Автоматизация, масштабирование, эффективность: как Kernel оптимизирует профессиональное обучение своих сотрудников
Быстрые изменения в технологиях и бизнес-среде требуют постоянного обновления знаний и навыков.
Инвестиции в профессиональное развитие сотрудников являются необходимым элементом успешного функционирования любой компании. Кроме этого налаживание обучения может стать ключом к быстрой адаптации, повышению производительности и достижению лучших результатов.
Компания Kernel, один из лидеров агропромышленного комплекса Украины, прекрасно это понимает. Они стали ярким примером того, как внедрять передовые подходы к обучению и развитию персонала.
Сергей Тименко, руководитель отдела обучения и развития Kernel, рассказал нам о том, как в компании организовано профессиональное обучение сотрудников производства, как сохраняется и распространяется экспертиза, и какую роль в этом играет система управления обучением (LMS).
О компании
Kernel – крупнейший в Украине производитель и экспортер зерновых культур, лидер мирового рынка подсолнечного масла. Свою продукцию Kernel поставляет в более чем 70 стран. На сегодня компания насчитывает 6 работающих заводов и 28 собственных элеваторов. Кроме реализации продукции собственного производства, Kernel также сотрудничает с украинскими фермерами, помогая им с экспортом.
Сейчас в компании работает около 11 000 сотрудников.
Управляющая компания Kernel насчитывает около 900 сотрудников бизнеса и офиса. Остальные сотрудники работают на производстве. Из них 7500 сотрудников вовлечены в обучение на Kernel HUB (ред: название учебного портала Kernel, созданного на базе LMS Collaborator). Это может быть прохождение электронных курсов, просмотр видео, статей, книг, тестирование, опросы и т.д.
Адаптация сотрудников
Одной из задач руководителя и отдела обучения является сократить период вхождения новичка в должность до выхода на плановую экономическую производительность. Учебный портал помог Kernel автоматизировать этот процесс.
Когда новичок приходит в компанию, он получает Welcome-лист с общей информацией о компании. Также ему автоматически назначается обязательная учебная программа. Она состоит из двух частей.
Первая часть – это общие курсы по компании, такие как охрана труда, комплаенс, корпоративный кодекс, работа в программах и т.д.
После прохождения первой части, сотрудник проходит профессиональную программу, которая включает изучение нужных hard skills.
Пример адаптационных программ Kernel
Например, сотрудники заводов после прохождения первого блока проходят курс по технологии производства подсолнечного масла. А всей агрономической службе агробизнеса, в которой работает 450 сотрудников, после прохождения общей программы назначается курс по выращиванию пяти основных культур. С элеваторным бизнесом тоже самое: 2000 сотрудников проходят общую программу, а затем – курс по технологии хранения.
Сергей Тименко – руководитель отдела обучения и развития персонала
«Наша задача покрыть hard skills абсолютно всех сотрудников. Очень важно, что мы не делаем это вручную. У нас настроена интеграция LMS Collaborator с 1С, поэтому при приеме сотрудника на работу, ему все назначается автоматически».
Организация профессионального обучения
Один из элементов профессионального обучения Kernel – срез экспертизы работников для того, чтобы определить их текущий уровень, выявить пробелы в знаниях. И уже на основе этих результатов сформировать программы обучения.
К примеру, сейчас на учебном портале проходит тестирование механизаторов (ред: тракторист-машинист сельскохозяйственного производства). Это те сотрудники, которые работают непосредственно в полях. Их более 1000 человек и каждый из них тестируется через Kernel HUB.
Программы профессионального обучения Kernel можно разделить на два уровня сложности:
1 уровень – когда компания заходит в стратегически новое направление бизнеса, и необходимо сотрудникам дать экспертизу, которой на тот момент у компании нет.
Пример: Несколько лет назад компания зашла на совершенно новый для нее рынок зеленой энергетики. На базе всех заводов были построены теплоэлектроцентрали, работающие на сожженной лузге подсолнечника, которая является побочным продуктом производства компании.
Сотрудников, которые знали бы на старте, как это все работает, конечно, не было. Поэтому, чтобы организовать обучение, компания искала экспертизу снаружи. В этом кейсе – это был комплекс мероприятий, когда Kernel сотрудничали с учебным заведением для того, чтобы обучать турбинистов. А также с Львовской Политехникой для программы повышения квалификации сотрудников ТЭЦ.
2 уровень – когда необходимо дать сотрудникам профессиональные знания для выполнения работы определенного уровня и качества.
Пример: У Kernel есть свой определенный стандарт выполнения работы и важно, чтобы все сотрудники его придерживались. Чтобы это реализовать были определены ключевые производственные позиции в компании, которые отвечают за технологию: Линейный агроном, Ведущий агроном, Главный агроном, Руководитель механизированного отряда, Инженер по организации ремонта и эксплуатации. А также в заводах: Начальник смены, Инженер-механик, Инженер-энергетик, Электрик и тому подобное.
К этим позициям написаны профили должностей. В них четко указывается, что человек должен знать и уметь для выполнения той работы, которая описана в должностной инструкции. Для каждого профиля разработаны тестовые задания для проверки знаний. Сотрудники проходят их на учебном портале раз в квартал или в год, в зависимости от категории и направления бизнеса.
Пример тестирования сотрудников
После этого тесты анализируются на предмет знаний и незнаний. Если более 30% сотрудников отвечают неправильно на какой-то вопрос, он автоматически зачисляется в область массовых незнаний и обязательно должен быть включен в программу обучения. Собрав эти вопросы и классифицировав их по отдельным темам, формируется учебная программа. После её прохождения снова происходит цикл проверки знаний и формируется новая программа развития.
Особенности организации производственного обучения
Цель учебного отдела Kernel: привлечь к обучению как можно большее количество людей. В компании проходят обучение руководители и специалисты – это люди, которые имеют свою учетную запись в LMS. Кроме них есть еще работники, которые этих учетных записей не имеют, поэтому их обучение требует отдельного особого подхода.
В прошлом году компания проводила масштабный проект обучения «Re: Индустрия знаний». Он охватывал 1000 сотрудников заводов, в частности такие специальности, как: аппаратчики, операторы и слесари. Поскольку это персонал, который работает в посменном режиме и постоянно занят в производственном процессе, оффлайн формат обучения для них не подходил. Самым эффективным решением стало организовать обучение именно через LMS Collaborator. А чтобы минимально отвлекать работников от работы, выбран формат микрообучения.
Программа охватывала около 12 тем, связанных с производственной деятельностью: «гидратация», «грануляция», «рафинация», «экстракция», «приемка сырья», «отгрузка» и др. В качестве контента использовалась серия коротких видео и тестов для проверки знаний.
Программа обучения сотрудников производства Kernel
«Это был очень интересный и крутой опыт.
У нас настроена система СМС оповещений с учебного портала Kernel HUB. Когда сотруднику без учетной записи назначается задание, ему приходит оповещение не на почту, а на телефон через СМС. В процессе прохождения обучения мы заметили, что у нас закончились деньги на рассылку этих СМС, но снижение динамики в прохождении материалов не было. Хотя сотрудники и не получали оповещения, они самостоятельно заходили на портал и проходили свое обучение. Они четко знали, что каждую среду у них будет новое задание на новую тематику. И это был один из индикаторов того, насколько люди вовлечены в этот процесс и насколько он им импонирует».
Программы обучения сотрудников Kernel формируются в зависимости от направления бизнеса. Особенность сферы агро – четко выраженная сезонность. Поэтому самое удобное время для привлечения производственного персонала к обучению – зимний период. Обычно обучение сотрудников длится до марта и происходит в онлайн формате.
В этом году в обучении участвовало более 550 сотрудников, включая инженеров всех уровней, ведущих и линейных агрономов. Это очень большой масштабный проект, в котором принимают участие более 40 спикеров. Каждый из них представляет отдельную тему, которую изучают работники. Как правило, спикерами являются представители ведущих компаний, партнеров и производителей.
Что касается производственных активов, учебный отдел привлекает внешнюю экспертизу. В частности, это могут быть университеты.
«В этом году мы вместе с Одесским национальным технологическим университетом проводили обучение по технологиям сушки зерна для Департамента хранения. Также с Национальным университетом пищевых технологий по вопросам качества для нашей службы качества. Сейчас технологический университет завершает обучение контрольно-измерительных приборов и автоматики для наших слесарей. В тех вопросах, где мы видим, что знания проседают мы также привлекаем представителей производств, наших партнеров и поставщиков».
Сохранение и распространение экспертизы
Ключевым этапом в формировании обучения Kernel является поиск внешней и внутренней экспертизы. Например, в компании есть ключевой специалист, который может поделиться своими знаниями с другими. На основе знаний специалиста уже разрабатывается учебный курс.
Компания имеет много внутренней экспертизы, которая является очень ценной и должна быть масштабирована. Поэтому каждый год учебный отдел реализует большой проект по разработке профессиональных курсов. К примеру, курс по технологии производства масла или по технологии хранения.
Сейчас учебный отдел занимается разработкой курса по направлению логистики. Специалисты работают с экспертами, чтобы сохранить в электронных курсах знания по тому, как работает это бизнес-направление. Также в ближайших планах – презентовать курс по дивизиону коммерческой деятельности и закупка зерновых масличных культур.
«Мы всегда оцениваем задачу и цель, которую мы ставим перед этой задачей. В зависимости от этого подбираем инструменты. Если это крупные проекты, мы формируем электронные курсы. Иногда их можно реализовывать лонгридом или записью короткого видео. Например, у нас есть процесс оценки персонала компании, который часто подвергается изменениям и обновлениям. Для того, чтобы быстрее научить сотрудника, как работать в этой программе и показать изменения, мы записываем короткий видеоролик и назначаем всем участникам процесса».
Одним из инструментов сохранения знаний в компании является База знаний. Не всегда нужно разрабатывать электронный курс, можно сделать ресурс и разместить его в Базе знаний на учебном портале.
Хорошим примером является пособие агронома, которое было написано сотрудниками компании. Оно было выпущено в нескольких различных вариациях. В частности, оно было издано в печатной форме. Также по нему разработали чат-бота и добавили это пособие в Базу знаний, где разделили его по разным разделам.
База знаний Kernel
Если в компании проводится какое-то внутреннее обучение и записывается вебинар, важно дать доступ к нему всем сотрудникам, которые не смогли присоединиться. Поэтому такой контент всегда размещается в Базе знаний Kernel HUB.
Не нужно забывать и об актуальности ресурсов Базы знаний. Раз в год учебный отдел компании проводит аудит. Анализируют, какие страницы сотрудники посещают чаще и реже. Поскольку постоянно добавляется новая информация, это помогает обновлять Базу знаний, наполняя ее только актуальными материалами.
Процесс обновления происходит за счет экспертов, которые помогли сформировать материал. У специалистов спрашивают насколько он сейчас актуален и после этого принимается решение сохранять ли его дальше. Также с согласия экспертов, которые проводят внешнее обучение, его контент тоже может размещаться в Базе знаний.
Каталог обучения и программы для поддержки саморазвития сотрудников
В компании есть процесс ежегодного оценивания деятельности, когда сотрудник выбирает компетенцию для развития на следующий год. Сразу после прохождения оценки ему из Kernel HUB назначается программа, которую он должен пройти в течение следующего отчетного периода. Она состоит из электронных курсов, книг, видео, статей и других ресурсов.
Все учебные курсы публикуются в Каталоге на Kernel HUB, где сотрудники могут самостоятельно их себе назначить и пройти. В компании есть собственная корпоративная модель компетенций и hard skills, в соответствии с которыми и формируется Каталог.
Когда сотрудник заходит в Каталог он может выбрать себе материалы, которые соответствуют компетенции для развития на текущий год. Если ему не хватает определенных профессиональных знаний, он может выбрать соответствующий курс по ним.
Иногда материалы могут покрывать несколько компетенций одновременно. В таком случае они добавляются в разные разделы для того, чтобы сотрудникам было удобно их найти.
Каталог обучения Kernel
Оценка эффективности обучения
Для оценки эффективности учебный отдел Kernel внедряет модель Киркпатрика. Она состоит из 4 уровней: оценка реакции, обучения, поведения и результатов.
Сразу после проведения обучения собирается обратная связь и измеряется NPS (ред: Net Promoter Score, индекс удовлетворенности). Также проверяются знания – как сотрудник усвоил полученную информацию. В этом помогает проведение тестирований на Kernel HUB.
Пример NPS опроса сотрудников Kernel
В планах компании внедрить III уровень модели – оценка изменения поведения. Для этого будут проводиться опросы сотрудников и их руководителей на вопрос: используются ли знания, полученные после обучения в работе.
IV уровень модели Киркпатрика – один из самых сложных. Он сосредоточен на измерении влияния обучения на бизнес-результаты.
По программам кадрового резерва, в которых участники должны разрабатывать собственные проекты, определяется размер инвестиций для их реализации и экономический эффект от них. Если же такой прямой зависимости нет, применяются другие методы. К примеру, в Kernel есть собственный институт внутренних тренеров, которые проводят тренинги по soft skills и модели компетенций. Здесь компания может измерить экономию от привлечения внутреннего тренера вместо внешнего. Тоже самое касается и дистанционного обучения.
«Понятно, что обучение через LMS Collaborator значительно дешевле. Мы знаем стоимость обучения онлайн и в очном формате с привлечением внешнего эксперта. Мы это всегда считаем и показываем ТОП-менеджменту для того, чтобы оценить результат. У нас также настроены витрины данных и интеграция LMS Collaborator с PowerBI. Мы всегда измеряем: количество участников обучения, проведенных часов на обучении, совокупно и отдельно человека в разрезе года, а также динамику из года в год. Кроме этого, анализируем популярность курсов, стаж сотрудников, которые больше обучаются, их опыт, возраст и т.д. Все разрезы максимально, которые можно и есть, мы отслеживаем. Мы это делаем для того, чтобы понимать своего клиента. Потому что, мы как отдел обучения – сервисная функция и должны ориентироваться на клиентов. Понимать их, чтобы строить этот сервис лучшего качества».
Рецепт компании Кернел
Сейчас ни одна из программ обучения в Kernel не происходит без LMS Collaborator. Она стала неотъемлемой составляющей культуры компании. С помощью учебного портала удалось улучшить многие ключевые процессы:
- автоматизировать адаптацию новичков и сократить их период вхождения в должность;
- организовать профессиональное обучение сотрудников производства;
- реализовать множество масштабных проектов обучения, в частности «Re: индустрию знаний»;
- сохранять и распространять экспертизу в компании;
- поддерживать культуру саморазвития;
- внедрить процесс ежегодного оценивания деятельности.
