Саме з таким запитом до процесу оцінки підійшли в ЮРіЯ-ФАРМ. HR-команда компанії хотіла об’єднати всі процеси розвитку персоналу в одному середовищі та відмовитися від розрізнених інструментів.

Рішенням стало впровадження оцінки компетенцій у LMS Collaborator. 

Про те, як команда організувала процес оцінювання для 430 співробітників, підготувала понад 4000 оцінок, автоматизувала ключові HR-процеси та які напрямки планує розвивати далі, розповідають Анастасія Обертюх, менеджерка з розвитку HR проєктів, та Оксана Копаєва, менеджерка з навчання персоналу.

Від розрізнених інструментів до єдиної екосистеми 

ЮРіЯ-ФАРМ – українська фармацевтична група компаній, яка працює у напрямках R&D, виробництва, маркетингу та дистрибуції лікарських засобів. Присутня у 50 країнах світу та має виробничі майданчики в Україні, Італії та Узбекистані. Сьогодні в компанії працює більше 3000 співробітників.

Розвиток людей є одним із ключових пріоритетів ЮРіЯ-ФАРМ. Компанії важливо розуміти, на якому рівні знаходяться співробітники, і як вони можуть в подальшому зростати. В цьому допомагає регулярний зріз компетенцій.

Для оцінки використовували окремий інструмент, але команді бракувало єдиного середовища, де можна було б об’єднати адаптацію, навчання, оцінку та розвиток співробітника.

«Ідея була в тому, щоб усі процеси були в одному місці: адаптація, навчання, оцінка і подальший розвиток. Щоб не було розриву даних, і щоб можна було відслідковувати весь цикл розвитку співробітника», – зазначає Оксана Копаєва, менеджерка з навчання персоналу.

Рішенням стало перенести оцінку компетенцій у LMS Collaborator, де вже були реалізовані процеси навчання та адаптації.

За словами Анастасії Обертюх (менеджерки з розвитку HR-проєктів) ключовим аргументом стала можливість бачити повний шлях працівника в межах однієї системи: 

«Ми зрозуміли, що логічно використовувати одну систему для всіх процесів. Так ми бачимо повний цикл: співробітник приходить в компанію → проходить адаптацію → навчання → розвиток → оцінку. І все це в одному місці».

 

Перший масштабний потік оцінки в LMS: 430 співробітників і понад 4000 оцінок

У першому потоці оцінки взяли участь 430 співробітників. Загалом команда запустила 4098 анкет оцінювання. Весь процес відбувався на порталі LMS Collaborator, а  підготовка складалась із декількох етапів:

• формування та заповнення компетенцій,
• створення профілів посад,
• створення завдань,
• призначення оцінки співробітникам.

Співробітники оцінювалися за 3 блоками компетенцій: 

1. корпоративні (на основі цінностей компанії), 
2. менеджерські (для керівних ролей), 
3. професійні та навички. 

Для кожної посади сформований профіль з визначеним цільовим рівнем компетенцій. Наприклад, для корпоративних – створена п’ятирівнева модель: від рівня A (робітник) до рівня E (топкоманда). Такий підхід допоміг зробити оцінку більш релевантною для різних ролей і рівнів відповідальності.

Бібліотека компетенцій та профілі посад 

Залежно від типу компетенцій команда використовувала різні моделі оцінювання:

• 360° –  для корпоративних компетенцій. До оцінки долучається сам співробітник, його керівник, колеги та кросфункціональні співробітники.
• 180° – для менеджерських і професійних компетенцій. Самооцінка плюс оцінка керівника.

Перед масштабним запуском команда провела пілот на керівниках у форматі 180°. Це допомогло протестувати процес у реальних умовах, зрозуміти можливі складнощі та адаптувати сценарії оцінювання перед запуском на всю групу компаній

«Ми отримали позитивний зворотний зв’язок: функціонал виявився зручним й інтуїтивно зрозумілим. Враховуючи особливості проходження пілоту, ми вже впровадили оцінку безпосередньо на групу компаній», – розповідає Оксана Копаєва.

Окрему увагу команда приділила підготовці співробітників до оцінки. Оскільки, навіть добре побудований процес не працюватиме ефективно, якщо люди не розуміють його логіку, цілі та власну роль у ньому.

Тому перед запуском оцінювання в LMS Collaborator вони організували підготовчу кампанію:

Розробили окремі курси для керівників і співробітників, в яких пояснюється мета оцінки, її формат і те, що відбудеться за результатами. Але найцікавіше – практичний блок із тренажером, де можна потренуватись оцінювати компетенції на реальних кейсах.

Підготовчі матеріали

Паралельно провели офлайн-воркшопи для керівників про цілі оцінки, культуру зворотного зв’язку і те, як правильно давати фідбек. Для різних ролей підготували текстові й відеоінструкції, тому кожен міг обрати зручний йому формат.

За словами Анастасії Обертюх, це був один із наймасштабніших етапів підготовки: «Це великий блок, у який ми інвестували багато часу та ресурсів. Ми підготували декілька курсів на LMS Collaborator. Також провели офлайн воркшопи для керівників, онлайн навчання для фахівців та організували комунікаційну кампанію. В цілому це була доволі тривала підготовка».

Провели оцінку – починається найцікавіше: ІПР і розвиток

Після проходження оцінки керівник проводить фінальну зустріч зі співробітником. На ній обговорюються результати та виставляється фінальна оцінка. Також визначаються 2–3 компетенції для подальшого розвитку. 

Далі співробітник наповнює свій ІПР (індивідуальний план розвитку) у LMS Collaborator і погоджує його з керівником. Щоб спростити цей процес, команда підготувала рекомендації: по кожній групі компетенцій є підбірка книг, внутрішніх курсів і посилань на зовнішні ресурси.

«Співробітник бере рекомендації з розвитку компетенцій, дивиться на свою компетенцію, підбирає літературу, курс, якусь іншу активність і додає її до свого плану розвитку», – пояснює Анастасія.

 

Рекомендовані ресурси по розвитку компетенцій

Оскільки рекомендовані курси розміщені в LMS Collaborator, співробітник може призначити їх собі самостійно. А підтвердженням зовнішнього навчання є сертифікати, які можна завантажити на платформу.

Також команда провела онлайн вебінар, де детально пояснила принципи побудови плану розвитку, як його наповнювати і як це робиться технічно. Запис вебінару додали в LMS Collaborator, щоб кожен міг його переглянути. 

Вебінар по створенню ІПР

Раз на квартал у компанії проходять one-to-one зустрічі між керівником і співробітником. Вони обговорюють прогрес, коригують фокус розвитку та переглядають виконання ІПР. 

«Оцінка – це лише один з етапів. Не менш важливо те, як буде сформований індивідуальний план розвитку і як відслідковуватиметься прогрес. Саме це є підготовкою до наступної оцінки», –  підкреслює Оксана.

Наступний виклик: автоматизація, аналітика

Одним із ключових результатів впровадження LMS Collaborator стала автоматизація великої кількості процесів.

Команді вдалося:

• пришвидшити запуск оцінки завдяки масовому призначенню завдань через CSV-файли;
• автоматизувати збір оцінок за моделями 360° і 180°;
• налаштувати автоматичний розподіл ролей оцінювачів;
• автоматизувати нагадування, сповіщення та контроль проходження оцінки.

Для HR-команди важливим став функціонал звітності. Платформа дозволяє відстежувати, на якому етапі знаходиться процес оцінки. Крім того, керівники можуть бачити результати своїх команд і працювати з розвитком співробітників без переходу між різними системами.

Звіт з оцінки за компетенціями

Колеги підкреслюють, що саме цілісність процесів стала для компанії головною перевагою LMS Collaborator.

«Оцінка, створення ІПР, навчальні ресурси – все об’єднано на одній платформі. Це зручно для працівника. Немає плутанини», – говорить Оксана.

«Тобі приходить сповіщення, ти переходиш, бачиш кого ти оцінюєш. Ти можеш не переходити на інші сторінки, щоб подивитися опис компетенції та виставити оцінку. Ти одразу бачиш свій результат. Уся інформація та оцінювання доступні в межах одного сценарію. », – описує досвід Анастасія.

Водночас команда бачить і подальші точки розвитку. 

Головний виклик зараз – побудова комплексної аналітики на рівні всієї групи компаній. У перспективі планують зробити оцінку регулярним щорічним процесом та поступово інтегрувати всі підрозділи компанії в єдину платформу: від автоматизованих адаптаційних листів до збереження сертифікатів за результатами проходження зовнішніх навчань.

Поради тим, хто тільки починає

На основі свого досвіду Анастасія та Оксана виділили кілька ключових принципів для тих, хто планує впроваджувати оцінку компетенцій:

• Почніть з чіткої мети. Зрозумійте, навіщо вам оцінка і що ви будете робити з результатами.
• Спростіть модель компетенцій. Надмірна складність заважає і HR-команді, і співробітникам.
• Інвестуйте в підготовку, особливо керівників. Вміння давати зворотний зв’язок не виникає саме по собі.
• Не робіть оцінку заради оцінки. Якщо після неї нічого не змінюється, люди перестають довіряти процесу.

«Оцінка не має бути прив’язана до грошей. Це не про зміну винагороди. Це про розвиток», –  наголошує Анастасія.