Здравствуйте, с вами снова Дмитрий Берлевич, СЕО компании Colibrus. Сегодня расскажем вам о нашем опыте подготовки LMS к использованию, заполнения его материалами и регистрации пользователей. Не обошлось и без косяков, но все по порядку.
Что такое Colibrus и кто такой Дмитрий Берлевич мы рассказывали в анонсе.
Идея создать свой учебный портал появилась еще в октябре 2017 года. У нас уже накопился достаточно массивный “архив” документов и полезных учебных материалов. Использование его уже не раз подталкивало к поиску удобных решений для наведения порядка в выдаче информации сотрудникам. Отсутствие понимания того, что сотрудники знают, а что нет — уже начало ощущаться как торможение и ошибки в разных бизнес-процессах.
В начале 2018 у нас уже была своя eLearning-платформа. Но, пока портал был пустым, мы не спешили открывать к нему доступ. Был нужен “вау-эффект” первого посещения, чтоб сотрудники “влюбились” в портал с первого взгляда.
Мы собрали команду запуска: наш HR, T&D и администратор будущего портала. Их ждал первый (и, наверное, один из самых главных) этап внедрения LMS в жизнь компании.
С чего мы начали?
Во-первых, настроили внешний вид. Еще на этапе тестирования и выбора LMS, демо-портал был подготовлен в наших корпоративных цветах, туда был загружен логотип. Оставалось сделать сам портал более привлекательным, и наш дизайнер занялся визуальным оформлением.
В то же время администратор портала Ольга Моторна заполнила стартовую страницу портала приветственной информацией, последними новостями из жизни компании, блоками с навигацией по порталу, первыми объявлениями.
Во-вторых, большую часть времени заняла подготовка материалов.
Да, у нас были некоторые файлы с информацией, собранные за годы работы Colibrus, но добавлять их в таком “сыром” виде для изучения было бы просто нелепо.
Наша T&D Светлана в паре с администратором Ольгой перебрали все, что было на Google Диске в папке “Учебные материалы”, выбрали несколько тем, по которым в первую очередь можно было собрать электронные курсы и перекроили некоторые файлы в презентации, видеоряды и короткие статьи.
Это были курсы по технике продаж для торговых представителей и дистрибьюторов, технике безопасности на производстве и приветственные курсы для всех сотрудников.
О, чуть не забыл. Для всех обязательных курсов мы настроили правила автоматизации. Т.е. сразу после регистрации пользователям сотрудникам назначались задания согласно их должности, а ознакомительный курс “Добро пожаловать в компанию” назначался всем.
Третьим важным шагом была регистрация пользователей в системе.
Мы начали налаживать процесс вместе с техподдержкой LMS Collaborator. Сначала выгружали из кадровой системы (у нас это 1С) файл с информацией о пользователях в заданном формате и импортировали его. После того как процесс трижды сработал без ошибок, мы его автоматизировали. Теперь обновление базы пользователей происходит у нас автоматически каждую среду в 9.00.
Итого: перед официальным стартом у нас был готов полностью оформленный учебный портал. При открытии “Портала знаний Colibrus” сотрудник видел приветственное сообщение, инфоблок с быстрыми ссылками на основные модули (База Знаний, Каталог, Форум) и вкладку с последними новостями компании. В “Моих заданиях” ему уже был назначен краткий курс-инструкция по работе с порталом и курс “История компании”. Также наши админы добавили несколько электронных книг в Базу Знаний, которые могли бы на первое время “прикрыть” отсутствие учебных ресурсов по определенным темам. Было запланировано каждую неделю пополнять электронную библиотеку и оповещать о книжных новинках всех сотрудников.
Следующий шаг — оповещение сотрудников о старте платформы.
Новизна всегда пугает людей, поэтому были опасения, что сотрудники негативно отнесутся к новому проекту.
Команда портала подготовила целую “рекламную” кампанию. За месяц до запланированного старта мы начали делать информационные email-рассылки — все сотрудники получили письма о запуске портала знаний Colibrus. Задачей рассылок было донести цель внедрения LMS в нашу компанию, анонсировать все его преимущества и “плюшки”. За день до старта работники получили первые инструкции, а также уведомление о регистрации в системе.
Самая “информативная” роль была отведена руководителям отделений и департаментов, мотивирующих своих подчиненных к обучению. Некоторые из них подошли к процессу творчески, развесив в офисах яркие листовки и плакаты — которые мы им тоже заранее подготовили и предложили.
Важно на этом этапе, как и в маркетинге в целом, объяснить своим сотрудникам всю пользу от процесса обучения. Наши главные аргументы — повышение квалификации (соответственно, и зарплаты), возможность смены должности или переход на ступеньку “повыше”.
И вот, мы открыли наш портал и запустили пользователей.
В первые две недели сотрудники штурмовали платформу, изучая её вдоль и поперек, активно знакомились с представленными курсами и даже поглядывали на Форум и Базу Знаний. Удивительно даже для нас, но за этот период из 580 работников знакомиться с системой зашло около 300.
Но что-то шло не так.
HR-отдел начал жаловаться на лавину одинаковых вопросов, решение которых не входит в их компетенцию. Обработка простейшего запроса затягивалась на недопустимо длительное время, ведь пока сотрудник спросит у своего руководителя, а тот — у HR, HR займется поиском ответа, и обучение этого сотрудника приостановится. При этом для ответов на подобные вопросы был назначен отдельный человек — администратор Оля.
Команда начала искать причину того, что сотрудники не могут связаться с ней. Все оказалось довольно просто и смешно — администратор спешила с заполнением портала и совсем забыла указать свои контакты.
“Разбор полетов”:
- перед запуском своего портала не забудьте проверить все контакты и кнопки, которые помогут в работе вашим пользователям;
- внутренний маркетинг — неотъемлемая часть запуска платформы;
- позаботьтесь о минимальном количестве курсов в системе. Пусть это будут элементарные правила безопасности или история компании, т.е. те материалы, которые у вас уже есть;
- да, портал должен выглядеть ярко и привлекательно. Не превращайте его в серые школьные кабинеты;
- не понимаете, как зарегистрировать новых пользователей в системе? Обратитесь в техподдержку.
P.S. Все персонажи вымышлены, любое совпадение с реально живущими или жившими людьми случайно.
