• Back

    (Русский) За минуту до старта: Наш опыт запуска LMS с нуля

    Date published: 22.01.2019
    Views: 893

    Sorry, this entry is only available in Russian.

    Здравствуйте, с вами снова Дмитрий Берлевич, СЕО компании Colibrus. Сегодня расскажем вам о нашем опыте подготовки LMS к использованию, заполнения его материалами и регистрации пользователей. Не обошлось и без косяков, но все по порядку.

    Что такое Colibrus и кто такой Дмитрий Берлевич мы рассказывали в анонсе.

    Идея создать свой учебный портал появилась еще в октябре 2017 года. У нас уже накопился достаточно массивный “архив” документов и полезных учебных материалов. Использование его уже не раз подталкивало к поиску удобных решений для наведения порядка в выдаче информации сотрудникам. Отсутствие понимания того, что сотрудники знают, а что нет – уже начало ощущаться как торможение и ошибки в разных бизнес-процессах.

    В начале 2018 у нас уже была своя eLearning-платформа. Но, пока портал был пустым, мы не спешили открывать к нему доступ. Был нужен “вау-эффект” первого посещения, чтоб сотрудники “влюбились” в портал с первого взгляда.
    Мы собрали команду запуска: наш HR, T&D и администратор будущего портала. Их ждал первый (и, наверное, один из самых главных) этап внедрения LMS в жизнь компании.
    blank

    С чего мы начали?

    Во-первых, настроили внешний вид. Еще на этапе тестирования и выбора LMS, демо-портал был подготовлен в наших корпоративных цветах, туда был загружен логотип. Оставалось сделать сам портал более привлекательным, и наш дизайнер занялся визуальным оформлением.

    В то же время администратор портала Ольга Моторна заполнила стартовую страницу портала приветственной информацией, последними новостями из жизни компании, блоками с навигацией по порталу, первыми объявлениями.
    blank

    Во-вторых, большую часть времени заняла подготовка материалов.

    Да, у нас были некоторые файлы с информацией, собранные за годы работы Colibrus, но добавлять их в таком “сыром” виде для изучения было бы просто нелепо.

    Наша T&D Светлана в паре с администратором Ольгой перебрали все, что было на Google Диске в папке “Учебные материалы”, выбрали несколько тем, по которым в первую очередь можно было собрать электронные курсы и перекроили некоторые файлы в презентации, видеоряды и короткие статьи.

    Это были курсы по технике продаж для торговых представителей и дистрибьюторов, технике безопасности на производстве и приветственные курсы для всех сотрудников.
    blank
    О, чуть не забыл. Для всех обязательных курсов мы настроили правила автоматизации. Т.е. сразу после регистрации пользователям сотрудникам назначались задания согласно их должности, а ознакомительный курс “Добро пожаловать в компанию” назначался всем.
    blank

    Третьим важным шагом была регистрация пользователей в системе.

    Мы начали налаживать процесс вместе с техподдержкой LMS Collaborator. Сначала выгружали из кадровой системы (у нас это 1С) файл с информацией о пользователях в заданном формате и импортировали его. После того как процесс трижды сработал без ошибок, мы его автоматизировали. Теперь обновление базы пользователей происходит у нас автоматически каждую среду в 9.00.
    Итого: перед официальным стартом у нас был готов полностью оформленный учебный портал. При открытии “Портала знаний Colibrus” сотрудник видел приветственное сообщение, инфоблок с быстрыми ссылками на основные модули (База Знаний, Каталог, Форум) и вкладку с последними новостями компании. В “Моих заданиях” ему уже был назначен краткий курс-инструкция по работе с порталом и курс “История компании”. Также наши админы добавили несколько электронных книг в Базу Знаний, которые могли бы на первое время “прикрыть” отсутствие учебных ресурсов по определенным темам. Было запланировано каждую неделю пополнять электронную библиотеку и оповещать о книжных новинках всех сотрудников.

    Следующий шаг – оповещение сотрудников о старте платформы.

    Новизна всегда пугает людей, поэтому были опасения, что сотрудники негативно отнесутся к новому проекту.
    Команда портала подготовила целую “рекламную” кампанию. За месяц до запланированного старта мы начали делать информационные email-рассылки – все сотрудники получили письма о запуске портала знаний Colibrus. Задачей рассылок было донести цель внедрения LMS в нашу компанию, анонсировать все его преимущества и “плюшки”. За день до старта работники получили первые инструкции, а также уведомление о регистрации в системе.
    blank
    Самая “информативная” роль была отведена руководителям отделений и департаментов, мотивирующих своих подчиненных к обучению. Некоторые из них подошли к процессу творчески, развесив в офисах яркие листовки и плакаты – которые мы им тоже заранее подготовили и предложили.

    Важно на этом этапе, как и в маркетинге в целом, объяснить своим сотрудникам всю пользу от процесса обучения. Наши главные аргументы – повышение квалификации (соответственно, и зарплаты), возможность смены должности или переход на ступеньку “повыше”.
    blank
    И вот, мы открыли наш портал и запустили пользователей.

    В первые две недели сотрудники штурмовали платформу, изучая её вдоль и поперек, активно знакомились с представленными курсами и даже поглядывали на Форум и Базу Знаний. Удивительно даже для нас, но за этот период из 580 работников знакомиться с системой зашло около 300.

    Но что-то шло не так.

    HR-отдел начал жаловаться на лавину одинаковых вопросов, решение которых не входит в их компетенцию. Обработка простейшего запроса затягивалась на недопустимо длительное время, ведь пока сотрудник спросит у своего руководителя, а тот – у HR, HR займется поиском ответа, и обучение этого сотрудника приостановится. При этом для ответов на подобные вопросы был назначен отдельный человек – администратор Оля.

    Команда начала искать причину того, что сотрудники не могут связаться с ней. Все оказалось довольно просто и смешно – администратор спешила с заполнением портала и совсем забыла указать свои контакты.

    “Разбор полетов”:

    • перед запуском своего портала не забудьте проверить все контакты и кнопки, которые помогут в работе вашим пользователям;
    • внутренний маркетинг – неотъемлемая часть запуска платформы;
    • позаботьтесь о минимальном количестве курсов в системе. Пусть это будут элементарные правила безопасности или история компании, т.е. те материалы, которые у вас уже есть;
    • да, портал должен выглядеть ярко и привлекательно. Не превращайте его в серые школьные кабинеты;
    • не понимаете, как зарегистрировать новых пользователей в системе? Обратитесь в техподдержку.

    P.S. Все персонажи вымышлены, любое совпадение с реально живущими или жившими людьми случайно.

    blank
    The LMS Collaborator Team
    Content Manager LMS Collaborator
    Всі записи автора
    Try LMS Collaborator in action
    Need guidance picking the right features for digitizing and automating your enterprise learning processes? We're here to help.
    Get demo
    Or call our manager
    +44 20457 73128