Мы начинаем путь к внедрению дистанционного обучения. Вы уже установили личный контакт с сотрудниками и правильно преподнесли им необходимость учиться, а ваши тренеры готовы создавать и обновлять учебный контент.
Что дальше? Сразу запускать всех в систему или сначала «подготовить почву»? Какую информацию подавать первой? С чего начать, чтобы заинтересовать каждого? Мы поделимся с Вами простыми, но очень важными рекомендациями, а также, маленькими хитростями о том, как и с чего начинать, чтобы процесс обучения сразу стал легкой и полезной привычкой.
Предлагаем следующие первые шаги по «Дорожной карте Collaborator»:
Шаг 1. Покажите, как это работает.
Сразу объясните сотрудникам, что произойдет, если нажать ту или другую кнопку. Познакомьте их с Платформой.
Представьте, что вы запустили сотрудников в систему и назначили им первый Курс. Создавая его, ваши тренеры очень постарались – он содержит полезную для работы информацию, «приправленную» множеством интерактивных элементов: есть иллюстрации, ролики, презентация. И, казалось бы, он обязательно привлечет внимание большинства. Но, почему-то, сотрудники не так активно интересуются Учебным порталом, как хотелось бы. В чем проблема?
Они еще не освоились в системе. Людям обязательно нужно пояснить, как что работает. Мало кто захочет тратить свое время на то, чтобы самостоятельно во всем разобраться. Вместо того, чтобы полностью сосредоточить внимание на учебном материале, человек думает какую кнопку нужно нажать. Это отвлекает даже самого заинтересованного сотрудника, а у некоторых может вызвать раздражение и нежелание разбираться дальше, а значит – продолжать обучение. Поэтому, сотрудникам нужно помочь.
В первую очередь, необходимо пояснить, как работать в системе. И мало просто рассказать, что означают символы, кнопки и надписи. Даже самые интуитивно понятные функции нужно наглядно продемонстрировать. Для этого в нашей платформе существует готовый курс «Быстрый старт Collaborator». Этот курс автоматически назначается всем новым сотрудникам и его задача – доступно и быстро объяснить пользователям, как пользоваться платформой.
Материалы курса полностью доступны для редактирования и легко адаптируются под конкретную аудиторию. Измените их, установите свои логотипы, изображения, замените текст на тот, что вам нравиться и требуется, добавьте в курс свою информацию или заберите из него лишнее.
Только после того, как все познакомятся с работой в Системе, можно назначать уже непосредственно обучающие курсы.
Шаг 2. Электронная библиотека
Подготовьте информационную базу, необходимую и полезную для ваших сотрудников.
Как мы уже говорили, и будем повторять еще не раз – мы не «учим» сотрудников, а даем им возможность найти необходимую информацию и учиться самостоятельно.
Начните заполнять Базу знаний до того, как сотрудники начнут пользоваться системой. Создание внутренней электронной библиотеки – это самый быстрый и простой первый шаг. И есть два варианта, с помощью которых можно наполнить учебный портал полезным контентом.
Вариант 1. Библиотека.
На портал можно загрузить множество готовых документов (например, инструкции, книги, рекомендации, правила и т.д.) в качестве информационных ресурсов. Разместите ресурсы по категориям (папкам) Базы знаний — это обеспечит их поиск по дереву категорий и поможет упорядочить информацию по должностям сотрудников, направлениям деятельности, отделениям компании и т.д.
И хотя один ресурс можно разместить в нескольких категориях одновременно, этого не всегда достаточно, чтобы охарактеризовать его информацию. Дополнительно каждому ресурсу можно присвоить неограниченное количество меток-тегов, которые помогут сгруппировать и находить ресурсы по обозначениям, не связанным с существующими категориями. Например, #развитие, #коротко, #память и т.д. Поиск по меткам дает пользователям дополнительные способы фильтрации ресурсов.
Вариант 2. Wiki-энциклопедия.
Этот вариант отличается тем, что информация не складывается по категориям, как дерево. Здесь нет меток и категорий. Вместо этого в текст помещаются ссылки на множество других статей, создавая таким образом сеть связанной между собой информации. В wiki Collaborator также есть инструмент, с помощью которого можно загружать документ в формате Microsoft Word и система автоматически превратит его в wiki-статью.
База знаний поможет найти wiki-статьи через поиск по их содержимому.
Шаг 3. Готовим первые курсы
Курс эффективен тогда, когда он одновременно важен для компании и нужен участнику, которому он назначен.
Первые курсы на портале должны решать самые «наболевшие» и актуальные проблемы наименьшими усилиями. Результат применения знаний после прохождения этих курсов должен быть заметен сразу, понятен каждому и измеряем.
Хорошей практикой является создание курсов, которые:
- точечно и для конкретных случаев решают задачу устранения ошибок в деятельности сотрудников — ошибки на кассе, неправильное поведение с посетителями, ошибки при работе с прикладным программным обеспечением и т.д.
Польза от курса — снижается количество ошибок. - помогают сотрудникам действовать более эффективно — “Как в 3 действия подать запрос на техподдержку”, “Как увеличить свои продажи одной фразой” и т.д.
Польза от курса — растет эффективность сотрудников, меньше их потери времени на операции. - помогают снизить нагрузку и оптимизировать внутренние процессы — “Используем PayPass”, “Как запустить автоматическую проверку настроек рабочего оборудования” и т.д.
Польза от курса — уменьшение времени на обслуживание и коммуникации.
Первый обучающий курс не обязательно нужно назначать всем пользователям. Можно начать с проблемного вопроса, который касается небольшой группы людей. В таком случае, если что-либо пойдет “не так” (редко получается все сразу сделать хорошо), то это будет проще исправить и меньшее число людей будет затронуто такими исправлениями.
Большой курс не значит «хороший». Стремитесь создавать компактные и содержательные курсы, цените время ваших слушателей.
Для решения задач обучения вполне может быть достаточно одного видеоролика, короткой инструкции, одной аудиозаписи, или презентации на несколько слайдов о важном элементе работы конкретных людей. Не секрет, что можно в разы увеличить количество продаж, после того как с помощью короткой презентации, научить продавцов задавать покупателям всего лишь один дополнительный вопрос: «Что-нибудь еще?».
Шаг 4. Устанавливаем коммуникацию
Очень важно поддерживать полезность учебного портала в промежутках между обучением — особенно важно общение через форум и чат.
Организуйте и поддерживайте коммуникацию людей из разных отделений компании. Общаясь не только с коллегами, которые работают рядом с ними, а и с работниками из разных городов, сотрудники обмениваются опытом и учатся друг у друга.
Также большое значение имеет общение участников с администраторами. Очень хорошо, если у пользователя есть возможность открыто обратиться к администратору со своей проблемой или просьбой.
Кроме этого, важно по-возможности чаще обновлять ленту новостей. Публиковать туда информацию о последних событиях в компании, реформах, мероприятиях (конкурсах, конференциях, встречах). Знакомясь с новостями из жизни предприятия, у сотрудников появляется чувство причастности к общему делу.
Используя разные инструменты для коммуникации, сотрудники перестают воспринимать систему, как что-то, что им навязывают. Они заходят в неё для собственной пользы и интереса. Портал должен стать местом, где можно решить любые вопросы, которые касаются профессиональных знаний и личностного развития.
Шаг 5. Запуск процесса обучения
Всегда интересуйтесь у пользователей, все ли им понятно и что им хочется узнать.
И вот самый ответственный момент – приводим в движение все, что мы уже подготовили.
Как уже говорилось ранее, первым делом всем пользователям нужно назначить курс «Быстрый старт». Второй шаг – назначаем первый из тех курсов, которые помогут решать конкретную проблему. И третий, необходимый элемент – обратная связь.
Очень важно после первого же курса узнать у людей все ли им было понятно, есть ли сложные для восприятия моменты, что нужно изменить, что улучшить, и какие есть идеи. Очень редко, когда первый курс сразу получается максимально удобным и эффективным. Тренерам нужно время, чтобы узнать специфику подачи материала для конкретной аудитории. К сотрудникам разных предприятий могут быть разные подходы. Что подходит одним, может не вызвать никакого интереса у других. Чтобы это узнать и дальше делать более успешные курсы – нужно постоянно следить за мнением и реакцией пользователей. Для этого после каждого курса добавьте несколько простых вопросов.
Важно не быть навязчивыми и не принуждать людей к дополнительным действиям на которые они вряд ли захотят тратить время. Поэтому, пусть вопросов будет немного, но все они простые, конкретные и открытого типа. И попробуйте слегка спровоцировать людей на критику и советы — критиковать легче, советы дадут более охотно, чем отзыв, и такая обратная связь будет более объективной и полезной, чем похвала.
Например: «Какие темы курса мы не достаточно хорошо объяснили для Вас?», «Что нам надо улучшить?», «Что бы Вы посоветовали добавить? Про что бы хотели узнать?».
Ответы на эти вопросы также помогут определить активных и мотивированных людей.
Шаг 6. Продумываем регулярное обновление
Пользователи должны знать, что каждую неделю их ждет что-то новое и полезное.
О необходимости регулярного обучения говорили уже не раз. Но все же, представьте, что платформа успешно запущена: курсы сразу заинтересовали пользователей и быстро дали результат, База знаний наполнена полезной информацией, и сотрудники начинают знакомиться и общаться между собой. Этот этап освоения продолжается неделю, а может и несколько. Пользователям интересно посещать платформу, потому что там есть еще много незнакомого. Но что происходит дальше?
Если по истечению недели такого режима работы, сотрудники не получат новой порции информации, у них пропадает желание пользоваться порталом. Мы ведь не читаем новостную ленту, если в ней не появляется ничего нового?
Поэтому так необходимы регулярные обновления. Это не обязательно должен быть курс или программа, достаточно добавить ресурс, или обновить старый. Интересная книга, видео из Youtube, ссылка на статью из другого ресурса – все это показывает, что платформа «живая».
Желаем найти успешные пути обучения сотрудников и быстро построить живой учебный портал!
С уважением,
Команда проекта «Collaborator».
