Collaborator 1.29.0 – Чек-листы, Контакты и упрощение доступа к Материалам курса
Выпущен очередной 29-ый релиз платформы электронного обучения, развития и сотрудничества «Collaborator».
Мы улучшили внутренние механизмы платформы, создали два новых функционала — Чек-листы и Контакты, изменили доступ к дополнительным материалам курса и сделали множество других усовершенствований.
В этом релизе:
- Чек-листы — инструмент для проверки и оценки
- Контакты — справочник контактов вашей организации
- Изменение доступа к дополнительным материалам курса
- Создание анонсов вебинаров
- Виджет Дни рождения — изменен внешний вид
- Чат — можно отправлять mp3 файлы
- Изменение названий статей в Wiki
- Контрольные точки в Рабочих задачах
- Запрет самостоятельного изменения пароля
- Оптимизация работы курсов, тестов и комплексных тестов
1. Чек-листы — инструмент для проверки и оценки
Чек-лист – это анкета-опросник по заданным критериям. Чек лист помогает реализовать проверку стандартов и процессов, которых должны придерживаться сотрудники. Но этот опросник можно применять и по-другому — для сбора обратной связи от клиентов, оценки состояния помещения, качества оформления витрины, самопроверки, фиксирования ошибок и т.д.
По каждому критерию Чек-листа выставляться оценка от респондента. Шкалу оценивания мы можем создать или выбрать из подготовленных в разделе «Аттестация» — «Шкалы оценивания». Разнообразие шкал позволяет сделать Чек-листы гибким инструментом. Про это чуть позже.
Пункты анкеты Чек-листа формируются по критериям из раздела «Аттестация» — «Группы критериев». Это те-же критерии, которые используются и в инструменте «Опросы 360°». Поэтому при помощи чек-листов можно организовать простую проверку компетенций сотрудников их наставником или клиентом.
Принцип работы с Чек-листами такой же, как и с Опросами 360:
1. Сперва создаем нужную шкалу оценивания («Аттестация» — «Шкалы оценивания») и критерии по которым будет выполняться оценка («Аттестация» — «Группы критериев»).
2. Затем создаем шаблон Чек-листа («Аттестация» — «Чек-листы»). Заполняем Название, Описание, Инструкцию для заполняющих анкету, выбираем Шкалу оценивания и выбираем критерии для оценки.
Каждый критерий Чек-листа может иметь свой вес – так мы можем распределить «важность» пунктов в анкете. С учетом этих весов будет вычислена суммарная оценка в процентах по результатам заполнения анкеты.
Не забываем опубликовать Чек-лист.
3. Сохраняем шаблон Чек-листа.
Все параметры Чек-листа можно изменить до его первого использования. Как только начнется заполнение анкет по этому Чек-листу, то будет запрещено изменять шкалу оценивания и набор критериев. Остальные параметры можно будет откорректировать.
4. Создаем Задание типа «Чек-лист» («Учебные задания» — «Задания» — Создать).
Выбираем подготовленный шаблон. И указываем способ сбора оценки. В Collaborator v.1.29.0 доступен только режим оценки ведущим этого задания (инструктором, тайным покупателем, наставником). В следующих версиях будет добавлен режим самооценки.
Указываем «Срок выполнения задания», «Порог успешного прохождения», устанавливаем метку и разрешаем комментирование (если нужно).
5. Назначаем на Задание пользователей портала.
Режим «оценивает ведущий», требует назначения хотя-бы одного ведущего и тех пользователей, которых он будет оценивать. Может быть назначено несколько ведущих. Каждый из них может заполнить анкету по любому из назначенных пользователей. Заполнение одной анкеты они могут выполнять в многопользовательском режиме, т.е. одновременно.
В момент назначения каждый ведущий получит оповещение о новом задании и сможет его найти в своем списке «Мои задания».
Заполнение Чек-листа можно выполнять не сразу. Все отмеченные пункты автоматически сохраняются и сдачу анкеты можно отложить. Результаты чек-листов в момент заполнения и после их сдачи можно просмотреть в «Отчете по чек-листам».
Идеи для использования Чек-листов
Контроль стандартов обслуживания. Чек лист содержит перечень критериев стандарта качественного обслуживания в отделении компании. Используется шкала оценивания «Плохо = 0/Хорошо = 1/Отлично = 2». Каждый критерий имеет свой вес. Ведущим задания назначается Инспектор. Также на задание назначаются руководители тех отделений компании, обслуживание в которых требуется оценить. В отчете больший результат будут иметь руководители тех подразделений, которые лучше соответствуют стандартам.
Контроль ошибок обслуживания. Чек-лист содержит перечень ошибок, которые нельзя допускать. Каждая ошибка имеет свой вес. Используется обратная шкала «Да = 0/Нет = 1». Задание с чек-листом ведет Контролер. На задание назначаются сотрудники, действия которых требуется проконтролировать. В отчете лучший результат будут иметь те сотрудники, кто допускает меньше ошибок.
Выполнение этапов программы адаптации новичка. Все этапы сбора документов, получения служебного телефона, email, рабочего места и т.д. заносятся в Чек-лист. Используется шкала оценивания «Да = 1/Нет = 0». Все веса пунктов чек-листа одинаковы и равны 1. Этапы отмечает Наставник. На задание назначаются пользователи-новички, наставник назначается «ведущим». Используется возможность отложить сдачу анкеты до ее полного заполнения. В отчете больший результат будут иметь те новички, которые более полно выполнили этапы программы адаптации.
Ждем Ваших отзывов по функционалу «Чек-листы» и приглашаем обсудить в группе https://www.facebook.com/lmscollaborator/ следущие модификации и развитие этого инструмента.
2. Контакты – справочник контактов вашей организации
В Collaborator v.1.29.0 в разделе «Информация» теперь отображается справочник «Контакты». Справочник помогает быстро найти информацию о пользователе через поиск. Поиск можно выполнить по фамилии, имени, отчестве пользователя, а также по его должности, подразделению, городу. В правой части справочника отображается заданная в Collaborator Оргтруктура. Выберите подразделение в Оргструктуре и будут выведены все его сотрудники.
Для Администраторов Контакты отображают подробную контактную информацию о людях – всегда будут показаны email, телефон, метки.
Для обычных ролей будет показана только та контактная информация, которую сами пользователи разрешат – это email, телефон и дата рождения. Метки обычным ролям не показываются.
Изменить настройки отображения своих контактных данных может каждый сотрудник в своем «Профиле пользователя». По умолчанию все контактные данные скрыты для не административных ролей.
3. Изменение доступа к дополнительным материалам курса
Мы долгое время наблюдали за тем, как используются дополнительные материалы в Курсах. В каждом Курсе есть «План», где в рекомендуемом порядке размещаются обязательные элементы обучения, и есть раздел «Материалы» в который размещались все необязательные вспомогательные учебные ресурсы.
Но, как оказалось, к этому разделу с материалами редко обращаются (у многих наших клиентов практически никогда). Причина этого в неочевидности наличия дополнительных материалов и отсутствие связи между ними и пунктами «Плана».
В этой версии Collaborator мы изменили концепцию работы с этим разделом Курса. Что изменилось:
1. Сам раздел «Материалы Курса» был удален. Теперь авторам курса не нужно выполнять подбор ресурсов из «Базы знаний» в «Материалы курса», а потом из «Материалов курса» составлять «План». Теперь Вы сразу собираете «План курса» из опубликованных ресурсов.
2. Дополнительные материалы добавляются к конкретному пункту «Плана курса» по такому же принципу, как ресурсы добавляются в «План».
3. При прохождении пункта «Плана курса» пользователю будут выведены ссылки на дополнительные материалы этого пункта Плана.
Мы будем наблюдать за тем, как изменится использование дополнительных материалов после такого нововведения. И если у Вас есть идеи и предложения – пишите нам, мы все учтем.
4. Создание анонсов вебинаров
В предыдущих версиях уже была возможность создавать задания с Вебинарами. Но разместить их в Каталоге на выбор пользователям можно было только без пояснений или каких-либо подробных анонсов, таких как, например, для Очных занятий.
В этой версии мы переделали функционал и теперь чтобы создать задание с Вебинаром требуется предварительно создать ему контент, т.е. анонс-описание. Таким образом работа с Вебинарами становиться аналогичной работе с Очными занятиями:
1. Создаем ресурс-анонс «Вебинара». Это страница которая поясняет тему вебинара, его содержание, кто будет ведущим, для чего этот вебинар нужен и т.д.
2. Этот ресурс-анонс вебинара используется при создании Задания.
3. Задание назначается пользователям и среди них указываются «ведущие» вебинара или публикуется в Каталоге.
Анонс вебинара доступен по ссылке «Подробнее про вебинар». По этой ссылке открывается созданный ресурс в котором объясняется, что будет на вебинаре.
С помощью этой функции можно организовывать и вебинары с подтверждением доступа – достаточно в параметрах задания установить режим назначения «Подача заявки через Католог». Пользователь получит доступ к Вебинару после одобрения заявки Администратором.
5. Виджет Дни рождения – изменили внешний вид
Если сегодня День рождения у нескольких человек одновременно, то виджет будет по очереди отображать каждого из них. И теперь мы показываем у каждого именинника его город, подразделение и должность.
6. Чат – можно отправлять mp3 файлы
Теперь можно через чат отправлять аудио-файлы. Размер файла, который можно передать, по умолчанию ограничен до 50Мб.
7. Изменение названий статей в Wiki
По принципам Wiki-энциклопедии названия ее статей распознаются системой как ссылки на них. Достаточно написать в тексте Wiki-статьи название другой статьи в квадратных скобках – [[Название статьи]] – чтобы была создана ссылка с переходом на нее.
Если изменять название статьи, то приходится искать и изменять все такие ссылки на нее по всей Wiki-энциклопедии. Поэтому менять название статей мы раньше не позволяли.
Но теперь это можно делать — Collaborator автоматически найдет все ссылки и заменит их на новое название.
8. Контрольные точки в Рабочих задачах
Новая функция добавлена в Рабочие задачи. Они применяются для постановки и контроля выполнения поручений и задач, которые не связаны с обучением. Теперь в такой задаче можно создать перечень пунктов – контрольных точек ее выполнения. Это позволяет без усложнений работать с задачей, фиксировать выполнение ее частей без создания подзадач.
9. Запрет самостоятельного изменения пароля
Достаточно часто для ведения учетных записей у наших клиентов уже используется Active Directory, Google Suite или другая корпоративная система управления пользователями. При интеграции нашей платформы Collaborator с ними пароль задается не в Collaborator, а во внешней системе. Мы добавили опцию, исключающую возможность самостоятельного изменения пароля в Collaborator. Это действие должно выполняться во внешних системах и регулируется их правилами.
10. Оптимизация работы курсов, тестов и комплексных тестов
Регулярный мониторинг работы модулей системы и регулярный рефакторинг — один из принципов нашей работы. В этой версии переработаны модули курсов, комплексных и обычных тестов. Что это дает? – улучшение производительности и стабильность работы при высоких нагрузках.
Если у Вас есть пожелания, или появилась оригинальная идея, как сделать Collaborator еще лучше, пишите нам на страничку: https://www.facebook.com/lmscollaborator/ И, возможно, именно ваша идея будет реализована в следующем релизе.
С уважением,
Команда проекта «Collaborator».
