Keep calm and communicate with employees. Почему важно поддерживать коммуникацию во время войны и как это делать в дистанционном формате
Поддержка коммуникации с командой – одна из первоочередных задач бизнеса. Без правильной коммуникации снижается эффективность всех бизнес-процессов, теряются ориентиры и командная связь. Поэтому важно развивать прочную систему коммуникаций, которая во время кризисов позволит оперативно выявлять и решать проблемы, транслировать цели команды и быстро принимать решения.
Как наладить коммуникации в коллективе, о чем важно рассказывать в кризисных ситуациях, и какие инструменты для этого можно использовать? Об этом и другом в нашем материале.
Тактика коммуникации или о чем важно рассказать сотрудникам в кризисной ситуации
Во время кризисной ситуации важно дать ответы на вопросы, которые волнуют сотрудников больше всего. А именно:
- Что именно произошло и как это отразилось на работе компании?
- Насколько компания готова к новым условиям?
- Как компания будет работать в новых условиях?
- Что следует ожидать сотрудникам?
- Какой план действий на случай развития худшего сценария?
Почему это важно?
Отсутствие коммуникации вызовет у сотрудников панику. Это приведет к тому, что они станут самостоятельно анализировать ситуацию и искать объяснения. В поиске информации сотрудники будут анализировать все последние события из жизни компании и окружения. Обращаться к таким источникам информации, как новости, сплетни, поведение конкурентов и коллег, финансовые показатели компании и другое.
Скорое всего, сотрудникам не удастся рационально сопоставить полученную информацию, чтобы сделать правильные выводы. Поскольку они не будут знать, какую именно информацию следует использовать, не является ли она фейком и с какими факторами ее следует сравнивать. Своевременная коммуникация поможет предотвратить возникновение паники в коллективе, показать ориентиры дальнейших действий и настроить рабочий процесс под новые реалии.
Методы коммуникации с сотрудниками
1. Новости и объявления на учебном портале
Главное преимущество такого вида коммуникации – его универсальность и большой охват аудитории. Поскольку первое, что видят пользователи, когда заходят на учебный портал – это главная страница с новостями и объявлениями.
Новости и объявления – идеальный способ информирования сотрудников о важных нововведениях в компании или изменениях в работе. Особенно это актуально во время кризисных ситуаций, когда так важно оставаться на связи с коллективом. Кроме того, этот формат коммуникации подойдет для освещения важных корпоративных событий, публикации полезных советов и рекомендаций или ответов на актуальные проблемы-вопросы.
2. Регулярные онлайн-встречи
Во время кризисных ситуаций не всегда есть возможность встретиться с сотрудниками лично. Чтобы сохранить коммуникацию, привычные offline встречи следует перенести в онлайн формат и обязательно запланировать их в календаре. Когда сотрудники будут знать, что у них есть совещание с руководителем, то с меньшей вероятностью будут отвлекать его вопросами.
Перед проведением таких встреч следует продумать список пунктов, которые вы хотели бы обсудить с коллективом. Попросите сотрудников сделать то же самое. Это поможет лучше подготовиться к встрече и продуктивнее провести ее.
Помимо рабочих онлайн-митингов, советуем также проводить регулярные неформальные встречи. Особенно во время кризисных ситуаций, когда сотрудникам необходима поддержка. Это поможет уменьшить уровень напряжения в коллективе и укрепить командный дух: показать, что все хорошо, мы с этим справимся.
3. Корпоративные мессенджеры и чаты
Корпоративный мессенджер объединяет все внутренние и внешние коммуникации в одном пространстве, что помогает поддерживать общение между сотрудниками, а также связь с клиентами, подрядчиками и партнерами. С помощью корпоративного мессенджера сотрудники не будут терять офисные чаты среди личных. Вся важная информация и документация, которую они пересылают, будет находиться в одном месте.
Корпоративные мессенджеры подойдут как для оперативного информирования сотрудников, так и обмена сообщениями в режиме реального времени. На портале LMS Collaborator есть свой корпоративный чат для общения с сотрудниками и коллегами. В чате LMS Collaborator можно прикреплять файлы к сообщениям, создавать групповые и персональные чаты, а также настраивать уведомления о новых сообщениях.
4. Опросы для сбора обратной связи
Отсутствие обратной связи приводит к хаосу. Появляются нерешенные задачи, возникают конфликты, а сотрудники не понимают, в каком направлении им следует двигаться. Во время критической ситуации важно понимать уровень паники ваших сотрудников. Узнать их мнение относительно ситуации, а также возможный план действий.
Опрос – самый удобный способ сбора обратной связи. В LMS Collaborator можно использовать несколько форматов вопросов. В частности, вопросы с открытым ответом, благодаря которым можно получить более развернутое мнение. Для сохранения конфиденциальности опрос можно провести анонимно. Сотрудники не будут волноваться за возможные негативные реакции со стороны руководства или коллег и будут отвечать честно.
Также с помощью опросов можно узнать понимают ли сотрудники произошедшую ситуацию, нужно ли им дополнительное информирование, какая информация для них сейчас необходима и т.д.
5. База знаний
Во время критической ситуации сотрудники могут испытывать апатию и растерянность, не зная, что делать дальше. Для таких случаев целесообразным будет подготовить разнообразные рекомендации и инструкции, как нужно действовать в той или иной ситуации. Такую информацию нужно держать в открытом доступе, чтобы в случае необходимости сотрудник мог к ней обратиться и найти то, что его интересует. Лучшим решением будет добавить такие материалы в Базу знаний и распределить их по категориям. Это поможет ускорить поиск нужной информации.
В Базе знаний LMS Collaborator материалы можно структурировать по разным категориям и настроить уровни доступа: ограничивать доступ для сотрудников разных должностей и отделов. Это помогает не путаться в процессе поиска: сотрудникам будет доступна только информация, которая относится к их направлению работы. Искать материалы в Базе знаний можно по ключевым словам – в названии и описании ресурса. Также можно использовать тег #. Он помогает увеличить скорость поиска нужной информации и дополнительных ресурсов, связанных с запросом.
Читайте также: Корпоративная База знаний: особенности и примеры
Выводы
- Будьте конкретны и честны. Говорите о сложных моментах без украшений: понимая реальное положение дел, сотрудники смогут запланировать свои дальнейшие шаги.
- Максимально детализируйте план действий при возможных сценариях развития событий – оптимистичных и не очень.
- Планируйте дату и время проведения онлайн-встреч. Перед проведением совещаний подготовьте список пунктов, которые хотите обсудить с коллективом.
- Общайтесь с сотрудниками регулярно. Используйте несколько каналов связи. Если у компании уже есть общепринятые каналы коммуникации, продолжайте доносить информацию через них.
- Подготовьте разнообразные рекомендации и инструкции, как нужно действовать в той или иной ситуации. Добавьте их в Базу знаний и распределите по категориям. Это поможет ускорить поиск нужной информации.
- Используйте опрос для сбора обратной связи. Это поможет выявить уровень тревоги ваших сотрудников, узнать их мнение по поводу ситуации и дальнейшие планы.
