Инсайты от лидеров: как обучающий портал помогает оптимизировать процессы в «Pizza Day». Актуальность и оценка управляющих
Как заинтересовать сотрудников учиться? Какие методы мотивации и стимулы использовать? Эти вопросы волнуют каждого специалиста по обучению.
Компания «Pizza Day» создала собственный успешный рецепт, с помощью которого удалось увеличить эффективность обучения и активность сотрудников на портале.
О важности регулярной проверки актуальности информации, особенностях проведения оценки ТОП-менеджмента и развитии информационного центра рассказала Екатерина Мартиросова – Руководитель отдела Учебного центра «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people.
«Pizza Day» – сеть пиццерий в Украине. Компания работает на рынке с 2017 года. На сегодняшний день сеть насчитывает 164 заведений в 19 городах Украины.
Штат компании составляет около 1000 человек.
Внедрение онлайн-обучения
«Pizza Day» внедрила LMS Collaborator в 2021 году. Для руководителей было важно быстро и понятно информировать команду об изменениях, нововведениях, делиться опытом и учиться. Решить эту задачу помогло внедрение системы для дистанционного обучения. Руководитель Учебного центра поделилась, что с помощью LMS Collaborator удалось:
– систематизировать процесс обучения;
– организовать онбординг новичков;
– создать корпоративную Базу знаний;
– автоматизировать оценку персонала;
– геймифицировать обучение.
Регулярная проверка актуальности обучающей информации
В первую очередь, на что стоит обратить внимание – актуальность информации, размещенной на учебном портале. К процессу проверки актуальности департамент обучения «Pizza Day» привлекли экспертов, ТОП-менеджмент и руководителей компании. Аудит продлился 2 недели и помог выявить 24% неактуальной информации.
Екатерина Мартиросова – Руководитель отдела Учебного центра «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Не заходят сотрудники на учебный портал, на котором есть неактуальная информация. Кроме этого невозможно оценить сколько ошибок и какие именно ошибки совершили сотрудники из-за того, что прочитали неактуальную информацию. 24% неактуальной информации – это очень много. Мы актуализировали всю нашу информацию и привлекли к этому процессу ТОПов. Первое, что я очень рекомендую делать – это понять, что не отдел обучения должен отвечать за актуальность информации, а те, кто инициирует размещение этой информации».
Еще одна проблема, с которой имели дело «Pizza Day» – подчиненные постоянно отвлекали руководителей. И это тоже последствие неактуальной информации. Компания провела аудит хронофагов (ред. «пожиратели времени») менеджеров, где спросили, что их больше всего отвлекает от работы. Это оказались регулярные звонки от подчиненных, которые касались рабочих процессов. Чтобы минимизировать это, было решено собрать всю актуальную информацию в одном месте – в Базе знаний учебного портала.
Корпоративная база знаний «Pizza Day»
Удобные и интуитивно понятные категории в Базе знаний с поисковой системой стали важным инструментом поиска информации. Это помогло уменьшить количество обращений к менеджерам и руководителям.
Поисковая система Базы знаний
Аудит также помог определить, какой информации не хватает сотрудникам. Вдобавок собрать фидбек от линейного персонала, менеджеров и ТОПов. После этого учебный отдел начал создавать новые курсы и материалы, которые требуются именно сейчас. В результате, все, что есть на учебном портале «Pizza Day» – актуальное, провалидированное и утвержденное ТОПом.
Екатерина Мартиросова – Руководитель отдела Учебного центра «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Мы создаем актуальный контент, который интересно смотреть. Когда мы актуализировали информацию, кроме 24%, которые были неактуальны, мы обнаружили, чего вообще не хватает. И добавили в нашу Базу знаний. Поэтому советую проводить актуализацию и смотреть не только на актуальность, а вообще на наличие материалов».
Проведение оценки персонала
Продолжая тему «актуальности», компания «Pizza Day» использует оценку персонала как способ сбора обратной связи. Ведь очень важно иметь актуальную информацию о сотрудниках: соответствуют ли они занимаемой должности.
В LMS Collaborator есть различные инструменты для оценки: опросы, методики 360, 180, 90 градусов, чек-листы, тестирование и т.д.
На учебном портале «Pizza Day» организовали оценку 360 ТОП-менеджмента компании. В оценке принимает участие сам ТОП, его коллеги, подчиненные, сотрудники других подразделений, а также СЕО.
Оценка 360 ТОП-менеджмента «Pizza Day»
С помощью LMS Collaborator «Pizza Day» удалось автоматизировать процесс организации, проведения, сбора и анализа результатов оценки, что значительно сэкономило время HR-ам, а также участникам опроса.
Екатерина Мартиросова – Руководитель отдела Учебного центра «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Для нас важно знать, что думает линейный персонал о своих руководителях. Потому что одно дело, когда руководитель говорит, что он делает. Но еще лучше, когда еще подчиненные говорят хороший ли он менеджер. У нас более 30 менеджеров, и у каждого около 30 подчиненных. Как HR может оценить менеджера и соответствует ли он своей должности? Лучшим решением – проводить анонимный опрос. Наш линейный персонал доверяет этому опросу и регулярно его проходит. И на базе этого опроса менеджеры отчитываются ежемесячно. Это дает фокус руководителям на работу с персоналом».
Анонимная оценка от линейного персонала
У «Pizza Day» также есть большая программа развития менеджеров, в рамках которой проходит ежеквартальное тестирование. Когда менеджеры приезжают в центральный офис, отдел обучения назначает тестирование. Оно состоит из 50 вопросов и длится 35 минут. У менеджеров есть только одна попытка прохождения. Линейный персонал компании тоже проходит такое тестирование дома или на торговых точках.
Тестирование знаний в программе развития менеджеров «Pizza Day
Использование LMS как информационного центра компании
«Pizza Day» используют учебный портал еще и для информирования сотрудников обо всех изменениях и нововведениях в компании.
Когда появляется новая информация, с которой следует ознакомить сотрудников, она согласовывается с руководителями и ТОПами и передается в отдел обучения. После чего отдел обучения размещает ее на учебном портале в еженедельном дайджесте новостей.
Еженедельные дайджесты для руководителей
Екатерина Мартиросова – Руководитель отдела Учебного центра «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«Не отдел обучения придумывает информацию и размещает на портале, а есть определенные инициаторы и процедура, по которой все проходят. Тогда, когда появилась ценность к системе дистанционного обучения не только у пользователей, но и у менеджмента, появились и инициации. Первоначально у нас был только дайджест новостей для линейного персонала по их процессам в магазинах. После того, как менеджеры увидели, насколько это полезно и удобно, они предложили сделать подобный дайджест для них. У нас появились заказчики. И не мы спрашиваем, что изменилось и предлагаем популяризировать наш портал, а они сами становятся инициаторами. Так у нас появился дайджест для руководителей».
Инструменты аналитики учебного портала позволяют «Pizza Day» отслеживать, кто просмотрел дайджест и сколько раз они это сделали. Это помогает фактически подтвердить, действительно ли сотрудник ознакомился и прочитал информацию. Руководители пользуются этими возможностями и проверяют активность своих подчиненных.
Екатерина Мартиросова – Руководитель отдела Учебного центра «Pizza Day», CEO&Co-founder 2people
«В дайджестах мы проставляем метки, кто инициатор поданной информации. Это очень важно, потому что каждый знает кто представляет эту информацию. Например, департамент маркетинга, финансов или it».
В базе знаний на учебном портале есть несколько полезных рубрик, одна из них – рубрика от HRD. Это хорошая возможность общения с линейным персоналом и донесения до них важных смыслов. Также есть рубрика «nice to meet you», в которой компания знакомит сотрудников с ТОПами.
Привлечение ТОП-менеджмента в дайджесты
Для того, чтобы отправлять оперативные сообщения со ссылкой на LMS, компания использует внутренний чат-бот. В частности, есть анонимная история через чат-бот, где можно отправить жалобу на что-либо: на процессы, руководителя или задать вопрос любому департаменту.
Поскольку было не совсем удобно следить за тем, получили ли сотрудники ответы на свои жалобы, Pizza Day перенесли этот процесс на учебный портал. Ответы на вопросы размещают в Базе знаний компании в отдельной рубрике «Вопросы-Ответы». Также ответы прилагаются к дайджесту.
FAQ «Pizza Day»
Рецепт компании «Pizza Day»
- «Pizza Day» регулярно проверяют актуальность информации, размещенной на учебном портале. В этот процесс вовлечено руководство компании, ТОП-менеджмент, а также эксперты.
- Всю информацию компания хранит в Базе знаний на учебном портале. Удобная категоризация и поисковые инструменты помогли снизить количество обращений сотрудников к менеджерам и руководителям.
- «Pizza Day» использует оценку как способ сбора обратной связи от персонала. Это помогает компании получать актуальную информацию об их сотрудниках.
- Вся новая информация, с которой необходимо ознакомить сотрудников, публикуется в еженедельном новом дайджесте. Инструменті аналитики учебного портала помогают фактически подтвердить, ознакомился ли сотрудник с информацией и сколько раз он ее просмотрел.
- Компания ведет отдельные рубрики в Базе знаний: рубрику от HRD, nice to meet you, в которой сотрудники знакомятся с ТОПами. А также FAQ – ответы на важные вопросы.
