Доступные знания в LMS в любое время — основа любого учебного портала. Важно, чтобы сотрудники могли пользоваться необходимой информацией в системе даже когда не проходят курсы или задания.
Поэтому уже на этапе планирования запуска портала наша команда подумала о формировании электронной библиотеки со всеми учебными материалами компании — Базы Знаний (ред. далее — БЗ).
Здравствуйте, это Ольга Моторна, администратор платформы “Портал знаний Colibrus”. В пятом выпуске “Истории Colibrus” я расскажу о создании корпоративной Базы Знаний и попробую выделить парочку советов на будущее.
Почему нужна База Знаний?
Черновое название БЗ было Библиотека знаний. Она была задумана как текстовая версия помощника Google с ответами на все возможные вопросы. Сотрудники могли бы обращаться в Библиотеку в поисках дополнительных материалов .
Перед нами была поставлена задача сделать максимально удобную и простую Базу Знаний, чтоб работники компании легко находили нужные сведения и в будущем захотели вернуться сюда еще раз.
Мы начали со структуры и не прогадали.
В начале заполнения БЗ в запасе Colibrus было мало материалов (они помещались в двух папках в сервисе Google Диск), но нам все-таки удалось создать предполагаемое дерево её содержимого. Сначала она существовала только схематически на бумаге в моем блокноте.
Позже перенесли все в систему. Что удобно — незаполненные категории Базы не отображались для пользователей. В ходе загрузки материалов мы не раз вносили изменения в “костяк” нашей Библиотеки. Так было легче двигаться дальше и поддерживать порядок в постоянно растущем количестве информации.
Позже База Знаний начала постепенно “обрастать” материалами и данными. Наполнение платформы файлами оказалось лишь третью работы. В LMS Collaborator поиск материалов по БЗ происходит по названию, описанию ресурса, меткам, а также по тексту (для ресурс-страницы, pdf-файла, форматов epub, word и excel). Чем точнее сделано описание, чем точнее указаны ключевые слова, тем проще сотруднику будет найти то, что он ищет и решить свою рабочую задачу. На это мы и сделали упор, потратив довольно много времени и сил.
Поиск ресурсов по названию
Кстати, о метках: назначение ресурсу метки увеличивает шанс пользователя найти необходимую информацию, а также дополнительные материалы, связанные с заданным запросом.
Поиск ресурса по меткам
И все же наш первый вариант Библиотеки походил на кашу из ресурсов. На портале Colibrus обучается больше 500 человек из разных отделов, городов и магазинов. Понятно, что каждому отделу и направлению нужны профильные материалы из БЗ. Тогда следующим шагом для нас стало разделение материалов по группам доступа.
Это также вопрос удобства. Если маркетолог заходит в БЗ, то ему не нужна информация по бухгалтерии, она будет отвлекать при поиске нужного ему документа.
Команда, обучающая персонал, постоянно обновляет нашу Базу Знаний. Они загружают книги, статьи, видеоматериалы и многое другое. Примечательно, что сотрудники часто заглядывают в “библиотеку”, перечитывая пройденный материал. Об этом свидетельствует количество просмотров:
“Разбор полетов”:
- Грамотно составленная структура — 50% успешной работы Базы Знаний;
- Важно заполнять все параметры ресурса: название, описание, метки и т.д;
- Чтобы настроить доступ к материалам между разными отделами и направлениями, воспользуйтесь группами доступа;
- Не переставайте добавлять ресурсы в БЗ — они будут полезны вашим сотрудникам.
P.S. Все персонажи вымышленны, любое совпадение с реально живущими или жившими людьми случайно.
