональною, а не базовою, і вмикається за бажанням.
Олександр Слубський, CTO & Co-Founder LMS Collaborator
Таким чином, LLM знаходиться під вашим повним контролем. Ви самостійно вводите логін і пароль від обраного сервісу, що в рази краще з точки зору безпеки. Якщо вам щось не сподобається в плані оплати або інтенсивності використання, то ви зможете просто його вимкнути.
Плагін для редактора зі штучним інтелектом та інші AI-плани
Та на одній тільки автоматичній генерації тестів ми зупинятися не збираємося. Наступним на черзі у нас йде AI-плагін, який дозволить створювати контент одразу в редакторі.
Вам не потрібно буде більше окремо відкривати ChatGPT, формулювати там свій запит, копіювати отриманий результат, переносити його до LMS і вже там працювати із текстом. Тепер ви можете викликати вікно з AI-помічником одразу у системі, задати йому промт і працювати з навчальним контентом безпосередньо у редакторі.
Щоб сформувати тези, розгорнути або розширити думку, перефразувати матеріал, бо він якийсь канцелярський, додати сторітелінг тощо, достатньо просто виділити потрібний вам текст. Замість того, щоб постійно переключатися на інший інструмент, все вже вбудовано в LMS Collaborator 3.0. При цьому AI повністю підлаштовується під вас і відповідає тією мовою, якою ви поставили йому задачу.
Олександр Слубський, CTO & Co-Founder LMS Collaborator
Згодом ми додамо також функціонал з перевірки тестів з розгорнутими відповідями. Як це відбувається зараз? Модератор курсу читає все вручну, щоб поставити об’єктивну оцінку. Однак після імплементації штучного інтелекту, система робитиме це самостійно, спираючись на завантажені вами ресурси і свій попередній досвід, на якому він навчався.
Крім того, ми вже працюємо над АІ, що на основі оцінки компетенцій підказуватиме співробітнику, які саме навички йому необхідно покращити чи здобути, щоб перейти на наступний кар’єрний рівень. Тобто, умовно, на основі заповненого профілю посади система будуватиме траєкторію розвитку та прописуватиме, які саме софт і хард скіли необхідно опанувати джуну, якщо він хоче вирости до рівня мідла.
Майстер створення завдань
Та все ж найбільших змін зазнав наш підхід до створення навчальних завдань. Давайте згадаємо, як це було раніше. Спочатку ви окремо додавали якісь навчальні ресурси, потім переходили на іншу сторінку і запаковували то все в курс. Тільки після виконання всіх цих кроків нарешті доходила черга до створення завдання і призначення користувачів.
Зараз же ми повністю перевернули цей процес, і звели його до роботи в межах однієї сторінки. Без зайвих переходів, пошуків і кліків. Тобто якщо вам потрібно просто створити завдання і призначити на нього користувачів, система покроково поведе вас по короткому шляху створити → обрати вже готовий контент → призначити.
Якщо таких матеріалів ще немає, то ви звідси ж позначаєте, що саме хочете додати – курс, тест чи, можливо, якийсь ресурс. Після того, як у вас вже буде готовий контент, ви повертаєтеся до цієї самої сторінки для створення завдання, знову ж таки, не шукаючи, де це можна далі зробити.
Так ми зменшуємо не тільки кількість переходів і кліків, але й загальний час на те, щоб щось знайти. Коли перед вами стоїть коротка задача створити завдання, ви просто йдете і робите це. Якщо ж вам потрібна якась підготовка, вона все одно буде проводитися у рамках одного екрану. І це, насправді, той запит, який ми отримували останнім часом найчастіше.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Аналітичні дашборди
Коли ми вже заговорили про запити від користувачів, то далеко не останнє місце серед них займає візуалізація даних. Воно й не дивно, адже звіт – то, звісно, добре, але він містить сухі дані, які вам ще потрібно опрацювати, щоб зробити певні висновки.
З діаграмою ж все значно простіше, оскільки ви одразу бачите, які курси проходять або не проходять до кінця, скільки часу це займає, коли вашим співробітникам зручніше навчатися, з яких гаджетів вони заходять тощо. Після реалізації цієї функції вам не треба буде нічого підраховувати, переопрацьовувати, аналізувати – LMS Collaborator 3.0+ зробить все за вас.
Те ж саме стосується і статистики в розрізі підрозділів і посад. У майбутньому ви зможете подивитися дані по окремому робітнику, обраному курсу або ж по всім курсам загалом. Ми будемо додавати ці дашборди поступово, починаючи з тих, на які було найбільше запитів.
Відслідковувати метрики і звітувати по ним людині, яка займається впровадженням дистанційного навчання в компанії, буде тепер у рази зручніше. І не лише звітувати, а і в принципі тримати руку на пульсі. Аналітичні дашборди дозволять побачити у реальному часі, де саме навчання просідає, і вчасно на це відреагувати. Можливо, там є проблеми з побудовою процесів або з комунікацією. Тобто треба йти туди, перевіряти ці моменти і виправляти їх.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Динамічні групи для гнучкого керування навчанням
Наразі ми вже автоматизували процеси, пов’язані з призначенням завдань певній групі людей, об’єднаних якимось спільним знаменником. Усього таких атрибутів може бути чотири – це місто, посада, підрозділ і мітки. Іншими словами, ви можете обрати всіх менеджерів з продажів або ж усіх працівників з HR-відділу і призначити їм тест на софт скіли.
Але бувають такі ситуації, коли навчання має пройти група жодним чином не пов’язаних між собою людей. Вони живуть у різних містах, займають різні посади і належать до різних відділів. І це може бути величезний список на 500 людей, яких адміністратору необхідно обробляти вручну.
Щоб уникнути подібних ситуацій, ми вже активно працюємо над створенням динамічних груп, до яких можна буде завантажити усіх таких співробітників для виконання поставлених задач у різних місцях системи.
Подібний підхід дасть можливість більш гнучко підходити до автоматизації призначення навчання або якихось інших матеріалів у LMS Collaborator, не прив’язуючись при цьому до конкретної мітки у групі користувачів.
Інтерактивний віджет швидких опитувань
Постійна взаємодія з персоналом, а також збір зворотного зв’язку – це ті болі, які хвилюють майже кожного нашого клієнта, особливо зараз, коли така велика кількість співробітників знаходиться у різних містах, а іноді й країнах. Саме тому ця функція досить швидко перетворилася на одну з пріоритетних.
Її сутність полягатиме у тому, що ви зможете створювати на головній сторінці одне або кілька опитувань, які працівники компанії, за бажання, проходитимуть нескінченну кількість разів.
Скажімо, для банків важливо, щоб усі виконували свої обов’язки у рамках чітко зазначених правил і процедур, що забезпечують відповідність їх діяльності законодавчим нормам, внутрішнім політикам і галузевим вимогам. Якщо хтось бачить, що цих стандартів не дотримуються, то він може написати про це у такому анонімному опитуванні, відповіді на яке переглядає відповідальна за це особа.
Інші ж компанії, до прикладу, відкриті до ідей щодо покращення роботи навчального порталу, актуалізації контенту або ж пропозицій з поліпшення існуючих бізнес-процесів. Тобто коли ми хочемо дізнатися чесну думку кінцевого користувача, почути критику, ба навіть отримати скаргу, то тут допоможуть саме такі опитування.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Версійність курсів
Зараз у нас усі навчальні матеріали оновлюються у стандартному режимі. Це означає, що LMS Collaborator зберігає останню додану версію, без можливості перегляду попередньої. Та для компаній з обов’язковим навчанням, за відсутності якого працівники просто не допускаються до роботи, цей момент має критичне значення.
Повернемося до тієї ж банківської сфери. Раніше співробітники пройшли навчання, і процес відбувався згідно з певними правилами. Та от вийшла нова постанова НБУ, і тепер кожен неодмінно має із нею ознайомитися. От тільки звітність про проходження попередньої версії курсу з усіма результатами і метриками при цьому теж має зберігатися.
Коли до банку приходитимуть нові люди, вони навчатимуться за останньою, найактуальнішою версією. Ті ж, хто вже проходив цей курс, не муситимуть витрачати свій час і робити це повторно. Їм необхідно буде перепройти тільки той блок, що пов’язаний з новою постановою.
Вікторія Балачук, Product Owner & Head of Customer Success LMS Collaborator
Усі оновлення фіксуватимуться у системі. Ми бачитимемо час зміни, і хто її вніс. Також у нас зберігатиметься історія по проходженню як попередньої, так і поточної версії цього ресурсу.
Розширена інтеграція з Google Docs
Доволі часто, коли до нас заходить новий клієнт, він вже має якісь напрацювання, збережені на Google Диску.
Зараз, щоб завантажити їх до LMS, йому потрібно створити ресурс “Посилання”, і тоді система просто перекидає співробітників на цей документ, таблицю або презентацію. Відкриватиметься він при цьому у новій вкладці, тому що без інтеграції інструменти Google не дозволено використовувати всередині будь-якого іншого сервісу. Звісно, це не критично, але, погодьтеся, все ж таки додає певних незручностей.
Після ж реалізації розширеної інтеграції цей документ відображатиметься у системі, а всі оновлення, які ви до нього додаватимете, будуть автоматично підтягуватися до LMS Collaborator. Зважаючи на те, що інструменти Google мають власний вшитий AI, створювати і завантажувати класний навчальний контент буде ще легше та швидше.
Олександр Слубський, CTO & Co-Founder LMS Collaborator
